Цели проекта

1. Консолидация бухгалтерского и управленческого учета девяти юридических лиц группы в единую информационную систему.
2. Повышение эффективности финансового планирования путем внедрения инструментов бюджетирования (БДР и БДДС) в разрезе объектов строительства.
3. Усиление финансовой дисциплины за счет автоматизации процессов согласования заявок на оплату и контроля лимитов бюджетов.
4. Сокращение трудозатрат на сбор и формирование консолидированной управленческой отчетности по группе компаний.

Ситуация до внедрения

ООО "СК МЕНГЕЛЬ" - строительная компания полного цикла, которая специализируется на разработке и реализации многоквартирных домов. Более 10 лет активной работы на строительном рынке Ярославля.

Введены в эксплуатацию: ЖК "Близкие люди" в Дзержинском районе, квартал на Большой Луговой, жилой дом NAUMOV в Красноперекопском районе, ЖК "Соколов" и жилой дом "Минималист" во Фрунзенском районе. В стадии строительства находится ЖК "Домашний". Удобные и продуманные планировки, благоустроенная территория и экологически чистый район - все, что необходимо для комфортного проживания в своей квартире.

Учет в группе компаний велся в девяти разрозненных базах "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ". Процессы планирования и контроля финансов были полностью децентрализованы и имели ряд проблем:

• Бюджеты движения денежных средств (БДДС) и доходов/расходов (БДР) формировались вручную в Excel без единых стандартов, что занимало много времени и приводило к ошибкам.

Сложность бюджетного управления состоит в разрозненности данных по проектам в разных базах, в недостаточном учете расходов внутригрупповых оборотов по группе компаний. В регламентированном учете затраты по проектам считались укрупненно и не было возможности видеть полную картину эффективности проектов.

• Отсутствовала система согласования заявок на оплату и договоров, процесс был непрозрачным и неконтролируемым.
• Не было оперативного контроля лимитов бюджетов, что создавало риски кассовых разрывов и нецелевого использования средств.
• Консолидированная управленческая отчетность собиралась вручную и была недоступна для оперативного анализа.
• Контроль за оплатой по договорам ДДУ велся вручную в Excel.

Уникальность и инновационность проекта

1. Комплексное решение для строительной отрасли: внедрение охватило сквозной процесс — от планирования бюджета конкретного объекта строительства до контроля оплаты по нему. Аналитика ведется в разрезе "Проект" (объект строительства), что позволяет видеть полную финансовую картину каждого дома.
2. Типовыми средствами без доработок: благодаря качественному этапу моделирования удалось настроить логику бюджетного управления по каждому строительному объекту и согласование исключительно в рамках типового функционала "БИТ.ФИНАНС", отказавшись от дорогостоящих доработок.
3. Масштабная миграция данных: выполнен перенос накопленных данных из 9 исторических баз в единую систему с очисткой и унификацией нормативно-справочной информации (НСИ), что заложило основу для достоверности отчетности "с нуля".
4. Контроль оплат по договорам ДДУ: настроен процесс заведения планируемых оплат по договорам долевого участия и отражение факта зачисления денежных средств на эскроу-счетах, созданы отчеты по исполнению договоров.
5. Гибкая настройка процесса визирования под требования заказчика: реализована нестандартная логика согласования заявок, где визирующие лица назначаются не по принципу назначения роли ЦФО, а в разрезе групп статей оборотов. Это позволило точно разграничить зоны ответственности руководителей разного уровня.
6. Проработка внутригрупповых расчетов (ВГО): для компании с большим количеством юридических лиц критически важным оказался механизм синхронного создания документов: при формировании заявки на расходование средств по одной организации, автоматически создается "Планируемое поступление" для организации-получателя. Это обеспечило прозрачность и сбалансированность внутригрупповых денежных потоков в платежном календаре.
7. Создана универсальная система справочников с поддержкой кодификаторов для статей оборотов и возможностью добавления новых аналитических разрезов учета (например, "Этапы строительства" для более детального планирования расходов по строительству) через механизм "Назначение дополнительных измерений".
8. Внедрена система автоматического формирования документов: форма ввода бюджета через запуск бюджетных процессов по каждому проекту. Настроена вариативность ввода плановых данных в бюджеты (ручной ввод, загрузка из макета-Excel, загрузка данных из табличного документа со справочниками), что позволяет адаптироваться к любому источнику исходных данных от руководителей ЦФО.
9. Реализована поддержка различных сценариев бюджетирования (жизненный цикл с помесячной разбивкой, жизненный цикл с формулами, месячный с разбивкой по дням) для гибкого планирования, а также возможность создания единого сводного бюджета (БДР), агрегирующего данные из всех бюджетов по ЦФО.
10. Для обеспечения нужного уровня контроля для разных типов расходов внедрены дифференцированные маршруты согласования бюджетов:

• для бюджетов по проектам (Экономист → Руководитель проекта → Финансовый директор)
• для общефирменных бюджетов (Экономист → Финансовый директор → Генеральный директор).

11. Реализована возможность распределения общехозяйственных расходов (например, налогов) по проектам пропорционально заданной базе (например, квадратных метров по проектам). Это позволило автоматизировать рутинную, но сложную задачу, которая раньше решалась вручную в Excel с высоким риском ошибок.
12. Для загрузки исторических данных успешно применена и освоена пользователями "Групповая трансляция/редактирование дополнительных аналитик", что позволило за один день обработать тысячи документов.

Публикации о проекте

• Отзыв о внедрении программного продукта "БИТ.ФИНАНС.УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ" в ООО "Строительная компания Менгель"

Результаты проекта

1. Единая система: создана объединенная база "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ", в которой консолидирован учет всех компаний группы. Унифицированы справочники (ЦФО, Статьи оборотов, Проекты, Контрагенты).
2. Автоматизация казначейства:
1. Внедрен документооборот по заявкам на расходование ДС (ЗРДС) и договорам с настраиваемыми маршрутами согласования в зависимости от статьи оборотов и суммы.
2. Настроено рабочее место казначея и платежный календарь для оперативного управления ликвидностью.
3. Реализован автоматический контроль бюджетных лимитов при создании заявок.
3. Автоматизация бюджетирования:
1. Планирование БДР и БДДС ведется в системе по сценариям (жизненный цикл с помесячной детализацией).
2. Сбор фактических данных происходит автоматически при проведении первичных бухгалтерских документов, благодаря настроеным механизмам трансляции.
4. Управленческая отчетность: финансовые службы в любой момент могут получить план-фактный анализ, отчет по оборотам бюджета и контрольные значения в разрезе проектов, ЦФО и контрагентов как с внутригрупповыми оборотами, так и без них, что позволяет видеть реальную финансовую картину группы, исключив двойной учет.

1С:Бухгалтерия :
• Бухгалтерский учет
• Финансовый учет

БИТ.ФИНАНС

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система построена на платформе "1С:Предприятие 8.3" с использованием конфигурации "1С:Бухгалтерия ПРОФ", редакция 3.0. Для реализации функций управленческого учета, бюджетирования и казначейства установлен и настроен модуль "БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет". Система развернута на сервере заказчика, доступ пользователей осуществляется с рабочих мест в тонком клиенте.