Цели проекта

• Автоматизация тендерных процессов.
• Контроль соблюдения тендерных процедур
• Балансировка поступлений ДС и расходами на строительство в разрезе каждого объекта
• Прозрачное и эффективное управление средствами в группе компаний
• Управление кассовыми разрывами
• Единый корпоративный стандарт управления денежными средствами
• Учёт объектов недвижимости
• Единая база данных по объектам строительствам
• Учёт договоров с подрядчиками

Цель внедрения решения «БИТ.Финанс. Холдинг» - позволить обеспечить выполнение задач на всех уровнях организации:

• Бухгалтерия за счет внедрения программы "БИТ.Финанс. Холдинг" получает богатый инструментарий, который значительно расширит функционал типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 8", и существенно облегчит ведение учета в строительной организации в соответствии с отраслевыми требованиями и стандартами. Кроме этого, за счет автоматизации прорабов и ОМТС бухгалтерия оперативно получит точную информацию о ходе строительства и движении материалов.
• Финансово-экономическая служба в результате автоматизации получает мощный инструмент для полноценного ведения балансового управленческого учета, казначейства и бюджетирования. Совместная работа в одной системе с бухгалтерией позволит избежать двойного ввода данных, повысит оперативность и точность учета.
• Руководство компании получает доступ ко всей финансовой и управленческой информации, что позволяет осуществлять оперативный контроль деятельности основных подразделений и в любой момент времени видеть состояние дел на объектах. Помимо этого, систему бюджетирования можно применять не только для решения задачи финансового контроля, но и в качестве оперативной системы управления предприятиям по ЦФО через бюджеты.

Ситуация до внедрения

Компания «А-100 Девелопмент» входит в состав Группы компаний «А-100» и является одним из ключевых ее бизнес-направлений. Сферы деятельности компании включают в себя полный спектр работ по созданию и эксплуатации объектов недвижимости — от разработки концепции и строительства до реализации и управления жилой и коммерческой недвижимостью

Группа компаний «А-100 Девелопмент» более 15 лет успешно работает на рынке жилой и коммерческой недвижимости Беларуси. В портфеле компании такие масштабные проекты, как «Новая Боровая», «Пирс», «Зеленая гавань», «Зеленые горки», «Зеленый Бор», крупные торговые комплексы «Боро», ALL, ALL House, сеть АЗС «А-100», бизнес-центр «А-100», складские комплексы, а также объекты социальной инфраструктуры (детские сады, школа, общественные зоны). Все проекты отличаются своим узнаваемым стилем и яркой, неповторимой атмосферой.

Ситуация до внедрения:

• Отсутствовал централизованный учет казначейства в единой информационной системе;

• Дублирование функции контроля оплаты платежных документов в Excel и в старой самописной системе на платформе "1С";

• Для формирования платежных документов фактически приходилось пользоваться сразу тремя системами ("1С:Бухгалтерия" – регламентированный учет, самописная конфигурация "Финотдел" – согласование заявок, Excel – составление реестров платежей и контроль лимитов);

• "Тендеры" – самописная программа, отсутствие интеграций между существующими системами и с данными бюджета;

• Отсутствие нормализованной НСИ и МДМ-системы;

• Отсутствие единой базы по объектам строительства.

Перед компанией-интегратором в лице "1С:Первого Бита" стоял ряд задач по автоматизации, оптимизации, интеграции и внедрению нового ПО. Необходимо было выполнить:

• Ведение единой для всех подразделений заказчика системы НСИ;

• Автоматизация бюджетирования, включающая в себя планирование и исполнение бюджета доходов и расходов, планирование и исполнение бюджета движения денежных средств и других бюджетов;

• Автоматизация деятельности Казначейства;

• Автоматизация деятельности планово-экономического отдела;

• Автоматизация процесса согласования и учета договоров общества.

Уникальность и инновационность проекта

Разработан уникальный механизм по системе "Тендеры", включающий интеграцию между несколькими информационными системами и контроль выполняемых Подрядчиками работ по тендерным договорам.

Публикации о проекте

• Автоматизация бизнес-процессов в строительном холдинге "А100"

Результаты проекта

В рамках проекта были достигнуты следующие результаты по автоматизации и интеграции нового ПО:

• Осуществлена загрузка и нормализация справочников в "БИТ.ФИНАНС Холдинг";
• Проведена синхронизация бухгалтерских и управленческих статей затрат и статей движения денежных средств;
• Настроены механизмы казначейского контроля, включая различные маршруты согласования ЗРДС и реестра платежей;
• Реализован механизм создания ЗРДС на основании документов в "1С:Документооборот" с возвратом статуса ЗРДС в "1С:Документооборот";
• Разработаны обмены платежными поручениями и банковскими выписками между "1С:Бухгалтерия" и "БИТ.ФИНАНС. Холдинг".
• Разработаны обмены нормативно-справочной информацией (НСИ) между "1С:Бухгалтерия", CRM, сайтом, "1С:Документооборот" и "БИТ.ФИНАНС. Холдинг";
• Разработана интеграция между сайтом заказчика, "1С:Документооборот", "1С:Бухгалтерия" и "БИТ.ФИНАНС. Холдинг" в части тендерных документов: выгрузка и публикация тендера, получение предложений подрядчиков и их загрузка в "БИТ.ФИНАНС. Холдинг", обмен договорами и актами выполненных работ, формирование шаблоном писем для рассылки подрядчикам, регистрация нового контрагента на сайте и его анализ через МДМ-систему "БИТ.ФИНАНС. Холдинг";
• Реализована работа конкурсной комиссии в "БИТ.ФИНАНС. Холдинг": выбор победителя, переторжка, заключение договора; проверка/контроль актов выполненных работ на соответствие заключенному тендерному договору.

В ходе проведенных работ проектной команды "1С:Первого Бита" было достигнуто увеличение скорости оборота компании за счет сокращения срока согласования заявок на расходование денежных средств по проектам с 5-6 дней до нескольких часов. Длительное согласование заявок значительно тормозило реализацию проектов компании - нет платежей - не поставляют необходимые материалы и не оказывают услуги. Таким образом удалось на 20-25% ускорить весь процесс реализации проектов.

Также за счет перевода бюджетирования и контроллинга из Excel в "БИТ.ФИНАНС. Холдинг" удалось добиться значительной оптимизации и ускорения процессов. Формирование плановых и фактических данных в единой системе происходит значительно быстрее, чем сбор данных из нескольких источников. Кроме того, в новой системе есть вся информация для формирования управленческой отчетности по Объектам управления, ЦФО, подразделениям затрат и другим аналитикам. Удалось практически полностью избавиться от двойного учета, а, следовательно, и сократить количество ошибок до минимума.

БИТ.Финанс

Архитектура решения и масштаб проекта

Система комплексной автоматизации финансового учета состоит из четырёх модулей:

• Модуль 1. Управление НСИ

• Модуль 2. Бюджетирование

• Модуль 3. Казначейство

• Модуль 4. Учет договоров