
- Документооборот (ECM)

Цели проекта
1. Модернизация действующей системы электронного документооборота.
2. Обеспечить работоспособность системы электронного документооборота на отечественной операционной системе Astra Linux.
3. Внедрение решения "1С:Документооборот КОРП" с переносом архива документов с историей всех изменений с 2013 года.

Ситуация до внедрения
ООО «Газпром Метанол» — предприятие химической промышленности, которое является дочерним предприятием Акционерного общества «Востокгазпром». «Газпром Метанол» специализируется на производстве метанола, формалина, карбамидоформальдегидного концентрата. Численность компании более 500 человек. Компания «Газпром метанол» в 2021 году выпустила более 831 тыс. тонн метанола. Сейчас «Газпром метанол» — лидер по производству метанола в России. Компания и производство располагаются в Томской области.
На момент обращения в компанию «1С:Первый Бит» в Томске у «Газпром Метанол» была система электронного документооборота стороннего производителя, которая работала на базе операционной системы Microsoft. В рамках импортозамещения у компании стояла задача перейти на российскую операционную систему Astra Linux и перенести на нее систему документооборота. Перенос текущей системы на операционную систему семейства Linux требовал больших трудозатрат. К тому же не было уверенности, что компания сможет продолжить работать и поддерживать систему на данной операционной системе. Поэтому было принято решение рассмотреть переход на решение 1С:Документооборот.
Уникальность и инновационность проекта
Главной задачей при переходе на новую систему электронного документооборота было перенести весь архив документов с 2013 года с сохранением истории изменения, согласования и подписания каждого документа. Решение данной задачи смогли гарантировать только в 1С:Первом Бите в Томске, именно поэтому была выбрана данная компания в качестве партнера по переходу на 1С:Документооборот. Второй особенностью проекта было внедрение 1С:Документооборот на базе ОС Astra Linux, с использованием базы данных PostgreSQL. Для того чтобы система соответствовала требованиям «Газпром Метанол», специалисты 1С:Первого Бита производили дополнительные настройки и доработки в 1С:Документооборот.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Внедрение 1С:Документооборот КОРП происходило по этапам. Первый этап был посвящён обследованию процессов на предприятии в части документооборота. В рамках этого этапа изучались реальные бизнес-процессы компании, внутренние стандарты, организационная структура. Также были проинтервьюированы ключевые пользователи системы документооборота, которые предоставили как позитивный, так негативный опыт по работе с прошлой системой. Собранные данные послужили основой при настройке и моделировании в программе 1С:Документооборот. Именно этому и был посвящен второй этап. Специалисты 1С:Первого Бита настроили виды используемых документов, шаблоны автозаполнения файлов, маршруты движения документов согласно стандартам и бизнес-процессам в «Газпром Метанол».
Третьим этапом было техническое тестирование работоспособности системы, которое провели как специалисты "1С:Первого Бита", так и ИТ-специалисты "Газпром Метанол". Проверили корректность настроек, отсутствие ошибок. После тестирования система была готова к опытной эксплуатации.
Было принято решение провести опытную эксплуатацию в формате очного обучения на пилотной группе пользователей. Несмотря на то, что все бизнес-процессы компании были перенесены в новую систему 1С:Документооборт, необходимо было показать отличия от старой системы, представить новый интерфейс и пройти по основным процессам по работе с документами. Данный формат опытной эксплуатации помог выявить ряд дополнительных бизнес-процессов, которые не были выявлены на этапе обследования. Обратная связь, полученная от широкого круга пользователей, помогла скорректировать настройки системы для максимально удобного перехода.
Кроме обучения были подготовлены подробные инструкции по работе с программой 1С:Документооборот согласно бизнес-процессам в «Газпром Метанол».
Одновременно с основными этапами внедрения 1С:Документооборота шли работы по переносу архива документов из старой системы документооборота. Программисты 1С:Первого Бита написали правила обмена для переноса, которые позволили перенести не только архив файлов с 2013 года, но и все цепочки движения документов из прошлой системы. Реализованный механизм позволил сотрудникам «Газпром Метанол» просто продолжить работу в новой системе со всеми своими документами. Им не пришлось создавать и согласовывать какие-либо документы еще раз уже в новой системе.
Поскольку архив документов с 2013 года был достаточно большой, то на его фактический перенос в новую систему требовалось достаточно много времени. Вся процедура была проведена во вне рабочее время, чтобы не останавливать рабочий процесс.
Промышленная эксплуатация программы 1С:Документооборот началась сразу по завершению опытной эксплуатации и переноса всего архива документов. В течение недели после запуска промышленной эксплуатации, выделенный специалист 1С:Первого Бита находился на территории предприятия «Газпром Метанол» полный рабочий день для помощи и консультации пользователей по работе в новой системе электронного документооборота.
Результаты проекта
Система электронного документооборота 1С:Документооборот успешно запущена в промышленную эксплуатацию в компании «Газпром Метанол». Все сотрудники компании работают в новой системе документооборота. На текущий момент томский офис компании «1С:Первый Бит» осуществляет сопровождение и поддержку по работе с программой.
Главные результаты проекта:
1. «Газпром метанол» успешно перешла на российское программное обеспечение в рамках системы электронного документооборота.
2. Перенесен электронный архив документов с 2013 года без потерь цепочек движения документов внутри компании.
3. Сокращение трудозатрат сотрудников на работу с документами за счет настройки стандартов компании к каждому типу документов.
4. Повышена исполнительская дисциплина за счет выставления сроков исполнения по документам и возможности просмотра всех движений и ответственных исполнителей по каждому документу.

-
1С:Документооборот КОРП
:
- Входящие и исходящие документы
- Организационно-распорядительные документы
- НСИ
Архитектура решения и масштаб проекта
В результате проекта внедрены следующие возможности программы 1С:Документооборот КОРП:
- Учет входящих и исходящих сообщений;
- Учет внутренних документов;
- Автоматическая генерация регистрационных номеров;
- Настройка правил учета;
- Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов;
- Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске;
- Коллективная работа с файлами любых типов;
- Хранение и контроль версий документов;
- Настройка личного доступа к документам;
- Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности;
- Сложное согласование документов;
- Автоматическое заполнение документов по шаблонам;
- Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут;
- Типовые бизнес-процессы (согласование, утверждение, регистрация, ознакомление);
- Шаблоны бизнес-процессов;
- Версионирование объектов;
- Уведомление о событиях и задачах по электронной почте;
- Структура организации;
- Способы доставки;
- Расширение списка согласующих после старта согласования;
- Последовательное выполнение процесса «Исполнение»;
- Рабочие группы;
- Бизнес-события;
- Визы согласования;
- Автоматическое заполнение файлов по шаблонам;
- Настройка и использование условий маршрутизации;
- Учет и использование графиков работы;
- Остановка бизнес-процессов;
- Перенос сроков выполнения задач;
- Рабочий стол руководителя;
- Комплексные процессы;
- Множественные состояния документов;
- Настройка доступности по состоянию;
- Настраиваемое делегирование прав.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
ОС Astra Linux, PostgreSQL













































