Цели проекта

Цель проекта – создание электронной информационно-образовательной среды вуза. В рамках проекта необходимо было решить следующе задачи:

• Обеспечение информационной открытости и соответствия современным образовательным стандартам;
• Переход на электронное согласование и подписание внутренних приказов по сотрудникам и студентам для обеспечения бесперебойной работы в условиях дистанционного обучения и пандемии.
• Автоматизация сбора квартальной и годовой регламентированной отчетности;
• Переход на единую систему расчёта заработной платы сотрудников с сохранением разделения между головной организацией и филиалами.

Ситуация до внедрения

Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина – государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Ленинградской области, образован в 1992 году. В составе университета 11 факультетов, а также научно-исследовательские институты, лаборатории, научно-образовательные центры. Филиалы университета расположены в четырех городах Ленинградской области: Бокситогорск, Выборг, Кингисепп, Луга.

До проекта в Университете использовались разрозненные системы в каждом из филиалов. Это были продукты фирмы "1С" и "Парус" в части регламентированного и кадрового учетов. Для организации учебного процесса использовалась система "Парус-Вуз", документооборот автоматизирован не был.

Уникальность и инновационность проекта

Создание единой электронной информационно-образовательной среды в Университете обеспечивает прозрачность учебной деятельности, свободный доступ к необходимой информации как преподавателей, так и студентов, удобное взаимодействие всех участников образовательного процесса. Настроенные интеграции между системами позволяют оперативно обмениваться данными и создают условия для эффективной работы представителей всех структурных подразделений вуза.

Автоматизация учета образовательной деятельности университета по разным уровням бюджетов – федеральному и региональному – позволяет быстрее распределять целевые денежные средства. Реализованный при помощи интеграций с Личными кабинетами студента и абитуриента процесс онлайн-согласования договоров на оказание платных образовательных услуг значительно упростил работу юридического отдела вуза.

Использование ЭДО и ЭЦП увеличило эффективность учреждения в плане согласования и подписания Приказов по контингенту и сотрудникам, договоров, служебных записок, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.

Для соответствия новым образовательным стандартам ФГОС ВПО, ФГОС ВО (3+), а именно для обеспечения информационной открытости, в вузе была внедрена система "1С:Университет ПРОФ", что позволило автоматизировать следующие задачи:

• Планирование учебного процесса, ведение учебных планов.
• Учет контингента обучающихся и выпускников.
• Учет успеваемости обучающихся, формирование документов об образовании, выгрузка в ФРДО.
• Организация и проведение приемной кампании.
• Учет платных образовательных услуг.
• Учет дополнительного профессионального образования.

Выполнена интеграция системы "1С:Университет ПРОФ" с "1С-Битрикс: Внутренний портал учебного заведения" (Личный кабинет студента и Личный кабинет преподавателя). Интеграции с Личным кабинетом абитуриента, с ФИС ГИА и Приема, с Суперсервисом "Поступи в вуз онлайн" обеспечивают онлайн формирование рейтинговых списков поступающих.

Также выполнена интеграция "1С:Университете ПРОФ" с "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" в части обмена информацией о профессорско-преподавательском составе и интеграция с "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" в части учета платных образовательных услуг.

Для автоматизации процессов документооборота в Университете внедрена система "1С:Документооборот государственного учреждения". На первоначальном этапе внедрения были выполнены следующие настройки:

• Определены виды внутренних документов, соответствующие типам приказов по студентам и сотрудникам;
• Заведены подразделения, пользователи, номенклатура дел;
• Роли исполнителей в системе закреплены за ответственными сотрудниками;
• Настроены шаблоны процессов работы с приказами по сотрудникам, студентам и табелю.

Для того, чтобы Университет смог отказаться от бумажных приказов, система "1С:Документооборот государственного учреждения" бесшовно интегрирована с системами "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" и "1С:Университет ПРОФ". При настройке и доработке системы учитывалась специфика учета в Университете.

Отражение особенностей регистрации приказов в системе "1С:Документооборот государственного учреждения":

• Добавлен реквизит "Заполнять вопросы деятельности по номенклатуре дел" в вид внутреннего документа "1С:ДГУ", что обеспечивает автоматический подбор номенклатурных дел по выбранному вопросу деятельности.
• Используется нумератор по формату для сохранения возможности регистрировать приказы прошедшей датой.

Настройка правил интеграции "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ" с "1С:Документооборот государственного учреждения":

• Определены реквизиты, которые должны заполняться из реквизита объекта "1С:ДГУ" при передаче в "1С:ДГУ". У части реквизитов добавлены правила заполнения из выражения на встроенном языке.
• Выбран формат файла печатной формы, особое внимание уделено макетам печатным форм приказов, которые будут подписываться электронной подписью и храниться в электронном виде.
• Для получение документов из "1С:ДГУ" также определены реквизиты (даты регистрации и регистрационные номера).
• Реализована автоматическая подстановка регистрационного штампа в "1С:ДГУ" после регистрации в формате Word документов из "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ".

Отражение особенностей подписания документов в системе "1С:Документооборот государственного учреждения":

• Добавлен реквизит "Разрешено многократное подписание" в вид внутреннего документа, что позволяет подписывать документа "Табель учета рабочего времени" несколькими участниками.
• Доработан функционал "1С:ДГУ" и макеты печатных форм Табеля и приказов "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ" для вывода ЭЦП в определенном месте, между должностью и расшифровкой подписи.
• В шаблонах процессов настроен отложенный старт подписания после регистрации приказа и добавлен этап проверки подписания.

Настройка регламентных заданий при бесшовной интеграции:

• В шаблонах процесса в "1С:ЗКГУ" и "1С:Университет" в регламентном задании "Интеграция с 1С:Документооборотом - Выполнить обмен данными" выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 120 и 60 секунд соответственно.
• В регламентном задании "Формирование сообщений обмена для интегрированных систем" в "1С:ДГУ" выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 300 секунд, настроен отложенный старт подписания и проверка подписания ЭЦП.
• Для исключения блокировки заданий обмена по уже подписанным приказам в "1С:ЗКГУ" на форму кадровых документов добавлены реквизиты "На подписании" и "Подписан ЭЦП". В правилах интеграции с "1С:ДГУ" определено получение значений по этим реквизитам.

Обмен электронными документами с контрагентами

Особенности учета Университета подразумевают визирование входящей корреспонденции ответственными лицами, поэтому было принято решение обеспечить ЭДО через "1С:ДГУ". Это позволило согласовывать и подписывать входящую корреспонденцию в качестве внутреннего документа, а затем передавать в другие отделы.

Процесс обработки электронных документов от контрагентов выглядит следующим образом:

1. Приём входящих документов во встроенном в "1С:ДГУ" модуле 1С-ЭДО.
2. Формирование документа внутреннего учета на основе входящего.
3. После подписания документ автоматически уходит контрагенту с проставленной отметкой электронной подписи.

Для автоматизации регламентированного учета в Университете внедрена система "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", которая обеспечивает:

• Ввод и хранение информации в объеме, необходимом для оформления первичных учетных документов и формирования регистров бухгалтерского учета;
• Ведение бухгалтерского документооборота с регистрацией операции на счетах Рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
• Регистрацию входящих первичных учетных документов;
• Оформление исходящих первичных учетных документов;
• Хранение сформированных первичных документов в электронном виде в информационной базе;
• Формирование регистров учета по учетным данным с получением твердых копий на бумажном носителе на типовых бланках;
• Формирование регистров учета, стандартных и специализированных отчетов с различной группировкой и иерархией представления данных;
• Формирование регламентированной бюджетной, бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

В ходе внедрения проведена методическая работа по организации и ведению бухгалтерского и налогового учета в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". Система "1С:БГУ 8" доработана по следующим направлениям:

• Загрузка документов по форматам банка;
• Распределение расходов для налогового учета (доли филиалов и ЛГУ);
• Заявки по платным образовательным услугам.

Для ведения кадрового учета в Университете использовалось несколько информационных баз:

• Кадровый учет и расписание сотрудников головной организации;
• Расчет заработной платы сотрудников головной организации;
• Учет в филиалах.

Чтобы обеспечить ведение кадрового учета в единой системе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", но сохранить разделение между головным офисом и филиалами, реализовано:

• Перенос данных из предыдущих информационных систем в новую.
• Возможность расчёта оклада пропорционально источникам финансирования (два источника).
• Доработаны печатные формы по кадровому учету.
• Добавлены категории в учет категорий персонала.
• Настроены права доступа для сотрудников по ролям.

Публикации о проекте

• Переход ЛГУ им. Пушкина на электронные приказы, 1С:ЭЦП. Интеграция 1С:ДГУ, 1С:Университет и 1С:ЗКГУ. Доклад представителя заказчика
• Доклад ЛГУ им. А.С. Пушкина — комплексная автоматизация на платформе "1С:Предприятие"

• Внедрение "1С:Университет ПРОФ" для автоматизации образовательного процесса в "ЛГУ им. А.С.Пушкина"
• Переход "ЛГУ им. Пушкина" на электронные приказы: интеграция "1С:ДГУ" с "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ"

Результаты проекта

• Соответствие электронной информационно-образовательной среды Университета новым образовательным стандартам ФГОС ВПО, ФГОС ВО (3+) и обеспечение информационной открытости.
• Хранение документов централизовано, ведется контроль исполнения, согласования и подписания.
• Обеспечен удобный доступ к документам и поиск необходимой информации.
• Процессы согласования и подписания документов унифицированы и разработаны правила согласования и подписания приказов с использованием ЭЦП.
• Ускорены процессы согласования и подписания приказов – для подписания документов нужен только доступ в систему.
• Автоматизирован бухгалтерский и налоговый учета, учет по планированию и санкционированию расходов финансово-хозяйственной деятельности учреждений и учет закупок.
• Информация из разных исторических систем кадрового учета собрана в единую систему, при этом сохранено разделение между головной организацией и филиалами.
• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников Университета.
• Снизилось количество использованной бумаги.

1С:Университет :
• Планирование учебного процесса
• Учет контингента обучающихся и выпускников
• Учет успеваемости обучающихся
• Организация и проведение приемной кампании
• Учет платных образовательных услуг
• Учет дополнительного профессионального образования

1С:Документооборот государственного учреждения :
• Документы и файлы
• Совместная работа
• Управление процессами
• ЭДО

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения :
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы
• Выплаты заработной платы
• Налоги и взносы
• Отчетность, справки
• Охрана труда

1С:Бухгалтерия государственного учреждения :
• Планирование и санкционирование
• Денежные средства
• Материальные запасы
• ГСМ
• ОС, НМА, НПА
• Услуги, работы, производство
• Платное обучение
• Налоги
• Учет и отчетность

Архитектура решения и масштаб проекта

На базе решений "1С" в Университете создана электронная информационно-образовательная среда. Взаимосвязь систем проиллюстрирована на схеме: