Цели проекта

В рамках проекта требовалось создать единую ИСУП, обеспечивающую:

1. Управление инвестиционными проектами капитального строительства ПАО «Северсталь», включающими проектирование, управление реализацией проектов, строительство.

2. Создание единого механизма управления стоимостью и сроками строительства, включающего в себя:

2.1. Инструменты формирования стоимости строительства (пусковые комплексы, сметы).

2.2. Единый инструмент контроля сроков всех этапов проекта и отслеживания хронологии событий (единый график проекта).

3. Связь, оперативный обмен и хранение упорядоченных данных проектов капитального строительства.

4. Оперативную коммуникацию между участниками проекта.

5. Автоматизацию процесса согласования документов.

6. Минимизацию человеческого фактора. Для этого требовалось:

6.1. Автоматизировать типовые расчеты.

6.2. Шаблонизировать типовые документы.

6.3. Обеспечить фиксацию данных в единой системе, без необходимости дублирования.

Ситуация до внедрения

ПАО «Северсталь» - российская вертикально интегрированная сталелитейная и горнодобывающая компания, уделяющая большое внимание постоянному внедрению инноваций и обновлению оборудования своих подразделений. Значительную часть среди инвестиционных мероприятий компании занимают проекты, связанные со строительными, монтажными, пусконаладочными работами, поставкой и обслуживанием оборудования, зданий и сооружений.

В рамках цифровой трансформации и развития компании был запущен целый ряд проектов, одним из которых является разработка и внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП), включающей в себя автоматизацию процессов расчета пусковых комплексов инвестиционных проектов в строительстве, подготовку и выпуск сметной документации, подготовку календарно-сетевых графиков, управление закрытием выполненных СМР.

В проекте автоматизации были задействованы эксперты Дирекции по инвестициям Северстали, отвечающие за управление инвестиционными проектами капитального строительства, проектирование, выпуск сметной документации, а также внешний подрядчик, выполняющий комплекс работ по реализации проектов.

ИСУП реализована на базе решений «1С:PM Управление проектами» и «1С:Смета 3», внедрение системы было реализовано компаниями ITLand, ГК «Эрикос-ЦСП» и АО «Северсталь-Инфоком». В ходе проекта был применен Agile-подход, который позволил не только внедрить требуемую функциональность, но и быстрее доставлять разработанные функции последующих релизов до эксплуатируемой системы.

Предпосылками к внедрению единой системы управления проектами в ПАО «Северсталь» можно считать следующие факторы:

1. Компания выполняет множество инвестиционно-строительных проектов, при этом к проектированию могут быть привлечены как собственные подразделения, так и подрядчики, выполняющие комплекс работ по реализации проекта. У каждого проекта имеется свой Заказчик, а для реализации проектов формируется РГП, осуществляющая его реализацию. Что приводит к необходимости централизации учета проектно-сметной документации в компании и построения единой базы для сквозной аналитики по всем проектам.

2. В компании к реализации инвестиционно-строительных проектов привлекается свыше 300 строительных генподрядчиков, с каждым из которых ведется постоянный документооборот, составляющий свыше 3000 актов в год. При этом каждый из них проходит маршрут согласования с подписанием бумажных экземпляров документов. Ошибки или переносы сроков приемки приводят к потребности полностью повторять процесс согласования с подписанием бумажных оригиналов. Таким образом, появилась потребность автоматизировать процесс взаимодействия с подрядчиками – выдачу ПСД, спецификаций, актирование расчетов и смет, формирование и согласование справок КС-3 с целью ухода от бумажного документооборота. При этом, на момент начала работ, сметы в компании считались как по государственной методике, так и в твердых ценах.

3. Применяющиеся в компании на начало работ подходы к планированию и реализации проектов не позволяли работать в едином информационном поле или были ограничены с точки зрения функциональности рабочих мест. Возникала потребность в унификации подходов к построению календарно-сетевых графиков, управлении графиком всего жизненного цикла проекта – от стадии предварительной оценки, через стадии проектирования, выпуска ПСД, реализации, пусконаладочных работ.

4. Успешно применяемые решения на базе «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» на стадии проектирования у собственных подразделений и управляемых обществ должны быть интегрированы во вновь создаваемую Систему.

5. Важным внешним фактором является переход сотрудников на удаленную схему работы и требования к доступу внешних пользователей. Существующие механизмы информационной безопасности выдвигают требования к рабочим местам удаленных пользователей – это должен быть Web-доступ с аутентификацией на серверах компании по утвержденным протоколам. Такое требование позволяет без потери в качестве информационной безопасности перейти на новые схемы работы.

6. При внедрении требовалось учитывать коммерческие показатели эффективности, которые должна повысить информационная система. Для внедряемой системы требовалось рассчитать срок окупаемости (РВ).

Уникальность и инновационность проекта

Система была реализована по плану и введена в эксплуатацию в сжатые сроки (за один год). В ходе проекта был применен Agile-подход, который позволил не только внедрить требуемую функциональность, но и быстрее доставлять разработанные функции последующих релизов до эксплуатируемой системы.

От ПАО «Северсталь» в проектную команду во второй половине 2021 года уже входило около 30 ключевых экспертов, которые постоянно и интенсивно участвовали в разработке и запуске ИСУП. И это не считая саму проектную команду, которая включала руководителей проекта (от каждого Исполнителя и Заказчика), технического архитектора, более двух десятков аналитиков и разработчиков.

Проектирование системы выполнялось в условиях меняющихся процессов, были описаны процессы «как есть» и «как будут», сформированы начальные функционально-технические требования. Но детального проектирования провести было невозможно ввиду ограниченных сроков, меняющихся требований бизнеса и меняющейся организационной структуры Заказчика. Таким образом было принято решение о включении списка ФТТ как начального бэклога проекта и дальнейшее спринтовое движение по методике Agile. При этом качество реализации в условиях отсутствия детального проектирования обеспечивали стабилизационные мероприятия перед запуском каждого релиза в опытно-промышленную эксплуатацию.

Методика Agile предусматривает постоянную связь Заказчика и Исполнителя для постановки, корректировки, приёмки задач. При этом приёмка Заказчиком ведется в три этапа:

• Просмотр готовых функций в спринте с параллельной записью видео (как инструкций для последующей приёмки);
• Самостоятельное тестирование отдельных функций по итогам спринта на основе видео-инструкций;
• Интеграционное тестирование при вводе релиза в эксплуатацию.

Алина Волкова, руководитель проекта со стороны ПАО «Северсталь» коментирует:

«Управление большой командой при интенсивной работе в изменяющихся условиях представляло собой серьезный вызов. Вся проектная команда успешно прошла путь с момента появления первого требования в бэклоге до запуска каждого релиза в промышленную эксплуатацию, оперативно и качественно решая возникающие вопросы. Хотелось бы выразить благодарность всем специалистам исполнителей за качественную и добросовестную работу, быстрое реагирование на все поступающие запросы, внимательное и бережное отношение к каждой детали требований бизнес-подразделений Заказчика. Особенно помогло реализации проекта знание специалистами исполнителя предметной области, методик и практических кейсов».

Публикации о проекте

• В ПАО "Северсталь" реализована единая информационная система управления проектами на базе "1С:Смета 3" и "1С:PM Управление проектами ПРОФ"
• В ПАО "Северсталь" реализована единая информационная система управления проектами на базе "1С:PM Управление проектами ПРОФ" и "1С:Смета 3"

Дополнительная информация к описанию проекта

Ход реализации проекта

Перед проектом были поставлены грандиозные задачи – менее чем за один год перевести подготовку и реализацию инвестиционно-строительных проектов компании в цифровую среду с обеспечением единой базы данных. Задачи касаются не только самой документации, которая сопровождает проект на любой стадии (пусковой комплекс, график, сметы и расчеты, акты КС-2, справки КС-3, договоры и отчеты), но и процессов обеспечения выпуска и согласования такой документации.

Для внедрения системы и кастомизации тех процессов, которые не покрывались типовыми функциями выбранной системы, на проекте было решено применять Agile-подход. Был подготовлен график выпуска релизов, каждый релиз разбит на спринты, итерации, в ходе которых появлялись новые функции, осуществлялась методическая проработка для уточнения задач, осуществлялись работы по запуску (написание технической документации, обучение, ОПЭ и т.д.). Такой подход оказался очень удачным в условиях изменяющихся процессов компании. Требования адаптировались при начале последующего спринта, не дожидаясь окончания выпуска всего релиза системы.

В ходе проекта были реализованы задачи:

1. Определение MVP, начального бэклога проекта, детализация план-графика и разбивка требований на релизы.
2. Разработка функциональных и нефункциональных требований в ходе спринтов (от 2-х недель до месяца на каждый спринт).
3. Разработка ролевой матрицы и ее имплементация в Системе.
4. Адаптация и внедрение сметно-нормативных баз в Систему.
5. Обучение ключевых и конечных пользователей при запуске Системы.
6. Миграция данных из используемых информационных систем в ИСУП.
7. Подготовка инструкций по автоматизируемым процессам и интерфейсам рабочих мест с их постоянной адаптацией.
8. Настройка рабочих мест пользователей, настройка интерфейсов и профилей.
9. Осуществление поддержки пользователей при опытно-промышленной эксплуатации.

Гибкий подход Agile позволил не только внедрить требуемую функциональность своевременно, но и быстрее доставлять разработанные функции последующих релизов до эксплуатируемой системы.

Работы, выполненные компанией ITLand:

1. В части блоков «Управление пусковыми комплексами», «Графики проектов и спецификации», «Управление РД»:

1.1. Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации).

1.2. Создание интерфейсов и наборов прав пользователей.

1.3. Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация).

1.4. Интеграция с «1С:ERP».

1.5. Первый этап интеграции (через Excel) со сторонними системами автоматизации.

1.6. Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета.

1.7. Перенос данных из предыдущих систем автоматизации.

1.8. Обучение персонала работе с программой/системой.

2. Оптимизация производительности системы:

2.1. Повышение стабильности работы и устойчивости системы.

2.2. Аудит и оптимизация настроек системы.

3. Консультирование технической поддержки Заказчика.

Работы, выполненные группой компаний «Эрикос-ЦСП»:

1. В части блока «Управление сметной стоимостью и актами выполненных работ КС-2,3»:

1.1. Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации).

1.2. Создание интерфейсов и наборов прав пользователей.

1.3. Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация).

1.4. Интеграция сметного модуля в общую информационную систему (конфигурацию) для ИСУП.

1.5. Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета.

1.6. Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков.

1.7. Перенос данных из предыдущих систем автоматизации в части сметной документации, необходимой для расчета корпоративных единичных расценок.

1.8. Обучение персонала работе с программой/системой.

2. Оптимизация производительности системы:

2.1. Повышение стабильности работы и устойчивости системы.

2.2. Аудит и оптимизация настроек системы.

2.3. Анализ событий журнала и оптимизация прикладного кода.

3. Консультирование технической поддержки Заказчика.

Результаты проекта

В результате проекта реализована единая информационная система управления проектами на базе решений «1С:PM Управление проектами» и «1С:Смета». В системе ведутся проекты проектирования, реализации инвестиционных мероприятий, а также консалтинговые, ремонтные и внутренние проекты подразделений. Развитие системы продолжается.

Все основные цели первого этапа внедрения системы, стоящие перед рабочей группой по внедрению, были выполнены. Система была реализована и введена в эксплуатацию в сжатые сроки (за один год).

В ИСУП работает порядка 1 тыс. пользователей из 10 собственных подразделений и управляемых обществ. В дальнейшем планируется подключение внешних подрядчиков.

Пользователи системы:

1. ПАО «Северсталь»
2. ООО «Северсталь-проект»
3. АО «КО ВНИИМЕТМАШ»
4. ООО «СПб-Гипрошахт»
5. АО «Карельский Окатыш»
6. ООО «Корпанга» (ЯГОК)
7. АО «Олкон»
8. ООО «Северсталь-ЦЕС»
9. АО «Северсталь-Инфоком»

Экономический и организационный эффект от запуска ИСУП можно разделить по подразделениям компании:

1. ПАО «Северсталь»:

• Ход реализации проекта отслеживается в онлайн-режиме;
• Полностью прозрачный ход выполнения согласования справок КС-3 в системе с отражением бюджетных аналитик.
• Полностью исчезла зависимость от исполнителей при расчете и проверке сметной документации;
• Отсутствует потеря данных в документации, что делает возможным построение любой аналитической отчетности в дальнейшем.

• Полностью прозрачный ход выполнения согласования актов выполненных работ в системе, сохранение всех комментариев к закрываемым объемам.

2. АО «КО ВНИИМЕТМАШ»– сметные и проектные подразделения:

• Полностью исчезла зависимость от исполнителей при расчете и проверке сметной документации;

• Полностью отсутствует потеря данных в документации, что делает возможным построение любой аналитической отчетности в дальнейшем.

3. ООО «Спб-Гипрошахт»

• Автоматизирован расчет пусковых комплексов.

1С:PM Управление проектами :
• Управление проектами
• Планирование содержания и сроков проекта
• Планирование персонала и трудозатрат проекта
• Диспетчирование проектных работ
• Управление спецификациями ТМЦ
• Версионирование проекта
• Управление знаниями, нормирование (шаблонизирование проектов)
• Управление коммуникациями проекта
• Управление документами проекта
• Управление портфелями и программами проектов
• Автоматизированное рабочее место отписания шифров РД подрядчикам СМР
• Управление договорами СМР
• Управление пусковыми комплексами

1С:Смета :
• Управление сборниками цены строительства (каталогами единичных расценок) на основе единичных смет
• Использование федеральных сметно-нормативных баз данных
• Управление договорами на реализацию инвестиционных мероприятий (для базисно-индексного метода)
• Нормативно-справочная информация сметной подсистемы
• Управление созданием сметной документации для пускового комплекса
• Управление выпуском сметной документации по рабочей документации проекта
• Согласование сметной документации
• Управление учетом выполненных работ (базисно-индексный метод и акты в твердых ценах)
• Управление закрытием выполненных работ
• Согласование актов выполненных работ и справок подрядным организациям

Архитектура решения и масштаб проекта

До начала проекта для управления проектами и обеспечения процессов капитального строительства применялось различное программное обеспечение:

1. Для формирования календарно-сетевых графиков в проектной организации ООО «Северсталь-Проект» применялось решение «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». В ходе проекта данное решение вошло в состав ИСУП.

2. В части разработки сметной документации активно применялось ПО сторонних разработчиков. Система ИСУП заменила это ПО полностью, за счет подсистемы «1С:Смета 3».

3. Для учета выполненных работ и планирования бюджетов проектов в основном применялся EXCEL. Эта функциональность частично была закрыта возможностями «1С:PM Управление проектами» и «1С:Смета 3», некоторая часть была разработана как самостоятельная подсистема «с нуля».

Для обеспечения процессов в ИСУП применяются загруженные справочники из смежных систем зарубежной ERP-системы.

Количество автоматизированных рабочих мест ИСУП: 1 136.