Цели проекта

• Автоматизация казначейства и бюджетирования с учетом специфики строительного бизнеса.
• Усиление финансового контроля за счет формирования лимитов по бюджетам.
• Оптимизация управления денежными потоками и улучшение взаимодействия между участниками финансовых процессов.
• Внедрение автоматизированного согласования заявок на расходы и договоры.
• Автоматизация получения корректной управленческой отчетности.
• Автоматизация учета в разрезе строительных объектов и улучшение контроля затрат.

Ситуация до внедрения

ООО "СЗ "ЭВО" занимается строительством, арендой недвижимости и инвестиционными сделками. В компании используется учетная система 1С:Бухгалтерия ПРОФ, редакция 3.0.

До автоматизации казначейства и бюджетирования компания "ЭВО" сталкивалась с рядом проблем, затрудняющих управление финансами и строительными процессами:

• Отсутствие автоматизированного процесса согласования заявок на расходование денежных средств (ЗРДС) и проектов договоров увеличивало сроки принятия решений.
• Недостаток автоматизации в строительной отрасли заказчика-застройщика приводил к неточностям в расчетах и усложнял учет по объектам строительства.
• Ручное формирование мастер-бюджетов (БДР и БДДС) в Excel создавало риски ошибок и снижало уровень контроля за исполнением.
• Отсутствие возможности контроля лимитов денежных потоков компании, автоматического формирования Платежного календаря.
• Ручное формирование управленческой отчетности замедляло процесс анализа финансовых потоков.

Уникальность и инновационность проекта

Проект "ЭВО" представляет собой уникальное решение в области автоматизации бизнес-процессов, сочетающее передовые технологии и комплексный подход к управлению финансами и строительством. Его ключевые особенности включают:

• Интеграция решений БИТ.Финанс и специализированного отраслевого решения для строительных компаний, что позволило создать единую платформу для управления финансовыми и строительными процессами.

Это исключило необходимость использования разрозненных систем, упростило обмен данными и повысило эффективность управления за счет централизации процессов.

• Автоматизация ключевых блоков "Казначейство" и "Бюджетирование", которая повысила прозрачность финансовых потоков, сократила время на согласование операций и минимизировала риски ошибок. Настроено оперативное планирование денежных потоков компании, формирование платежных документов, контроль остатков денежных средств на расчетных счетах организации.
• Автоматизация системы согласования договоров и заявок на расходы, что значительно ускорило процессы принятия решений и снизило задержки, связанные с ручным согласованием.

Создано 13 различных по сложности маршрутов визирования заявок на расходование денежных средств в зависимости от ЦФО и суммы заявки. В согласовании участвуют 13 пользователей учетной системы. Также настроены различные алгоритмы визирования проектов договоров, зависящие от суммы договора и тендерной процедуры.

• Специализированные инструменты для бюджетирования БДР и БДДС, которые полностью исключили необходимость ручного ввода данных в Excel. Это не только повысило точность расчетов, но и сократило временные затраты на подготовку бюджетов.

Сформированы бюджеты движения денежных средств в разрезе статей оборотов, центров финансовой ответственности, проектов и источников финансирования. Анализ движения денежных средств с помощью отчетов, которые формируются в системе автоматически, без ручного труда. Также были сформированы различные оперативные бюджеты, основные бюджеты доходов и расходов в разрезе статей оборотов, центров финансовой ответственности, проектов и номенклатурных групп. Настроено получение фактических данных по БДР с помощью механизма трансляции по различным произвольным условиям.

• Аналитические отчеты в режиме реального времени по бюджетам, движению денежных средств и исполнению договоров. Руководство компании получило возможность оперативно получать актуальную информацию для принятия стратегических решений.

Внедрение специализированного отраслевого решения для строительных компании позволило отображать факты финансово-хозяйственной деятельности в соответствии со спецификой строительной области:

• Ведение учета по объектам строительства дало возможность объединить объекты строительства в проекты. Это позволяет укрупнять или детализировать затраты по выполненным этапам строительных работ. Также можно видеть в специализированных отчетах себестоимость и рентабельность отдельных объектов строительства. Все эти функциональные опции облегчают ведение оперативного учета. Они сближают оперативный учет с бухгалтерским. Трудозатраты, необходимые для переработки данных бухгалтерского учета в полезные для руководителя материалы и отчеты, снижаются.
• Широкий выбор настроек специализированных отчетов по материалам, таких как М19, М29, позволяют контролировать движение материалов на всех этапах строительных работ, что сокращает потери от недостачи и пересортицы.
• Учет давальческих материалов, добавлена аналитика для более детальных отчетов по давальческим материалам.
• Учет незавершенного производства по статьям затрат, что позволяет анализировать структуру затрат в незавершенном производстве и сопоставлять их с этапами строительства.
• Дополнительные специализированные счета учета позволяют собирать общие для объектов строительства затраты, которые можно распределить на этапе завершения строительства одним документом. При этом есть выбор базы распределения. Данная функциональная опция позволяет конкретизировать себестоимость каждого объекта строительства.
• Возможность специализированного отраслевого решения связывать объект строительства и контрагента (Поставщика или Заказчика) через Договор позволяет конкретизировать взаиморасчеты с партнерами, исключает необходимость вести в системе многоуровневые справочники.
• Разработаны документы для учета договоров по счетам эскроу, получения разрешения на ввод в эксплуатацию строительного объекта, отражения уступки права требования по ДДУ позволяет существенно сократить количество ручных операций.

Этапы проекта:

1. Проведено моделирование бизнес-процессов компании по ведению управленческого учета с целью выявления разрывов в типовом функционале БИТ.ФИНАНС.
2. Внедрены блоки Казначейство и Бюджетирование в рамках модуля БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет для 1С:Бухгалтерия.
3. Настроены права пользователей, а также прописаны алгоритмы визирования Заявок на расходование денежных средств и Проектов договоров по различным пользовательским условиям.
4. Настроены правила трансляции для сбора факта по Бюджету доходов и расходов.
5. Проведено обучение и написаны инструкции по основному функционалу БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет для 1С:Бухгалтерия:

• настройка визирования, прав доступа, оповещений;
• настройка встроенного механизма сбора факта для БДДС;
• настройка бюджетной модели и бюджетное планирование;
• настройка типовых отчетов;
• создание произвольных отчетов;
• настройка правил трансляций.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "Бит.Финанс Управленческий учет" на базе "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" в ООО "Специализированный застройщик ЭВО"

Результаты проекта

1. Согласование платежей и контроль бюджетов теперь выполняются автоматически, в рамках лимитов.
2. Оперативное планирование бюджетов (БДР и БДДС) позволило снизить финансовые риски и упростить контроль за расходами.
3. Получение управленческой отчетности стало проще, поскольку данные находятся и собираются автоматически в одной программе.
4. Время получения отчетов по управленческому учету сократилось до 10 минут. Все отчеты можно расшифровать до регистратора, что позволяет руководству, не прибегая к помощи сотрудников, получить информацию о каждой цифре в отчете.
5. Автоматизированный процесс согласования ЗРДС и договоров сократил сроки принятия решений и минимизировал ошибки.
6. Финансовые потоки стали прозрачными, что повысило качество управленческих решений.
7. Специализированное отраслевое решение для строительных организаций максимально адаптировано к специфике строительной отрасли, облегчает сбор и обработку первичной документации по нужным классификациям, учитывает особенности налогообложения строительной компании, отображает полную картину строительства на каждом этапе через многофункциональные отчеты.

Проект автоматизации в компании "ЭВО" значительно повысил эффективность финансового и строительного управления, улучшил контроль затрат и обеспечил надежную информационную поддержку для принятия управленческих решений.

БИТ.Финанс :
• Бухгалтерский учет
• Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

1С:Бухгалтерия ПРОФ + БИТ.ФИНАНС Управленческий Учет + специализированное отраслевое решение для строительных компаний.