Цели проекта

Основная бизнес-цель проекта: оптимизация процессов финансового и административно-хозяйственного обеспечения путем внедрения системы, объединяющей в единое информационное пространство следующие блоки:

• Бюджетное планирование и контроль;
• Управление закупочной деятельностью в соответствии с 223-ФЗ;
• Управление хозяйственными договорами;
• Управление платежами.

Ситуация до внедрения

Государственный специализированный Российский экспортно-импортный банк (акционерное общество) (далее АО РОСЭКСИМБАНК) был создан в 1994 году в соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации от 07.07.1993 №633 «Об образовании Российского экспортно-импортного банка» и от 11.01.1994 № 16 «О Российском экспортно-импортном банке». АО РОСЭКСИМБАНК осуществляет кредитно-гарантийную поддержку экспорта как коммерческий банк в соответствии с с требованиями Банка России.

С 2015 года АО РОСЭКСИМБАНК осуществляет свою деятельность в рамках корпоративного контура Группы Российского экспортного центра (далее – Группа РЭЦ) – единого института поддержки экспорта. Формирование Группы РЭЦ в качестве основного института поддержки экспорта было завершено в 2016 году после проведения функциональной интеграции акционерного общества «Российский экспортный центр» (далее – АО «РЭЦ), акционерного общества «Российское агентство по страхованию экспортных кредитов и инвестиций» (далее – АО «ЭСКАР») и АО РОСЭКСИМБАНК и их дочерних зависимых обществ.

Предпосылками для старта проекта по внедрению единой автоматизированной системы в Группе РЭЦ стало отсутствие единого информационного пространства и децентрализованный процесс ведения закупочной и финансово-хозяйственной деятельности. Планирование сметы административно-хозяйственных расходов и Плана закупки велись с помощью разрозненных информационных ресурсов и систем в ручном или полуавтоматическом режиме. В существующих системах отсутствовали автоматические контроли за ходом исполнения хозяйственных договоров и возможность получения отчетности об исполнении сметы расходов в онлайн-режиме. Подготовка управленческой отчетности требовала значительных трудозатрат по сбору, верификации и агрегации сведений, полученных от бизнес-подразделений.

Процесс ведения финансового, бухгалтерского и налогового контроля, закупочной деятельности при росте количества транзакций становился всё более ресурсоёмким и недостаточно прозрачным, т.к. осуществлялся разными службами в разных системах, не интегрированных между собой. Для юридических лиц Группы РЭЦ бизнес-процессы административно-хозяйственной деятельности имели значительные методологические разрывы в связи с разнопрофильной деятельностью, и большая часть документооборота осуществлялась на бумажных носителях.

Уникальность и инновационность проекта

В 2020 году в Группе Российского экспортного центра (Группа РЭЦ входит в ВЭБ.РФ) была поставлена задача по внедрению информационной системы финансового и административно-хозяйственного обеспечения - ИС ФАХО. Широкая международная география организаций Группы РЭЦ и особенности деятельности как института развития с полным циклом поддержки экспорта, работающим в рамках 223-ФЗ, при внедрении автоматизированной системы потребовали от команды использовать современные адаптивные подходы к управлению в зависимости от стадии проекта. Решение всех задач выполнялось единым контуром с плотным увязыванием функций различных подразделений между собой с привлечением групп бизнес-экспертов при разработке любого блока. Бизнес-эксперт представлял интересы своего направления и любая функция, реализуемая в системе, проходила проверку на непротиворечивость требований и ожиданий всей группой экспертов. Кроме того каждой службе оказывалась оперативная помощь в усовершенствовании системы. Это позволило выполнить проект на высоком уровне качества и в жестко заданные сроки. В ходе работ по проекту внедрения ИС ФАХО компания «АйТи Капитал» успешно выполнила все поставленные задачи и в дальнейшем планирует создание новых бизнес-модулей, активное развитие и техническое сопровождение системы.

Публикации о проекте

• Внедрение Информационной системы финансового и административно-хозяйственного обеспечения в РОСЭКСИМБАНК на основе тиражного продукта "1С:УУХДБ" компанией АйТи Капитал

Результаты проекта

С момента запуска внедренное решение позволило:

• оптимизировать трудозатраты и обеспечить прозрачность бизнес-процессов планирования и бюджетного контроля;
• сократить трудозатраты на регистрацию событий на ЕИС и ЭТП;
• обозначить зоны риска нарушения нормативно-правовых актов РФ, регулирующих порядок осуществления закупочного процесса в рамках 223-ФЗ и обеспечить дополнительные контроли;
• обеспечить взаимодействие всех участников процесса в едином информационном пространстве взамен ранее функционирующей гетерогенной среды информационных ресурсов;
• ускорить получение управленческой отчетности в части закупочной деятельности и исполнения сметы АХР на 30%.

1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка :
• Бюджетирование
• Сопровождение закупочной деятельности
• Бюджетный контроль
• Сметное планирование
• Согласование договоров и контракт менеджмент
• Подсистема интеграционного взаимодействия

Архитектура решения и масштаб проекта

По результатам анализа представленных на рынке решений в качестве платформы для автоматизации учетных процессов было выбрано тиражное решение фирмы "1С" для банков "1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка" с охватом автоматизации – некредитные организации Группы (АО «ЭКСАР», АО «Российский экспортный центр», АНО ДПО «Школа экспорта Акционерного общества «Российский экспортный центр»), кредитные организации (АО РОСЭКСИМБАНК), зарубежные (международные) и региональные представительства АО РЭЦ.

В контур автоматизации вошли бизнес-процессы:

• Бюджетное планирование;
• Управление жизненным циклом Плана закупки в рамках исполнения 223-ФЗ;
• Сопровождение закупочной деятельности;
• Бюджетный контроль;
• Управление хозяйственными договорами.
• Управление платежами

Каждый из бизнес-процессов представляет собой совокупность подпроцессов в деятельности структурных подразделений:

• Регистрация первичных потребностей служб и перечня инициатив развития Группы на планируемый период в рамках заявочной кампании;
• Анализ и корректировка полученных потребностей на предмет возможности их реализации;
• Консолидация потребностей в плановую смету расходов по каждому юридическому лицу;
• Утверждение смет расходов Группы РЭЦ в разрезе каждого юридического лица и установка лимитов;
• Агрегирование смет расходов по юридическим лицам в консолидированную смету расходов Группы РЭЦ;
• Подготовка заявок на включение в План закупки на основе зарегистрированных потребностей служб;
• Формирование графика финансирования в позициях Плана закупки;
• Формирование и согласование Плана закупки по данным заявок на включение в План закупки;
• Возможность внесения корректировок в План закупки и повторное утверждение;
• Публикация Плана закупки и его актуализируемых версий на ЕИС (https://zakupki.gov.ru);
• Подготовка и согласование проектов договоров;
• Утверждение закупочной документации и публикация извещений о закупке на ЕИС и ЭТП;
• Прием и обработка заявок участников закупки, включая запросы на разъяснения;
• Проведение процедур выбора поставщика;
• Публикация протокола подведения итогов на ЕИС и ЭТП;
• Заключение договоров с поставщиком и их регистрация в соответствии с правилами внутреннего документооборота;
• Публикация договоров в реестре договоров ЕИС;
• Резервирование денежных средств под исполнение заключенных договоров;
• Актуализация графиков оплат и поставок по договорам;
• Формирование и согласование заявок на оплату по договорам;
• Работа с платежным календарем, формирование и согласование ежедневных реестров платежей, подготовка проектов платежных поручений на исполнение;
• Отражение закрывающих документов по договору;
• Загрузка в систему дополнительных сведений о факте исполнения оплат и отражении начислений из систем регламентированного и оперативного учета (1С:Бухгалтерия, 1С:Инвентаризация и управление имуществом, 1С:ЗУП и др.);
• Публикация документов, касающихся исполнения договора, на ЕИС;
• Формирование управленческой отчетности.

В рамках проекта были обеспечены интеграционные взаимодействия с различными внешними и внутренними ИТ-сервисами, эксплуатируемыми в Группе:

• ЕИС: прямая публикация из системы Плана закупки, включая актуализированные версии, и сведений об исполнении договоров, включая скан-образы подтверждающих документов;
• УТ Сбербанк АСТ: прямая публикация из системы закупочной документации, договоров; автоматическое получение заявок участников и запросов на разъяснения с площадки в систему;
• 1С:Бухгалтерия и другие учетные системы сторонних разработчиков: передача из системы сведений о заключенных договорах, подготовленных проектов платежных поручений и закрывающих документов (акты, накладные и т.д.); поступление в систему сведений о факте совершения оплаты и дате принятия к учету закрывающих документов;
• 1С:Инвентаризация и управление имуществом: передача из системы закрывающих документов по товарно-материальным ценностям;
• 1С:Зарплата и управление персоналом: загрузка в систему сведений по расходам на персонал для аллокации затрат на подразделения-потребители.

Функциональная архитектура системы представлена на схеме