Цели проекта

Внедрение автоматизированной системы управления проектами преследовало следующие цели:

• создание единого информационного пространства для взаимодействия участников информационного обмена по проектам;
• централизация управления: сроки, бюджеты, документы доступны в одной системе;
• предоставление целостной картины состояния объектов информатизации для облегчения оперативного принятия управленческих решений;
• ускорение информационных потоков;
• оперативное получение актуальной информации;
• управление доступом к информации по ролям;
• сокращение влияния человеческого фактора на функционирование информационных систем.

Ситуация до внедрения

Компания "АКВИОН" – российская фармацевтическая компания, сфокусированная на разработке и продвижении препаратов для мужского и женского здоровья. Препараты компании востребованы в клинической практике специалистов, прежде всего гинекологов и урологов.

На момент принятия решения о внедрении, в компании отсутствовала единая культура управления проектами, а также унифицированная методология построения календарно-сетевых графиков в привязке к проектным бюджетам и документации. Проекты велись во множестве файлов Microsoft Project и Microsoft Excel, а также в учетной самописной системе бюджетирования на базе "1С", что не позволяло получать полную картину хода проектов в едином месте и принимать оперативные решения.

Предпосылками для внедрения стали:

• Отсутствие оперативного доступа к актуальной информации
• Существенная трудоемкость и длительность сбора данных по проектам из разных источников ("1С", Excel, MS Project и др.)
• Отсутствие единого информационного пространства для управления всеми инвестиционными проектами компании
• Каждый проект достаточно длительный (от 2 до 10 лет), что усложняло процедуру прогнозирования срыва сроков
• Отсутствие системно предоставляемой структурированной информации по проектам, что вызывало общее ощущение неконтролируемости проектов
• Необходимость подготовки отчетности с помощью большого количества несвязанных Excel-файлов, данных "1С", данных из MS Project
• Разные источники одних и тех же данных (разные сотрудники), что вызывало расхождение в данных и как следствие недоверие к итоговой отчетности по проектам

Большая длительность проектов, их высокая уникальность, существенный объем документирования, а также отсутствие унифицированного подхода к ведению технологических графиков доставляли дополнительные сложности при управлении проектами, план-фактном анализе и подготовке отчетности для владельца компании.

При выборе программного обеспечения основными требованиями были:

• объединение информационных потоков по управлению проектами в одной системе;
• бесшовная интеграция с текущей системой документооборота компании на базе "1С:Документооборот";
• возможности быстрой интеграции с текущей архитектурой компании и будущей ERP-системой;
• обеспечение потенциала автоматизированной системы для роста и масштабирования бизнеса.

Для создания автоматизированной системы было выбрано решение "1С:РМ Управление проектами КОРП".

Уникальность и инновационность проекта

Произведены донастройки и доработки системы:

Проект был запущен в два раза быстрее, благодаря услуге "Аутсорсинг проектного учета" от компании "ITLand", когда суперпользователи информационной системы оперативно и четко вносят данные и строят отчеты, стартуя тем самым культуру проектного управления и упрощая процесс адаптации остальных пользователей к системе.

Аутсорсинг проектного учета позволил:

• Ускорить в рамках проекта внедрения "1С:РМ" появление в системе данных, формирование отчетности и построение дашбордов
• Повысить доверие к данным в системе со стороны руководителей
• Повысить лояльность пользователей к системе на этапе внедрения
• Ускорить общее ощущение управляемости системы проектного управления в компании

Еще одна отличительная черта проекта в том, что была проделана большая методическая работа по декомпозиции графиков ведения проекта, в рамках которой разработаны типовые шаблоны ведения проектов:

• Шаблон "Готовое лекарственное средство"
• Шаблон "Контрактная разработка"

Публикации о проекте

• Внедрение системы управления проектами на базе "1С:PM Управление проектами КОРП" в АО "Аквион"

Дополнительная информация к описанию проекта

"Мы вышли на высокое качество системы, ее наполненность к этапу промышленной эксплуатации всего лишь за полгода. Да, это полгода очень интенсивной и напряженной работы, но это всего лишь полгода. Для компании "Аквион" это, конечно же, большой успех. Более того, уже через полгода мы смогли удовлетворить основной запрос, который стал импульсом для внедрения "1С:PM" – теперь у нас есть прямой оперативный доступ к актуальной информации".

Результаты проекта

Компанией "ITLand" были выполнены следующие работы:

1. Пилотирование для формирования типового сценария использования системы и выявления функциональных . разрывов.

2. По итогу пилотирования проведен прогон №1 и мозговой штурм, в рамках которого были приоритизированы выявленные функциональные разрывы.

3. Методическая работа по декомпозиции графиков ведения проекта, в рамках которой разработаны типовые шаблоны ведения проектов:

• шаблон "Готовое лекарственное средство";
• шаблон "Контрактная разработка".

4. Настройка и адаптация типовых средств системы.

5. Наполнение системы данными (с участием Суперпользователей со стороны Исполнителя в рамках сервиса "Проектный аутсорсинг").

6. Первая волна доработок.

7. Вторая волна доработок.

8. Обучение по сценарию работы в системе.

9. Запуск и опытная эксплуатация.

Система управления проектами на базе "1С:PM Управление проектами КОРП" запущена в промышленную эксплуатацию 30 июня 2025 г.

Бизнес-результаты проекта:

• Весь портфель проектов находится в единой среде.
• Унифицированы и оптимизированы процессы и учет по ведению проектов ЛС от идеи до коммерциализации.
• Оптимизированы кросс-функциональные связи отделов (описаны процессы стадии инициации и реализации).
• Синхронизированы сроки и экономика управления проектами.
• Унифицированы и оптимизированы подходы к ведению проектов.
• Налажено проектное бюджетирование.
• Минимизировано использование MS Excel и, как следствие, минимизированы ошибки и неточности данных.
• Работа с данными в динамике (версионирование данных).
• Интеграция с "1С:Документооборот", самописной управленческой системы бюджетирования на базе "1С", эл. почтой, "1С:Шина" (прямые ссылки на документы в ДО, запуск процесса согласования из "1С:PM")
• В ходе проекта улучшен процесс администрирования корпоративных информационных систем.

Планируется дальнейшее развитие системы, в частности интеграция с "1С:ERP Управление предприятием".

1С:PM Управление проектами КОРП :
• Работы, сроки и содержание проекта
• Проектное бюджетирование
• Портфели, программы, сводный план и контрактация проектов
• ТМЦ
• Субподрядчики

Архитектура решения и масштаб проекта

Настроена типовая интеграция "1С:PM Управление проектами КОРП" с "1С:Документооборот", а также интеграция с Управленческой базой (самописной управленческой системы бюджетирования на базе "1С") через "1С:Шина".

Данные, передаваемые из "1С:PM":

• список проектов и проектных задач;
• планы бюджетов по проектам в разрезе сроков;

Данные, передаваемые из Управленческой базы:

• данные по банковским выпискам с созданием документов движения денежных средств;

Основные пользователи системы:

• руководители проектов;
• финансовый директор;
• генеральный директор и топ-менеджеры;
• владелец компании (потребитель отчетности и дашбордов).

Подсистемы:

Работы, сроки и содержание проекта:

• Формирование списка проектов, рабочее место руководителя
• Планирование содержания и сроков проекта, диаграмма Ганта
• Диспетчеризация проектных работ
• Фазы и контрольные точки проекта
• Версионирование проекта
• Сквозное версионирование проектов
• Актуализация проекта
• Шаблоны проектов
• Управление документами проекта
• Анализ проектов с группировкой по портфелям и программам
• KPI проекта

Проектное бюджетирование:

• Бюджеты проектов
• Регистрация фактических данных и событий проекта
• План-фактный анализ проекта
• Управление рисками проекта
• KPI проектов по экономике

Портфели, программы, сводный план и контрактация проектов:

• Управление структурами программ и портфелей
• Управление заявками на проекты
• Иерархические планы (проекты)

ТМЦ:

• Планирование материальных затрат проекта
• Учет фактических затрат по материальным ресурсам

Субподрядчики:

• Планирование субподрядных работ проекта