- Бухгалтерский и налоговый учет
- Документооборот (ECM)
- Технология: Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО)
Цели проекта
Детализация целей проекта включает в себя следующие подзадачи:
- Организация единого электронного хранилища скан-образов бумажных и электронных первичных бухгалтерских документов;
- Оптимизация и автоматизация процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов дочерних зависимых обществ Группы (далее – ДЗО) с контрагентами;
- Оптимизация процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
- Повышение уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
- Повышение уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
- Сокращение бумажного документооборота;
- Исключение потери документов;
- Ускорение процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (далее – БНУ) и сокращение сроков закрытия периодов;
- Создания предпосылок для дальнейшего перевода всех процессов Группы, ориентированных на работу с первичными бухгалтерскими документами, на работу с электронными скан-образами документов в системе электронного архива (далее – СЭА) и электронными документами в ЮЗЭДО;
В рамках проекта требовалось обеспечить автоматизацию следующих процессов:
- Приемки, регистрации и учета поступающих документов;
- Регистрации и отправки документов контрагентам;
- Штрихкодирование и сканирование документов;
- Контроль возвратов оригиналов первичных документов, отправленных контрагентам;
- Передача документов между центрами приема первичной документации и центрами отражения в БНУ;
- Внутреннее согласование (акцептация), утверждения, подписания электронными подписями документов, направляемых или получаемых от контрагентов;
- Формирования отчетности по операциям обработки финансово-хозяйственных документов.
- Регистрации и хранения договоров в электронном виде.
- Блок работы с договорными документами, включающий в себя карточку договора, в которую были добавлены 40 реквизитов, и интеграция между "1С:Документооборот" и "1С:Управление производственным предприятием" (далее "1С:УПП") для обеспечения миграции договорных документов и процессы для работы с договорами.
- Блок работы с первичными бухгалтерскими документами, включающий карточку бухгалтерского документа (добавлены 15 реквизитов), специально разработанный процесс обработки бухгалтерских документов, механизм штрихкодирования исходящих документов формируемых в "1С:УПП", рабочее место сканировщика и интеграцию между "1С:Документооборот" и "1С:УПП" для передачи данных штрихкодированных документов;
- Интеграция между "1С:Документооборот" и "1С:УПП" для централизованного ведения нормативно-справочной информации.
- Формирование схем процессов обработки первичных финансово-хозяйственных документов в логике передачи бухгалтерской функции в ОЦО;
- Проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на подконтрольные общества Группы "РусГидро";
- Настройка интеграции с учетной системой "1С:УПП" и сторонним оператором ЭДО;
- Пилотное внедрение проекта;
- Тиражирование решения на подконтрольные общества;
- Проведение нагрузочного тестирования;
- Миграция исторических данных.
Ситуация до внедрения
- Наличие у материнской компании большой сети филиалов с широкой географической разветвленностью по территории всей страны — от Дальнего Востока до европейской части России, в которой работал персонал, ведущий бухгалтерский и налоговый учет.
- В Группу входит большое количество дочерних обществ (ДЗО), которые занимаются различными сферами деятельности в энергетике и в других смежных областях. Каждая организация имела собственные бухгалтерские и учетные службы со своим расширенным штатом сотрудников.
- Перед каждой компанией Группы стояли задачи по сокращению затрат на обслуживающие функции, а также задачи по повышению производительности труда и снижению сроков подготовки различных видов отчетности без потери качества.
- Требовалась единая методология учета и отчетности по всей Группе.
- Существовала постоянная потребность повышать уровень автоматизации обслуживающих функций и реализовывать лучшие практики.
- повысить эффективность бухгалтерской функции и сократить затраты, за счет внедрения единого подхода к операциям, повысить качество бизнес-процессов;
- сократить сроки подготовки отчетов и реагирование на любые запросы;
- увеличить уровень доверия к отчетности со стороны любых проверяющих и контролирующих органов за счет применения единых правил и подходов к подготовке отчётности (аудиторы, налоговая инспекция, Счетная палата, Минэнерго или любые другие структуры).
- Соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота: Функциональность электронного архива;
- Поддержка распределенной архитектуры;
- Работоспособность при больших объемах данных;
- Приемлемая стоимость лицензий, программного обеспечения и стоимости владения системой;
- Распространенность на рынке, перспективность развития;
- Возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.
Уникальность и инновационность проекта
- Реализован "Интерфейс сканировщика", позволяющий через интерфейс "1С:Документооборота" выполнять операции со страницами отсканированных документов (разделение на документы, пере сканирование отдельных страниц, изменение порядка, вставка штрих-кода), работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты, проводить правку документов.
- Обеспечение взаимодействия "1С:Документооборота" с оператором ЭДО, который не входит в типовое решение 1С-ЭДО.
- Бесшовная интеграция модуля сторонней системы ЭДО и "1С:Документооборот", с помощью которой работа пользователя происходит в одном окне: прием и отправка электронных документов осуществляется напрямую в системе "1С:Документооборот", что существенно упрощает работу пользователей. Старт процессов обработки документов по входящим электронным документам происходит автоматически на основании созданной карточки документа.
- Реализован функционал бесшовной интеграции с системой "1С:УПП", который отсутствует в типовом решении данного программного продукта.
- Широкая географическая распределённость подразделений, входящих в контур автоматизации (от г.Нижнего Новгорода (на западе) до г.Петропавсковск-Камчатский (на востоке), от г.Анадырь (на севере) до г.Владивосток (на юге)).
- Работа компании в разных часовых поясах (разница во времени достигает 9-ти часов)
- Сложный организационный контур управления проектом: участие в проекте сотрудников управляющей компании ПАО "РусГидро", большого количества подконтрольных Обществ, сервисной организации "РусГидро ИТ Сервис" и нескольких ИТ-подрядчиков со стороны "РусГидро".
- Большое количество пользователей (более 8000).
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
- Исходящие документы: в бумажном формате (скан образы), в формате электронных документов, передаваемых по ЮЗЭДО;
- Входящие документы: в бумажном формате (скан образы), в формате электронных документов, передаваемых по ЮЗЭДО
- Внутренняя документация: в бумажном формате (авансовые отчеты, перемещения, иные)
Результаты проекта
- Оптимизации процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов подконтрольных обществ с контрагентами, как внутри Группы, так и с внешними контрагентами;
- Оптимизации процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
- Повышению уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
- Повышению уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
- Созданию предпосылок для дальнейшего перевода иных процессов Группы, использующих первичные хозяйственные документы на работу, со скан-образами и электронными документами посредством электронного архива в Системе;
- Сокращению бумажного документооборота;
- Исключению потери документов;
- Ускорению процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.
-
1С:Документооборот КОРП
Архитектура решения и масштаб проекта
- 10 предприятий Группы;
- Более 500 доработок функционала типового решения,
- 22649 человеко-часов,
- 8119 АРМ;
- большой объём интеграционных требований со сторонними корпоративными системами;
- произведена миграция более 500 000 объектов исторических данных.
Общая архитектура решения:
Рисунок 1. Общая архитектура решения
Архитектура подсистемы ЮЗЭДО:
ЕУС – единая учетная система на базе 1С:Управление производственным предприятием
Рисунок 2. Архитектура подсистемы ЮЗЭДО
Рисунок 3. Блок штрихкодирования
Блок штрихкодирования
Блок штрихкодирования позволяет распознать штрих-код на бланке документа и автоматически прикрепить скан-образ документа в карточку документа, которая заранее автоматически создается на основе данных, полученных с помощью интеграции с "1С:УПП".
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
GhostScript, ImageMagick, PDF Toolkit