Цели проекта

Ключевая цель проекта состояла в унификации процессов и переходе на современное отечественное решение на платформе "1С". Перед проектной командой стояла задача создать единую систему на базе "1С", обеспечивающую:

• сквозной учет всей деятельности компании - продажи, закупки, складские операции;
• автоматизацию отраслевой специфики и требований регулятора в фармакологической отрасли;
• снижение трудоемкости отражения хозяйственных операций по стандартам РСБУ, МСФО, полностью автоматизированный процесс подготовки регламентированной отчетности, а также консолидированной корпоративной отчетности;
• комплексную увязку финансового контура - казначейства, бюджетирования, планирования и прогнозирования, пакета корпоративной отчётности с оперативным контуром и всеми процессами компании;
• автоматизацию полного цикла работы с государственными контрактами - от тендерной деятельности и CRM до исполнения, контроллинга и закрытия, подготовки комплексной аналитической отчетности с минимизацией ручного труда и снижением ошибок, полную прозрачность процессов, повышение управляемости, качества данных и масштабируемости бизнеса.

Ситуация до внедрения

О компании

ООО "Алексион Фарма" - официальный дистрибьютор компании AstraZeneca в России, обеспечивающий доступность современных препаратов для пациентов с тяжелыми и редкими (орфанными) заболеваниями. Основной объем операций связан с исполнением государственных контрактов: для сотен пациентов в десятках регионов страны своевременность поставки препарата напрямую определяет возможность продолжения терапии.

В результате проекта в компании реализована единая комплексная система управления на базе решений "1С:Управление холдингом" ред. 3.3 и "1С:Управление аптечной сетью" ред. 11.5. Система охватывает все ключевые контуры деятельности: планирование, прогнозирование, оперативный учет и подготовку корпоративной отчетности.

Ситуация до проекта

До начала проекта учет в компании велся фрагментарно: часть операций - в табличном редакторе, часть - в зарубежной ERP-системе. Такая модель создавала несколько серьезных проблем:

• Зависимость от иностранного ПО. Перенос нормативно-справочной информации, остатков и отраслевой специфики оставался сложной задачей, а использование зарубежной ERP-системы ограничивало развитие и создавало риски непрерывности бизнеса.
• Высокая трудоемкость и ошибки в документах по госконтрактам. В периоды пиковой нагрузки до 10% документов требовали переподписания и повторной доставки; фиксировались замечания грузополучателей в приемке из-за ошибок, выявленных уже после отгрузки. Это увеличивало затраты, осложняло взаимодействие с лечебно-профилактическими учреждениями (ЛПУ) и могло бы негативно повлиять на репутацию компании.
• Неуправляемая логистика. Поставки по каждому госконтракту выполняются более чем в 150 ЛПУ в 80 регионах, но планировались только исходя из дедлайнов соглашения и объемов, без учета стоимости доставки, эффективности и т.д. В результате планирование доставки выполнялось стихийно, значительная часть доставок проводилась зачастую в последний момент с использованием дорогих видов транспорта, включая авиаперевозки.
• Разрозненные данные. Единого информационного пространства не существовало: информация хранилась в отдельных файлах специалистов, в заметках на локальных компьютерах, а часть критически важных сведений - только "в головах" сотрудников. Из-за этого регулярно возникали сбои в коммуникации, с заказчиками и грузополучателями, а работа по госконтрактам велась хаотично в пиковые периоды.
• Критическая зависимость от ключевых сотрудников. Устойчивая работа компании держалась на их присутствии, внимательности и способности быстро реагировать без ошибок. Для компании с амбициозными корпоративными планами ежегодного удвоения объёмов такая модель представляла серьезный риск: при росте нагрузки ручная обработка растущего массива данных и документации стала бы просто невозможной.

Уникальность и инновационность проекта

Единый цифровой контур управления

В рамках проекта автоматизированы все ключевые процессы предприятия, реализованы интеграции с внешними системами, внедрены механизмы управления затратами, расчета себестоимости, казначейства, контроллинга и корпоративной отчетности. Компания перешла от ручной, трудоемкой и рискованной модели работы к полностью управляемой, масштабируемой цифровой системе.

Ключевые функции предприятия - оперативный учет, планирование, бюджетирование, казначейство и отчетность - объединены в единую систему, в которой данные вводятся один раз и используются во всех процессах без ручной передачи и сверки. Это позволило:

• связать фактические операции с планами и платежами;
• обеспечить прозрачность денежных потоков;
• формировать отчетность на основе единого источника данных;
• управлять ключевыми показателями в онлайн-режиме, анализировать плановые и фактические данные, прогнозировать деятельность и принимать точные управленческие решения.

Интеллектуальная автоматизация на базе ИИ-агентов

Ключевой особенностью проекта стало внедрение интеллектуального контура на базе ИИ-агентов, интегрированных с процессами в "1С". Это позволило перейти от традиционной автоматизации операций к интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизированы три ключевых направления:

1. Умная обработка и загрузка данных по госконтрактам

ИИ-агенты выполняют автоматическое чтение и обработку государственных контрактов объемом до 80 страниц из неструктурированных текстовых или PDF файлов: извлекают значимые данные, разбирают сложные таблицы распределения поставок, выполняют нормализацию и валидацию информации и передают распознанные данные в машиночитаемом формате JSON. Обработчик в "1С" подхватывает их и автоматически загружает в систему готовый многостраничный документ с исходными условиями поставки.

До внедрения этот процесс занимал от двух до четырёх часов и сопровождался высоким риском ошибок: исполнитель ГК должен дословно соблюдать написание адресов, сокращений и других значимых реквизитов, которые могут отличаться даже для одного грузополучателя от контракта к контракту. Ручная точность такого уровня практически недостижима.

Дополнительно реализован автоматический анализ изменений между версиями государственных контрактов и дополнительными соглашениями. Теперь в компании ручная сверка документов больше не требуется, а риски ошибок при исполнении критично важных поставок практически исключены.

2. Интеллектуальная валидация и контроль по принципу "четырех глаз"

3. Интеллектуальная логистика

ИИ-агенты участвуют в формировании и оптимизации маршрутов доставки с учетом условий контрактов, географии, сроков, тарифов и исторической статистики коммуникаций и истории взаимодействия, накопленными в подсистеме CRM, обеспечивая оптимальный баланс между стоимостью и сроками. При расчете оптимального маршрута учитывается не только стоимость перевозки, но и тарифы транспортной компании на аренду термоконтейнеров, геолокационных датчиков и другие отраслевые условия. На момент выбора архитектуры под данную задачу проектная команда пришла к выводу, что существующие решения из допустимого ценового сегмента на рынке не подходили полностью, в связи с отраслевой спецификой, наличием дополнительных условий перевозок, а также отсутствием постоянного автопарка. В связи с этим проектная команда приняла решения разработки отдельных ИИ-агентов для решения задач оптимизации маршрутов при планировании доставки. Оптимизация построена как многокритериальная задача: агент-оркестратор последовательно применяет несколько сценариев - подбор подходящего перевозчика, расчет комбинированных тарифов, проверка временных окон, сравнение альтернатив с учётом исторических данных по срокам и грузополучателям.

Внедренный функционал позволил:

• сократить время на планирование доставки и приступать к отгрузке препаратов в максимально короткие сроки - на следующий день после подписания госконтракта;
• сделать логистику управляемой и прозрачной, снизить затраты на доставку и обеспечить автоматический баланс "стоимость - срок";
• контролировать фактические и плановые затраты с помощью встроенных аналитических инструментов и оценивать эффективность доставки по каждому госконтракту, анализировать и устранять негативные паттерны, системно улучшая процесс.

Публикации о проекте

• Cоздание единой системы учета и управления в компании ООО "Алексион Фарма" на базе современных программных решений "1С:Управление холдингом" и "1С:Управление аптечной сетью"

Результаты проекта

1С:Управление холдингом :
• НСИ
• Бюджетирование и прогнозирование
• Централизованное казначейство
• Отчетность для регуляторов
• Корпоративные закупки
• Управление имуществом
• Процессы и согласование
• Бизнес-анализ и KPI
• Регламентированный бухгалтерский и налоговый учет
• Учет по МСФО и консолидация
• Управленческая и корпоративная отчетность
• Управление кредитами и депозитами
• Интеграция
• EDI
• Управление затратами и расчет себестоимости
• Закрытие периода, финансовый результат и контроллинг
• Расчеты с контрагентами
• Управление договорами

1С:Управление аптечной сетью :
• НСИ, отраслевые НСИ, серийный учет
• Контроль качества, сертификаты
• Управление договорами
• Управление взаимоотношениями с поставщиками
• Управление закупками и запасами
• EDI
• Ценообразование, прайс-листы
• Дистрибьюция
• Управление заказами клиентов
• Управление взаимоотношениями с покупателями (CRM)
• Тендерная деятельность
• Учет продаж лекарственных препаратов в рамках госконтрактов
• Управление отгрузками
• Управление доставкой и логистическими операциями
• Интеграция с ФГИС МДЛП
• Отчетность для регуляторов
• Управление складом
• Интеграция с WMS
• Планирование продаж, закупок
• Расчет себестоимости
• Управленческая отчетность
• Интеграция с внешними системами (ИИ агентами)

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Внедрение критичной функциональности, базового контура (MVP). Автоматизация критичных функций оперативного контура, ведения бухгалтерского учета, отчетности по стандартам РСБУ и МСФО. Это обеспечило компании переход на новую платформу и запуск критичных процессов учёта в максимально сжатые сроки.
2. Развитие функциональности (очередь 2). Развитие и адаптация процессов, полная автоматизация основных направлений деятельности, включая деятельность по государственным контрактам, дистрибуцию, CRM. Внедрение и запуск контуров финансового учета, планирования, бюджетирования и прогнозирования. Существенное расширение перечня автоматизированной корпоративной и аналитической отчетности.

Именно такой подход позволил быстро запустить устойчивое ядро и последовательно развивать систему без потери управляемости.

Функциональная архитектура автоматизированной системы

Структурно-функциональная схема

Архитектура интеллектуального контура

Интеллектуальный контур развернут локально, на серверах заказчика, и полностью изолирован от интернета - ни одна единица чувствительных данных не передаётся во внешние системы. Взаимодействие пользователей и системы построено по простой схеме: пользователи "1С" запрашивают обработку документов по государственным контрактам через отдельное АРМ "1С", а администратор контролирует работу контура через веб-интерфейс по HTTPS. Оркестратор собирает нужную цепочку сервисов под каждую задачу - от распознавания сканов до валидации и возврата результата в "1С". Реализован принцип "единого окна", с каким бы запросом пользователь ни обратился бы к ИИ-лаборатории, оркестрация задачи, поиск решения, обработка результатов, передача результата обратно остается невидимой пользователю: однажды запросив из "1С" формы, пользователь так же получает результат – в той же "1С" форме.

Архитектура интеллектуального контура