- Документооборот (ECM)
Цели проекта
- Построение системы согласования договоров.
- Создать и настроить систему согласования документов по различным шаблонам;
- Интеграция системы электронного документооборота с учетными системами по форме компании;
- Настроить оповещение согласующих по электронной почте;
- Настроить хранение файлов на сервере в отдельных папках, связанных с конкретными сущностями и разделением прав доступа к таким документам;
- Настроить формирование различных отчётов в системе;
- Реализовать возможность получения и выполнения задач в мобильном приложении (просмотр и согласование документов);
- Настроить возможность подписания документов с помощью электронной цифровой подписи, которая будет доступна пользователям операционных систем Windows, Mac OS, iOS, Android.
Ситуация до внедрения
Самые знаменитые проекты в России: ГЭС, «Большая глина».
До начала проекта, в компании «V-A-C» отсутствовала система электронного документооборота. Вся коммуникация по подготовке и согласованию документов происходила либо по электронной почте, либо в устной форме. В таком хаосе системная работа была невозможна. Компания приняла решение внедрить систему электронного документооборота для повышения эффективности процессов взаимодействия между отделами. Проведя анализ рынка поставщиков внедрения систем электронного документооборота, компания "Виктория - искусство быть современным" остановила свой выбор на ООО «1С-КПД» как на партнере, имеющем большой опыт внедрения 1С:Документооборота в России, подтвержденным сертификатами, количеством выполненных проектов и автоматизированных рабочих мест.
Уникальность и инновационность проекта
При создании системы электронного документооборота в фонде "VAC" были проведены работы по предпроектному обследованию, которое позволило учесть все недостатки текущей рабочей системы и учесть достоинства внедряемой конфигурации, а также реализовать все особенности специфики работы компании, связанные с ее основной деятельностью – выставки, издательство.
Стоит отметить, что успех реализованного проекта во многом связан с использованием технологии "Модульного внедрения" - уникальной технологии, разработанной командой экспертов компании "1С-КПД".
Данная технология позволяет быстро и эффективно настроить типовой функционал программного продукта "1С:Документооборот" и в короткие сроки автоматизировать нужные для работы процессы по необходимым видам документов.
Публикации о проекте
Результаты проекта
- благодаря использованию типовых договоров уменьшилось количество ошибок, связанных с подготовкой договоров, а также значительно сократились сроки согласования договоров;
- автоматическая маршрутизация снизила количество нарушений требований документированных процедур к ходу процессов;
- единая система хранения и настройка прав доступа помогли предотвратить ошибки, связанные с перерегистрацией документов, во много раз сократила трудозатраты на ручной сбор финального документа из множества редакций, направленных на согласование.
-
1С:Документооборот КОРП
Архитектура решения и масштаб проекта
- Хранение файлов. В системе должна присутствовать возможность прикреплять к документам файлы: сканированные документы, таблицы, текстовые файлы, изображения и т.д.
- Наличие стандартных средств разделения доступа между пользователями. Права пользования системой гибко разделяются по ролям.
- Полнотекстовый поиск.
- Добавление комментария в свободной форме к документам и элементам справочников.
- Ведение разработки и добавление нового функционала с использованием механизма расширений (без снятия программы с поддержки).
- Работа с электронной почтой MS Outlook. Для отправки писем по заданным шаблонам напрямую из системы.
- Открытый API. Программный код системы должен быть открыт для доработки и интеграций.
- Наличие типового веб-клиента. Пользователи должны иметь возможность работать без установки клиентского приложения на локальное рабочее место. Подключение через веб-клиент должно поддерживать возможность работы с операционными системами Windows или macOS. При этом могут использоваться браузеры Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome и Safari.
- Наличие типового мобильного клиента. Пользователи должны иметь возможность доступа к программе через бесплатное мобильное приложение.
- Наличие настраиваемого "Журнала регистрации", содержащего информацию о том, какие события происходили в информационной базе в определенный момент времени или какие действия выполнял тот или иной пользователь. Для каждой записи журнала, отражающей изменение данных, отображается статус завершения.
- Возможность подписания документов в системе электронной подписью.