Цели проекта

1. Модернизация действующей системы электронного документооборота.

2. Обеспечить работоспособность системы электронного документооборота на отечественной операционной системе Astra Linux.

3. Внедрение решения "1С:Документооборот КОРП" с переносом архива документов с историей всех изменений с 2013 года.

Ситуация до внедрения

ООО «Газпром Метанол» — предприятие химической промышленности, которое является дочерним предприятием Акционерного общества «Востокгазпром». «Газпром Метанол» специализируется на производстве метанола, формалина, карбамидоформальдегидного концентрата. Численность компании более 500 человек. Компания «Газпром метанол» в 2021 году выпустила более 831 тыс. тонн метанола. Сейчас «Газпром метанол» — лидер по производству метанола в России. Компания и производство располагаются в Томской области.

На момент обращения в компанию «1С:Первый Бит» в Томске у «Газпром Метанол» была система электронного документооборота стороннего производителя, которая работала на базе операционной системы Microsoft. В рамках импортозамещения у компании стояла задача перейти на российскую операционную систему Astra Linux и перенести на нее систему документооборота. Перенос текущей системы на операционную систему семейства Linux требовал больших трудозатрат. К тому же не было уверенности, что компания сможет продолжить работать и поддерживать систему на данной операционной системе. Поэтому было принято решение рассмотреть переход на решение 1С:Документооборот.

Уникальность и инновационность проекта

Главной задачей при переходе на новую систему электронного документооборота было перенести весь архив документов с 2013 года с сохранением истории изменения, согласования и подписания каждого документа. Решение данной задачи смогли гарантировать только в 1С:Первом Бите в Томске, именно поэтому была выбрана данная компания в качестве партнера по переходу на 1С:Документооборот. Второй особенностью проекта было внедрение 1С:Документооборот на базе ОС Astra Linux, с использованием базы данных PostgreSQL. Для того чтобы система соответствовала требованиям «Газпром Метанол», специалисты 1С:Первого Бита производили дополнительные настройки и доработки в 1С:Документооборот.

Публикации о проекте

• Переход с зарубежной системы на 1С:Документооборот в ООО "Газпром метанол"

Дополнительная информация к описанию проекта

Внедрение 1С:Документооборот КОРП происходило по этапам. Первый этап был посвящён обследованию процессов на предприятии в части документооборота. В рамках этого этапа изучались реальные бизнес-процессы компании, внутренние стандарты, организационная структура. Также были проинтервьюированы ключевые пользователи системы документооборота, которые предоставили как позитивный, так негативный опыт по работе с прошлой системой. Собранные данные послужили основой при настройке и моделировании в программе 1С:Документооборот. Именно этому и был посвящен второй этап. Специалисты 1С:Первого Бита настроили виды используемых документов, шаблоны автозаполнения файлов, маршруты движения документов согласно стандартам и бизнес-процессам в «Газпром Метанол».

Третьим этапом было техническое тестирование работоспособности системы, которое провели как специалисты "1С:Первого Бита", так и ИТ-специалисты "Газпром Метанол". Проверили корректность настроек, отсутствие ошибок. После тестирования система была готова к опытной эксплуатации.

Было принято решение провести опытную эксплуатацию в формате очного обучения на пилотной группе пользователей. Несмотря на то, что все бизнес-процессы компании были перенесены в новую систему 1С:Документооборт, необходимо было показать отличия от старой системы, представить новый интерфейс и пройти по основным процессам по работе с документами. Данный формат опытной эксплуатации помог выявить ряд дополнительных бизнес-процессов, которые не были выявлены на этапе обследования. Обратная связь, полученная от широкого круга пользователей, помогла скорректировать настройки системы для максимально удобного перехода.

Кроме обучения были подготовлены подробные инструкции по работе с программой 1С:Документооборот согласно бизнес-процессам в «Газпром Метанол».

Одновременно с основными этапами внедрения 1С:Документооборота шли работы по переносу архива документов из старой системы документооборота. Программисты 1С:Первого Бита написали правила обмена для переноса, которые позволили перенести не только архив файлов с 2013 года, но и все цепочки движения документов из прошлой системы. Реализованный механизм позволил сотрудникам «Газпром Метанол» просто продолжить работу в новой системе со всеми своими документами. Им не пришлось создавать и согласовывать какие-либо документы еще раз уже в новой системе.

Поскольку архив документов с 2013 года был достаточно большой, то на его фактический перенос в новую систему требовалось достаточно много времени. Вся процедура была проведена во вне рабочее время, чтобы не останавливать рабочий процесс.

Промышленная эксплуатация программы 1С:Документооборот началась сразу по завершению опытной эксплуатации и переноса всего архива документов. В течение недели после запуска промышленной эксплуатации, выделенный специалист 1С:Первого Бита находился на территории предприятия «Газпром Метанол» полный рабочий день для помощи и консультации пользователей по работе в новой системе электронного документооборота.

Результаты проекта

Система электронного документооборота 1С:Документооборот успешно запущена в промышленную эксплуатацию в компании «Газпром Метанол». Все сотрудники компании работают в новой системе документооборота. На текущий момент томский офис компании «1С:Первый Бит» осуществляет сопровождение и поддержку по работе с программой.

Главные результаты проекта:

1. «Газпром метанол» успешно перешла на российское программное обеспечение в рамках системы электронного документооборота.

2. Перенесен электронный архив документов с 2013 года без потерь цепочек движения документов внутри компании.

3. Сокращение трудозатрат сотрудников на работу с документами за счет настройки стандартов компании к каждому типу документов.

4. Повышена исполнительская дисциплина за счет выставления сроков исполнения по документам и возможности просмотра всех движений и ответственных исполнителей по каждому документу.

1С:Документооборот КОРП :
• Входящие и исходящие документы
• Организационно-распорядительные документы
• НСИ

Архитектура решения и масштаб проекта

В результате проекта внедрены следующие возможности программы 1С:Документооборот КОРП:

• Учет входящих и исходящих сообщений;
• Учет внутренних документов;
• Автоматическая генерация регистрационных номеров;
• Настройка правил учета;
• Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов;
• Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске;
• Коллективная работа с файлами любых типов;
• Хранение и контроль версий документов;
• Настройка личного доступа к документам;
• Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности;
• Сложное согласование документов;
• Автоматическое заполнение документов по шаблонам;
• Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут;
• Типовые бизнес-процессы (согласование, утверждение, регистрация, ознакомление);
• Шаблоны бизнес-процессов;
• Версионирование объектов;
• Уведомление о событиях и задачах по электронной почте;
• Структура организации;
• Способы доставки;
• Расширение списка согласующих после старта согласования;
• Последовательное выполнение процесса «Исполнение»;
• Рабочие группы;
• Бизнес-события;
• Визы согласования;
• Автоматическое заполнение файлов по шаблонам;
• Настройка и использование условий маршрутизации;
• Учет и использование графиков работы;
• Остановка бизнес-процессов;
• Перенос сроков выполнения задач;
• Рабочий стол руководителя;
• Комплексные процессы;
• Множественные состояния документов;
• Настройка доступности по состоянию;
• Настраиваемое делегирование прав.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

ОС Astra Linux, PostgreSQL