Цели проекта

Компанией было принято решение автоматизировать процессы управленческого и бухгалтерского учета, повысить эффективность ряда внутренних процессов, таких как:

• взаимодействие с поставщиками;
• складской учет;
• мониторинг ключевых показателей деятельности предприятия;
• процесс размещения заказов поставщикам;
• расчет заработной платы;
• ведение регламентированного учета.

Среди ключевых целей можно выделить:

1. свести количество ручных записей к минимуму;
2. автоматизировать регламентированную бухгалтерскую отчетность;
3. автоматизировать кадровый и складской учет;
4. упростить и ускорить получение управленческой отчетности;
5. свести затраты на поддержку системы к минимуму.

Ситуация до внедрения

ООО "АЛКАЛОИД-РУС" – компания, которая существует с 2008 года и занимается реализацией и продвижением фармацевтической продукции с высоким европейским качеством, соответствующим строгим международным и российским стандартам. Штаб-квартира компании базируется в Скопье, Республике Северная Македония. Головная компания существует 85 лет. Компания ALKALOID AD Skopje осуществляет деятельность в сфере производства лекарственных средств, косметической и химической продукции, а также в области обработки растительных сырьевых материалов.

В компании 120 сотрудников в пределах страны.

До автоматизации на базе 1С учет в компании «Алкалоид» велся в Access. Отчетность формировалась вручную и необходимо было самостоятельно отслеживать изменение форм отчетности. В связи с чем была велика вероятность ошибок.

С ростом компании растет клиентская база, усложняется учет. И в определенный момент существующая система учета стала «тормозом» развития бизнеса. Со временем база данных увеличилась, возросло количество технических ошибок, большому количеству пользователей одновременно было сложно работать из-за возросшей нагрузки на базу. Не было возможности формировать динамические отчеты для аналитики показателей эффективности предприятия.

Для расчета зарплаты использовался Navision в связи с чем возникали сложности с поддержкой системы в актуальном состоянии. Не было возможности сформировать некоторые стандартные отчеты, например, анализ счета. Также необходимо было отслеживать все вносимые изменения и давать задания, чтобы они вносились в программу. Отсутствие стабильной синхронизации между системами увеличивало количество ручных операций и вероятность ошибок.

Уникальность и инновационность проекта

Компания «Алкалоид» является фармацевтической компанией из Северной Македонии. Особенность проекта заключается главным образом в том, что иностранное происхождение и высокая степень зарегулированности фармацевтической отрасли в России определило ряд уникальных требований к проекту:

• Реализация отчётных форм на иностранном языке;
• Максимальная детализация учёта с расчётом себестоимости в разрезе серий;
• Хранение дополнительных данных о лекарственных препаратах, сроках годности;
• Большое количество отраслевых печатных и отчётных форм;
• Максимально прозрачный процесс движения лекарственных препаратов с возможностью холдирования для сертификации;
• Учёт и работа с жизненно необходимыми и важнейшими лекарственными препаратами (ЖНВЛП) и лекарственными препаратами, подлежащими контролю.

Начало проекта совпало с запуском маркировки в фармацевтической отрасли. Отлаженность бизнес-процессов компании до начала проекта (as is), максимально детальное проектирование изменений процессов (to be) с целью реализации требований маркировки в купе с высоким уровнем компетенций ключевых пользователей позволило выполнить проект без единого отклонения от проектного решения и дополнительных затрат.

В процессе маркировки участвует сторонняя организация: 3–PL оператор, с которым был налажен оперативный обмен заявками.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Комплексная автоматизация 8" в ООО "АЛКАЛОИД-РУС"

Результаты проекта

Мы смогли достичь нужного результата по внедрению "1С:Комплексная автоматизация 8" на предприятии:

1. Сокращение более чем в два раза ручных операций в регламентированном и управленческом учете;
2. Ускорение работы с заказами клиентов, регламентированных работ с браком и возвратом;
3. Разделение функциональных обязанностей по ролям и разграничение прав доступа в соответствие с этим;
4. Упрощение расчета заработной платы и минимизация ошибок при расчете;
5. Сокращение затрат на поддержку системы.

В ходе внедрения были решены следующие проблемы и задачи:

1. Осуществлена миграция исторических данных с необходимой детализацией в новую информационную систему из различных источников;
2. Оказана помощь и методическая поддержка в части ручной корректировки перенесенной информации из старой системы;
3. Разработано и настроено порядка 30 отчётов и отчётных форм: по остаткам на буферном складе, по реализации с резервом, перемещение с буферного склада на аптечный склад, формирование заявки на уничтожение, журнал учета операций, реестр документов, отражение заказов клиентов, оформление инвойса и т.д.;
4. Согласно внутренним регламентам компании, были доработаны печатные формы в соответствии с требованиями поставщиков, клиентов, складского оператора, банков, также счета клиентам и УПД;
5. Автоматизировано создание документов сторнирования резервов под кредит – ноты;
6. Автоматизирован расчет сумм для резервов под обесценение ТМЦ с истекающими сроками годности;
7. Автоматизировано создание документов «Операция» для отражения сумм для резервов под обесценение с заполнением;
8. Проведено обучение пользователей работе с функционалом внедряемой системы, а также настроены нужные отчеты по зонам ответственности.

1С:Комплексная автоматизация :
• Продажи
• Закупки
• Склад
• Кадры, зарплата
• Регламентированный учет
• Финансовый учет

Архитектура решения и масштаб проекта

В процессе внедрения КИС на базе системы «1С:Комплексная автоматизация» было автоматизировано 50 рабочих мест, создана единая информационная база, настроена синхронизация с ГИС МДЛП и системой ЭДО, а также решены следующие задачи:

1. Автоматизирован расчет сумм для резервов под обесценение ТМЦ с истекающими сроками годности.

2. Автоматизировано создание документов «Операция» для отражения сумм для резервов под обесценение с заполнением по примеру:

• Для хранения сумм резервов в разрезе серий добавлен новый тип субконто: справочник Серии номенклатуры и добавлен субконто Серии номенклатуры.
• Разработана обработка для сбора данных по себестоимости по номенклатуре с истекающим сроком годности из регистров оперативного контура и использования собранных данных при формировании документа Операция сумм для резервов под обесценение.

3. Автоматизировано создание документов резервов и корректировок резервов под кредит – ноты; Алгоритм расчета сумм резервов и корректировок:

• Периодичность расчета – месяц.
• Корректировка выполняется путём ввода нового документа с расчетом сумм. Более поздний документ вытесняет более ранние.
• Обеспечена возможность ввода, редактирования и хранения плана по контрагентам с периодичностью год и квартал.
• Обеспечена возможность ручного изменения бонуса за фин. дисциплину по реализации.
• Реализован вывод печатных форм

4. Автоматизировано создание документов списания дебиторской задолженности.
5. Разработан отчет, аналогичный отчету Реализация за период без резерва, содержащий только тендерные продажи.
6. Разработан отчет, аналогичный отчету Реализация за период без резерва, отражающий отдельно коммерческие и отдельно тендерные продажи.

Архитектура решения:

Рабочая станция подключается к серверу MS SQL, на котором развернута система 1С:Комплексная автоматизация.