Цели проекта

• Организовать прозрачный учет документов по строительным проектам.
• Обеспечить своевременность процесса согласования.
• Обеспечить единую среду работы с проектными документами.
• Обеспечить унификацию процессов согласования документов за счет создания шаблонов и, как следствие, устранение ошибок в процессе согласования.
• Сокращение времени согласования документов и ознакомления с ними.
• Повышение исполнительной дисциплины сотрудников.
• Обеспечение контроля ведения документооборота и согласования на всех этапах проекта.
• Обеспечение информированности всех заинтересованных сотрудников о ходе строительных проектов.
• Обеспечение удобного механизма мониторинга хода выполнения проекта по контрольным точкам.

Ситуация до внедрения

Строительная компания «СтройГарантАнапа» занимается малоэтажным строительством. Со дня её основания в 2006 году компания зарекомендовала себя надежным застройщиком, динамично развивающимся игроком строительного рынка Анапского района. На сегодняшний день компания в компании работает более 50 высококлассных специалистов.

Процесс создания объекта недвижимости состоит из множества этапов, начиная с приобретения земельного участка и заканчивая продажей объекта недвижимости конечному покупателю и его гарантийное сопровождение. Каждый этап четко регламентирован по срокам и сопровождается большим количеством соответствующих документов: договоры с покупателями, поставщиками, разрешительная документация и прочее.

До внедрения программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП весь учет документов, сроков исполнения проектных задач велся в таблицах Excel, весь документооборот велся на бумажных носителях, переписка и постановка задач велись посредством электронной почты. Растущие объемы деятельности, увеличение количества одновременно строящихся объектов и, одновременно, отсутствие автоматизированной системы учета проектного документооборота в совокупности создали риск утраты эффективного контроля над бизнес-процессами. В связи с этим руководство компании приняло решение автоматизировать данный участок и обратилось в компанию 1С:Первый БИТ, с которой успешно сотрудничает по автоматизации оперативного учета.

Уникальность и инновационность проекта

Использование мобильного приложения сотрудниками с разъездным характером работы (прорабы) существенно упростило и ускорило процесс согласования расчета потребности в материалах на объектах строительства. Ранее этим сотрудникам приходилось осуществлять соответствующие замеры на объекте, возвращаться в офис, формировать заявку на потребность в материалах, распечатывать бумажный документ, отправлять на согласование ряду сотрудников, лично согласовывать с каждым. С появлением «1С:Документооборот» и мобильного приложения данный процесс свелся к использованию непосредственно на объекте строительства, что существенно экономит время прораба и делает его труд более эффективным.

Кроме того, сводный отчет о движении документов по разным объектам строительства и стадии их согласования с разными инстанциями, позволяет руководителю оперативно выявлять и предотвращать возможные риски в части срыва сроков выполнения строительных проектов и принимать оперативные решения в случае возникновения таковых, эффективно перераспределять трудовые ресурсы, правильно расставлять приоритеты. Также были настроены маршруты согласования документов. В зависимости от вида заявки (приобретение квартиры, стройка дома, приобретение в ипотеку) документы направляются на согласование по нужному маршруту: юрист, руководитель, кадры, финансовый директор, бухгалтерия.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП у "ИП Туляков Павел Анатольевич"

Результаты проекта

В процессе внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» были достигнуты следующие результаты:

• Создана единая информационная система по формированию, согласованию, подписанию и хранению электронных документов, объединившая все подразделения компании: проектный отдел, отдел продаж, финансовый отдел, строительные подразделения и прочие;
• В системе созданы разнообразные шаблоны документов и комплексных проектных процессов, позволяющие максимально быстро и безошибочно стартовать новые проекты, контролировать ход их выполнения, осуществлять мониторинг исполнительской дисциплины, оперативно планировать корректирующие действия;
• Настроена система уведомлений, позволяющая планировать и контролировать соответствующие действия как в рамках отдельно взятых проектов, так и по портфелю проектов в целом;
• Настроены маршруты согласования документов;
• Для руководства реализован отчет по портфелю проектов, позволяющий получать оперативную информацию;
• Количество просроченных задач составляет менее 20%;
• Время на подготовку и согласование документов сократилось на 25%;
• Время на поиск необходимой информации сократилось на 50%;
• Сократились издержки на бумажный документооборот на 15%.

1С:Документооборот КОРП :
• 1. Управление процессами;  2. Проектный учет; 3. Управление договорами;  4. Внутренние документы (приказы, распоряжения, служебные записки); 5. Контроль исполнения задач; 6. Система уведомления; 7. Архив документов;  8. Встроенная почта; 9. Мобильное приложение.

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализован на базе конфигурации "1С:Документооборот КОРП" редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.

Доступ к программе осуществляется посредством тонкого клиента, web-клиента, а также мобильного приложения практически для всех пользователей.