Цели проекта

• Внедрить единую корпоративную систему электронного документооборота для всей компании.
• Модифицировать и доработать систему ЭДО под реальные бизнес‑процессы и требования пользователей.
• Унифицировать процессы и формы внутреннего документооборота (согласование, подписание, ознакомление с документами).

Ситуация до внедрения

АО "ДВПО "Восход" – единственный производитель промышленных взрывчатых веществ на территории Восточной Сибири и Дальнего Востока. Завод был основан в 1941 году и на сегодняшний день насчитывает в своём штате более 600 сотрудников. Ранее предприятие занималось выпуском боеприпасов для фронта, но после реконструкции был запущен в работу цех по выпуску промышленных взрывчатых веществ. Помимо производства, завод занимается ещё одной стратегически важной задачей – утилизация устаревших боеприпасов.

На момент старта проекта у компании не было единой системы электронного документооборота, внутренний документооборот представлял собой ряд устоявшихся, но не стабильных, а главное не прозрачных и плохо контролируемых процессов, главными особенностями которого являлось:

• Все процессы по согласованию, подписанию и хранению документов велись через почтовые клиенты, мессенджеры и физические носители.
• Внутренние процессы документооборота не были формализованы и не имели унифицированных маршрутов согласования и подписания.
• Ответственные, за согласование и подписание документов, определялись фактически "по памяти" и через личные договорённости: сотрудник уточнял, к кому обратиться, и передавал документ напрямую.
• Не соблюдались сроки выполнения задач по документообороту, часто происходило затягивание сроков согласования и подписания документов.
• Отсутствовали инструменты контроля: было сложно понять, на каком этапе находится документ, у кого он "завис" и просрочены ли сроки.
• Клиент уже использовал систему 1С:ERP. Информация по подписанным договорам и дополнительным соглашениям попадала в 1С:ERP только через ручной ввод данных после согласования. Бывали ситуации, когда договор попадал в 1С:ERP до фактического согласования, а также имели место быть ошибки из‑за человеческих факторов.

Уникальность и инновационность проекта

Главной задачей команды исполнителя являлось перенести весь внутренний документооборот заказчика в систему "1С:Документооборот КОРП", при этом выработав все необходимые формы документов используемые на предприятии.

Проект внедрения единой системы электронного документооборота стал для компании больше, чем просто ИТ‑инициатива. По сути, это был шаг к новому уровню управляемости, прозрачности и ответственности.

Во‑первых, удалось выстроить единую корпоративную систему документооборота для всей компании. Документы перестали "жить" в разрозненных папках и почтовых цепочках. Теперь каждый сотрудник понимает, где искать нужный документ, на каком он этапе и кто отвечает за следующий шаг. Это не только ускорило работу, но и снизило количество ошибок и недопониманий.

Во‑вторых, система перестала быть "коробочным" продуктом и стала действительно подходящей заказчику. В ходе проекта последовательно модифицировался и дорабатывался под реальные бизнес‑процессы и требования пользователей. Учтены особенности подразделений, согласованы роли и маршруты, реализованы удобные интерфейсы и автоматические проверки. Система стала не обузой, а рабочим инструментом, который помогает, а не мешает работать.

Наконец, удалось сделать то, что раньше казалось почти невозможным: унифицировать процессы и формы внутреннего документооборота. Согласование, подписание, ознакомление с документами теперь происходят по понятным, единым для всей компании правилам. Это упростило взаимодействие между подразделениями, ускорило прохождение документов и позволило выстроить единый стандарт качества управления.

В результате проект закрыл сразу несколько стратегических задач: повысил прозрачность управленческих решений, сократил сроки обработки документов и создал фундамент для дальнейшей цифровой трансформации. Сегодня электронный документооборот — это не просто ИТ‑система, а важная часть корпоративной культуры, в которой ценятся скорость, порядок и ответственность.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в АО "Дальневосточное производственное объединение "Восход"

Результаты проекта

В рамках проекта были проделаны следующие изменения в текущем формате внутреннего документооборота:

• В результате проекта появились унифицированные шаблоны документов используемых на предприятии.
• Выстроены процессы с указанием ответственных лиц, сроками по согласованию/подписанию документов.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Настроена нетиповая синхронизация между 1С:ERP и "1С:Документооборот КОРП", которая исключает человеческий фактор ошибочного внесения не согласованных документов / не внесение подписанных документов.