Цели проекта

Ключевая бизнес-цель проекта:

• Автоматизация бизнес-процессов группы компаний "Спектр" за счет создания единой системы управленческого учета для всех 8 юридических лиц на базе мастер-системы "1С:ERP"

Задачи проекта:

• Оптимизация бизнес-процессов, в том числе сокращение дублирующих операций
• Формирование единого информационного поля с фиксацией контрольных точек по срокам исполнения
• Сведение всей информации к единой аналитике
• Увеличение оперативности принятия управленческих решений за счет ускорения формирования управленческой отчетности и повышения ее точности
• Стандартизация процессов и справочников
• Сокращение риска человеческой ошибки
• Ускорение процессов согласования, посредством автоматизации документооборота
• Автоматизация складского учета (адресное хранение)
• Создание и внедрение системы управленческого учета и бюджетирования
• Внедрение CRM-системы

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Спектр" с 1997 года разрабатывает, производит и поставляет сухие молочные продукты и заменители молока для сельскохозяйственных животных по всей России и странам СНГ. В составе ГК находится 8 бизнес-единиц по отдельным видам деятельности, покрывающих весь жизненный цикл продукции и товаров: от производства и хранения до реализации и доставки конечному потребителю.

Основные виды производства ГК "Спектр":

• изготовление кормов для животных и премиксов;
• изготовление сухих пищевых смесей;
• расфасовка сливочного масла;
• расфасовка сыров.

Сыры приобретаются головами, пластами или фасованные, масла – в виде монолита и расфасованные, часть из закупленного расфасовываются собственными силами, часть посредством услуг сторонних переработчиков.

Компания имеет 2 собственные логистические площадки:

• В п. "Белевица" хранятся сухие пищевые смеси, сыры и масла. Здесь расположены холодильные и морозильные камеры, цех по производству фасованного сыра.
• В зоне "Полевая" – корма для животных и премиксы, пищевые смеси. Территория оснащена автоматизированной линией для производства кормов и смесей, включая фасовку в тару и паллетирование в стойки.

Предпосылки проекта внедрения ERP-системы нового поколения:

• Учет деятельности велся в 5 разрозненных системах с разделением функций, а процессы фиксировались посредством этих же программ или с помощью бумажного документооборота, что значительно увеличивало срок их исполнения. Ввод данных в управленческом и бухгалтерском учете осуществлялся параллельно в двух системах ("1С:ERP Управление предприятием" ред. 2.0 и "1С:Бухгалтерия предприятия 7.7") с дублированием информации вручную.
• Отсутствие единого центра хранения информации не позволяло оперативно принимать управленческие решения. Частично информация хранилась в исторических ИС, частично на бумажных носителях, а для получения данных нужно было задействовать множество ответственных лиц, что значительно увеличивало срок ее получения и качество самих данных. В целом, движение информации и документов осуществлялось посредством электронной почты или с помощью бумажных носителей.
• В компании отсутствовало объемно-календарное планирование, и сам процесс планирования исходил из возможностей отдела продаж в реализации продукции и товаров.
• Отсутствовала возможность получения оперативной информации о фактической себестоимости продукции и товаров. Большей части себестоимость определялась расчетным путем, пропорционально различным базам.

В связи с различными корпоративными структурными изменениями за последние годы, включая дополнительные направления деятельности ГК "Спектр", возникла потребность в переходе на новую ERP-систему, которая бы учитывала все нюансы и современные потребности компании в учете и управлении. Выбор был сделан в пользу уже знакомой системы комплексного управления процессами крупного бизнеса с новыми функциональными возможностями – "1С:ERP Управление предприятием" ред. 2.5. Для автоматизации полноценного внутреннего документооборота, кадрового документооборота и управления договорами также был реализован подпроект по внедрению ECM-системы "1С:Документооборот КОРП" с последующей интеграцией с мастер-системой. В ближайших планах реализация еще 2 подпроектов по внедрению подсистем "Бюджетирования" и "Управления автотранспортом" в "1С:ERP".

Схема деления товарного хранения между 2 складскими площадками

Уникальность и инновационность проекта

1. На момент принятия решения реорганизации корпоративной IT-среды в группе компаний "Спектр" уже функционировала система "1С:ERP" редакции 2.0. Первое внедрение было проведено 6 лет назад силами внутренних специалистов, после чего не раз предпринимались действия по настройке и доработке системы. В том числе была попытка "переложить" в "1С:ERP" логику построения управленческого учета из "1С:Бухгалтерии 7.7", настроенного там под задачи компании. Желаемые результаты не были достигнуты, система не отвечала актуальным потребностям бизнеса.
   Текущий проект внедрения "1С:ERP" в новой редакции 2.5, с привлечением специалистов "WiseAdvice-IT", помог избавиться от "зоопарка" систем, стандартизировать и унифицировать бизнес-процессы по всей группе компаний и, самое главное, настроить управленческий учет, независимый от требований регламентированного учета и без вмешательства в типовой функционал "1С:ERP".

2. Проект для группы компаний "Спектр" был выполнен по технологии корпоративного внедрения ("1С:ТКВ") с поэтапной реализацией: Предпроектное обследование - Моделирование - Проектирование - Разработка в три очереди - Подготовка к вводу в действие - Опытная эксплуатация - Промышленная эксплуатация. Технология позволяет создавать пользовательские системы любой сложности и масштаба. Проектная документация велась в соответствие с требованиями стандартов ГОСТ 34 серии. ТКВ позволила существенно снизить ряд специфических для ИТ-проектов рисков в части содержания проекта, сроков и бюджета, архитектурных ошибок и пр.

Схема этапов внедрения "1С:ERP" по технологии "1С:ТКВ"

Публикации о проекте

• ГК "Спектр" управляет процессами 8 юрлиц с помощью мастер-системы на базе "1С:ERP Управление предприятием"

Результаты проекта

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление продажами
• Управление закупками
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)
• Управление доставкой
• Управление складом
• Учет затрат, расчет себестоимости и формирование финансового результата
• Управление денежными средствами
• Управление производством

1С:Документооборот КОРП :
• Учет договоров

Архитектура решения и масштаб проекта

В процессе автоматизации были реализованы следующие интеграционные потоки:

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• «Склад 15» (Клеверенс) - специализированное программное обеспечение для терминалов сбора данных со встроенным сканером штрихкода.
• Jira (Atlassian) — ПО для совместного отслеживания задач и ошибок по проектам;
• Confluence (Atlassian) – вики-система для удобной командной работы с персонифицированным доступом к проектным материалам.
• Zoom - сервис видеотелефонии.