Цели проекта

• создать единую информационную базу для ведения корпоративного документооборота;
• ускорить процессы документооборота, исключить ситуации «зависания» процессов и пропажи документов;
• упростить поиск документов пользователями;
• снизить количество ошибок при оформлении и согласовании документов;
• уменьшить трудозатраты сотрудников на создание документов и на контроль их обработки в компании;
• выявить и устранить проблемы в процессах корпоративного документооборота (лишние этапы, чрезмерная загрузка ключевых пользователей и т.п.), оптимизировать процессы;
• организовать доступ сотрудников только к разрешенным для них документам;
• реализовать интеграцию базы документооборота с другими информационными системами.

Ситуация до внедрения

ВТБ Недвижимость была создана в 2011 году с целью управления принадлежащими ей активами и формирования единой концепции освоения земель. В связи с активным ростом бизнеса и открытием новых направлений работы, руководством Группы компаний ВТБ Недвижимость было принято решение о необходимости автоматизации хранения и обработки документов.

На данный момент ВТБ Недвижимость занимается строительством двух крупных объектов: промышленно-продовольственного кластера «Косино» и мультимодального центра «Усады» на территории особой экономической зоны «Максимиха» в городском округе Домодедово. Частью ППК «Косино» станет крупнейший логистический центр, а в непосредственной близости к кластеру будет построен современный железнодорожный центр «Усады», для которого организуют регулярные сообщения поездами по направлениям дальнего следования.

Уникальность и инновационность проекта

Группа компаний ВТБ Недвижимость за год выросла с менее 30 до 100 сотрудников, и эти цифры продолжают расти. Целевые показатели: примерно 200 сотрудников к концу 2022 года и 500 — к концу 2023 года. Это также включает в себя рост числа подконтрольных компаний. В условиях бурного роста активно трансформируются текущие и выстраиваются новые бизнес-процессы. Эти условия стали отправной точкой проекта. Стратегической необходимостью для дальнейшего успешного развития стала задача по созданию простой и понятной системы, автоматизирующей бизнес-процессы.

Результаты проекта

• создана единая информационная среда для ведения корпоративного документооборота, в том числе путем интеграции с базой Бит.Финанс;
• оптимизированы существующие бизнес-процессы документооборота, унифицированы однотипные процессы в различных организациях Группы компаний;
• получена возможность своевременного изменения существующих бизнес-процессов, внедрения новых документов и процессов;
• ускорились процессы обработки документов, снизилось количество ошибок в них;
• ускорен и упрощен поиск документов пользователями;
• разграничен доступ пользователей к документам.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

К внедряемой конфигурации сформирован ряд требований. Итоговый функционал внедряемых модулей по областям, входящим в контур автоматизации, должен максимально совпадать с типовым и обеспечивать: