Цели проекта

• Исключить возможность подмены согласованного документа перед подписанием;
• Снизить трудовые, временные и финансовые затраты на поиск, согласование и хранение документов;
• Сделать процессы согласования более прозрачными и визуально наглядными;
• Сократить влияние человеческого фактора при формировании и обработке данных, уменьшить риски возникновения ошибок.

Задачи проекта:

• Обеспечить и автоматизировать ввод и согласование большого количества видов документов предприятия;
• Выполнить разграничение прав доступа к документам и объектам системы;
• Выполнить настройку шаблонов документов с использованием нумерации, файлов, реквизитов;
• Обеспечить возможность присвоения статусов документам;
• Выполнить настройку ввода и учета входящих, исходящих и внутренних документов, а также их взаимосвязей;
• Объединить документы в единой системе.

Ситуация до внедрения

Ступинский химический завод – российский производитель химической продукции в подмосковном крупном промышленном центре – городе Ступино. В ассортимент завода входят средства по уходу за сантехникой и различными поверхностями, жидкие стиральные порошки, пятновыводители, отбеливатели, кондиционеры для белья, чистящие гели, жидкое мыло и другие популярные продукты бытовой химии. Всего завод выпускает продукцию в 21 товарной категории и осваивает рынок профессиональной химии.

До начала проекта в компании использовалась СЭД другого вендора, которая в полной мере не удовлетворяла требованиям Заказчика. В частности, в ней отсутствовали необходимые маршруты согласования, не хватало гибкости в настройке прав доступа, наблюдались задержки при обработке входящей корреспонденции.

Необходимость в срочной автоматизации (замене или глубокой модернизации СЭД) была вызвана двумя ключевыми факторами:

1. Финансовая нецелесообразность поддержки старой системы. Затраты на техническую поддержку, обновление, устранение ошибок и администрирование текущей СЭД оказались неоправданно высокими по сравнению с получаемой от нее функциональностью.
2. Отсутствие полноценной интеграции с "1С:Зарплата и управление персоналом". Существующая СЭД не позволяла автоматически обмениваться данными с используемой в компании системой 1С:ЗУП. В результате многие сквозные процессы, такие как согласование кадровых приказов, расчет командировочных расходов, обработка заявлений на отпуск или больничных листов, приходилось выполнять в ручном режиме. Сотрудникам требовалось дублировать информацию: вводить данные в СЭД, затем переносить их в 1С:ЗУП, что приводило к ошибкам, задержкам в начислении зарплаты, потере актуальности данных и дополнительным трудозатратам бухгалтерии и отдела кадров. Отсутствие единого информационного контура между системами документооборота и расчета зарплаты тормозило принятие управленческих решений и повышало операционные риски.

Таким образом, было принято решение инициировать проект автоматизации, направленный на замену устаревшей СЭД на новое решение, которое обеспечило бы не только соответствие всем требованиям Заказчика (удобство, скорость, надежность), но и бесшовную интеграцию с 1С:ЗУП, а также снижение совокупной стоимости владения системой документооборота.

Уникальность и инновационность проекта

Ключевая технологическая уникальность проекта заключается в реализации собственного плана двустороннего обмена данными между "1С:Документооборот КОРП" и "1С:Зарплата и управление персоналом" на базе механизма расширения конфигураций с минимальными отклонениями от изменений типовой конфигурации в условиях, когда отсутствует синхронизация по сотрудникам.

Кроме того, в ходе проекта была выполнена миграция более 320 тысяч документов и файлов из исторической системы без потери связей и с сохранением истории движения. Это позволило заказчику не терять архив и продолжить работу с накопленными данными с первого дня опытно-промышленной эксплуатации.

В рамках проекта создано 57 новых видов документов, учитывающих отраслевую специфику в дополнение к классической канцелярии и внутренним нормативным актам. Для каждого вида настроены уникальные маршруты согласования, права доступа и шаблоны автоматического заполнения.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в АО «Ступинский химический завод»

Результаты проекта

• Снижены трудовые, временные и финансовые затраты на поиск, согласование и хранение документов — до 30%.
• Процессы согласования стали более прозрачными, безопасными и визуально наглядными благодаря обеспечению отслеживания версионности и полной истории изменения документа вплоть до отдельного реквизита.

1С:Документооборот КОРП :
• Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализовывался в несколько этапов:

1. Первоначально составили и подписали Устав проекта, а далее приступили к обследованию, в ходе которого команда "1С:Первый Бит" провела серию интервью с владельцами бизнес-процессов, проанализировала имеющиеся документы организации. По результатам обследования были описаны протоколы и проведен анализ полученных сведений на предмет внедрения типового решения "1С:Документооборот КОРП", ред. 3.0.

2. После обследования приступили к настройке прототипа системы, провели краткий курс по установке и настройке PostgresSQL для системных администраторов Заказчика. На данном этапе уже было налажено взаимодействия между обеими командами. По результатам этапа был готов прототип системы с первичными настройками, основными справочниками, рабочими группами и правилами интеграции с 1С:ЗУП.

3. Интеграция с 1С:ЗУП выполнялась через индивидуальную разработку с нуля. В типовом решении синхронизации 1С:ЗУП-1С:ДО отсутствует синхронизация по сотрудникам. В качестве входных условий: минимизация изменений типовой конфигураций. В связи с этим принято решение создать собственный план обмена 1С:ЗУП-1С:ДО с использованием встроенного механизма обмена данными на расширении конфигураций. Уникально, что она выполнена точечно, только для определенных справочников и документов. Кроме того, мы разработали правила регистрации, а также правила обмена с использованием программного продукта "1С:Конвертация данных", ред. 2.0.

Следующим этапом приступили к миграции исторических данных из текущей информационной системы организации. Загрузили более 320 тысяч документов и файлов из исторической системы, с сопоставлением реквизитного состава.

4. Далее перешли к настройке системы по блокам. Настроили следующие блоки: внутренние документы, канцелярия, мероприятия, автоматически заполняемые формы, интеграция с outlook, архивное хранение. По итогам настройки каждого блока проводили тестирование в совместной группе, по итогам дополняли настройки/корректировали и согласовывали заключительный протокол.

5. После 4 этапа перешли к подготовке системы и организации к опытно-промышленной эксплуатации. В ходе этапа консультировали пользователей Заказчика, готовили комплект инструкций по всем видам документов, проводили инструктаж пользователей с имитацией работы в реальном времени. Пользователи в ходе инструктажа сами создавали документы в 1С:ДО под присмотром аналитика команды внедрения "1С:Первый Бит".

Кроме того, в рамках проекта реализован функционал по ведению корпоративной переписки: входящая и исходящая корреспонденция, а также по внутренним нормативным документам: приказы, служебные записки, распоряжения, акты.

Данная система позволяет автоматизировать и упростить ключевые бизнес-процессы (согласование, исполнение, подписание, регистрацию) в организации, повысить контроль и прозрачность документооборота.

Выполнено разграничение прав доступа к документам и объектам системы, были созданы 6 рабочих групп, 7 настроек доступности по состоянию документа, а также 3 новых полномочия с ролями; объединили документы в единой системе, в том числе архив.

В рамках настройки системы по функциональным блокам настроены следующие блоки:

• внутренние документы,
• канцелярия,
• мероприятия,
• автоматически заполняемые формы,
• интеграция с MS Outlook,
• архивное хранение.

По итогам настройки каждого блока проводилось совместное тестирование в рабочей группе, по результатам которого вносились корректировки, уточнялись настройки и согласовывался итоговый протокол.

В рамках проекта внедрён функционал для ведения корпоративной переписки (входящая и исходящая корреспонденция), а также для работы с внутренними нормативными документами: приказы, служебные записки, распоряжения, акты.