- Бухгалтерский и налоговый учет
- Зарплата, управление персоналом и кадровый учет (HRM)
- Документооборот (ECM)
Цели проекта
Цель проекта: Внедрение системы электронного архива, а в рамках проекта консолидации - и усовершенствование процессов предприятий ГК АО «Зарубежнефть» в части:
- бухгалтерия,
- казначейство,
- кадровое делопроизводство.
Создание и внедрение системы электронного архива являлось фазой проекта по созданию центра обслуживания бизнеса ГК «Зарубежнефть» для централизации обеспечивающих процессов.
Ситуация до внедрения
АО «Зарубежнефть» - действующая в интересах государства, стабильно развивающаяся российская нефтегазовая компания стратегического значения, имеющая богатую историю и уникальный опыт внешнеэкономической деятельности.
Предпосылки проекта:
- Обработка большого числа документов по всем дочерним обществам ГК «Зарубежнефть».
- Несистемная обработка запросов.
- Отсутствие аналитики по оказанию услуг.
В компании АО «Зарубежнефть» был выделен центр обслуживания бизнеса (ЦОБ) — специально созданная бизнес-единица, которая централизует транзакционные операции в едином географическом месте:
- оказание сервисов для компаний группы на удаленной основе;
- формирование представителей ЦОБ в локации обслуживаемых ДО (фронт-офисы) для взаимодействия ДО и ЦОБ;
- заключение соглашения на оказание услуг ЦОБом для ДО с фиксацией сроков передачи документации от ДО в ЦОБ и оказания услуг ЦОБом;
- обеспечение контроля качества оказываемых услуг за счет внедрения КПЭ ЦОБ по качеству.
Перечень функций, передаваемых в ЦОБ:
- бухгалтерский и налоговый учет (учет ОС, ВНА, ДЗ/КЗ и отчетность);
- казначейство (контроль и исполнение платежей, валютный контроль, управление банковскими счетами и отчетность и др.);
- управление персоналом (кадровое администрирование, работа с персоналом);
- инициация начислений и платежей (ведение графиков договоров, инициация начисления и оплаты).
Как следствие была проведена оптимизация процессов для целей автоматизации.
Уникальность и инновационность проекта
В системе настроено АРМ «Станция сканирования». АРМ представляет собой функциональный модуль системы электронного архива (СЭА), посредством которого осуществляется групповая обработка и размещение в СЭА скан-образов поступающих документов.
АРМ «Станция сканирования» обеспечивает возможность:
- генерирования и печати ШК (ключа сканирования);
- поточного или постраничного сканирования;
- импорта электронных форм документов с рабочей станции сканирования или сетевых ресурсов;
- объединения электронных образов документов по пакетам с возможностью ручного редактирования;
- удобного заполнения реквизитов обрабатываемых документов;
- поиск дублей документа по реквизитам для исключения повторного занесения в систему;
- распознавания и считывания имеющегося на документах ШК;
- автоматического заполнения реквизитов обрабатываемых документов, если документы ранее размещались в СЭА и на них нанесен соответствующий ШК;
- преобразования электронных образов в единый формат (.pdf).
Налоговый мониторинг
Каждый документ СЭА имеет признак, по которому определяется, участвует ли данный документ в налоговом мониторинге или нет. При создании в СЭА нового вида документов пользователь должен в соответствующем реквизите указать участвуют ли документы данного вида в налоговом мониторинге. И при создании карточки такого документа в СЭА в отдельном реквизите отображается, участвует ли данный документ в мониторинге.
Публикации о проекте
Результаты проекта
Результатом автоматизации процессов центра обслуживания бизнеса стал реализованный комплекс бизнес-процессов, который обеспечивает качественно новый уровень в едином информационном пространстве:
- единые каналы подачи документов: единая точка ввода и хранения документов. Минимизация работы сотрудников ЦОБ в локальных информационных системах обсуживаемых ДО;
- четкие сроки обработки запросов: система обеспечивает выполнение обещанных сроков в соответствии с SLA;
- возможность отследить статус каждой заявки: фиксация состояний заявки в системе позволяет в любой момент увидеть, на каком этапе исполнения находится заявка. Исключен риск потери обращения;
- каждый вопрос найдет свой ответ: благодаря маршрутизации любой запрос вне зависимости от сложности будет иметь квалифицированный ответ;
- анализ процесса: накопленные данные в разрезе различных аналитик позволяют вести по сути «Онлайн» анализ процесса.
Разработка системы электронного архива позволила:
- обеспечить бизнес прозрачным инструментом для получения услуг;
- повысить управляемость;
- повысить качество оказания услуг;
- повысить скорость обработки документов;
- оптимизировать затраты на функцию работы с документами.
-
1С:Документооборот КОРП
Архитектура решения и масштаб проекта
Система электронного архива построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП» и представляет собой единую систему по обработке и хранению первичной бухгалтерской документации.
Система электронного архива является единым входом взаимодействия всех дочерних обществ и ЦОБ:
- система хранит всю первичную документацию;
- накапливает историю изменения документов;
- позволяет предоставлять скан-образы документов в случае камеральных и иных проверок.
Документы обрабатываются в трех подсистемах:
- Подсистема сканирования и распознавания.
Основные задачи:
- потоковый импорт электронных образов документов со сканера и/или локального носителя по ключу сканирования;
- определение и наложение шаблона на электронный образ;
- первичное распознавание атрибутов;
- создание карточки электронного образа документа;
- создание задачи с электронными образами документов;
- создание карточки задачи;
- экспорт электронных образов в структуру хранилища подсистемы маршрутизации и подсистемы хранения;
- привязка сканированного электронного образа документа к уже сформированному в подсистеме сканирования ключу сканирования и карточке документа;
- привязка сканированного электронного образа документа к ключу сканирования и/или карточке документа, полученных из подсистемы маршрутизации.
- Подсистема маршрутизации.
Основные задачи:
- осуществлять движение электронных образов документов по заложенным сценариям и маршрутам;
- осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам;
- получать документы, пакеты документов и задачи из других систем (система электронного документооборота, «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом»);
- получать из других систем (система электронного документооборота, «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом») уникальные ключи сканирования и/или карточки документов и передавать их другим системам;
- передавать документы, пакеты документов и задачи в другие системы (система электронного документооборота, «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом»);
- получать от других систем и передавать другим интегрированным системам (система электронного документооборота, «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом») сообщения о статусе документов, пакетов документов и задач, а также о назначении их тем или иным сотрудникам.
- Подсистема хранения.
Основные задачи:
- формировать архив документов, обеспечивающий структурированное хранение электронных образов документов;
- осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов, размещенных в архиве, по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам.
Этапы проекта автоматизации:
- выбор решения и исполнителя — разработка технических требований со стороны заказчика и выбор исполнителя;
- проектирование — обследование, разработка технического задания;
- разработка — внедрение базового функционала системы, тестирование и приемо-сдаточные испытания;
- базовый функционал — внедрение базового функционала и запуск для предприятий 0-й волны, опытно-промышленная эксплуатация системы, устранение ошибок и доработка;
- разработка целевого решения — развитие системы, подключение новых процессов, расширение интеграции со смежными системами, запуск на предприятия по всем волнам;
- ОПЭ — Опытно-промышленная эксплуатация, сдача системы в промышленную эксплуатацию.
Схема архитектуры системы