Цели проекта

На дворе 21 век: на земной орбите летает манекен астронавта в автомобиле Тесла, транслируя свой полет в прямом эфире 24 часа в сутки, а в Еврейском музее и Центре толерантности вы можете посмотреть историю сотворения мира в 5D-кинотеатре, ощущая на себе физически и нашествие саранчи, и то, как Моисей раздвигал море. Но при этом сотрудникам музея приходится работать в нескольких системах с интерфейсом в стиле "Norton Commander", а руководители подразделения не могут получить ту управленческую отчетность, которая им нужна. И в такой момент все понимают, что пора что-то менять.

К этому моменту ООО "Интеллект Альянс" уже внедрили и сопровождали целый ряд систем на базе "1С" в музее – на платформе "1С:Предприятие 8" были автоматизированы бухгалтерия, документооборот, розница. Поэтому было принято решение автоматизировать учет продажи билетов и музейных ценностей на одном из типовых решений от "1С".

Задача стояла непростая - в короткие сроки разработать единую систему учета, связывающие воедино продажи через кассы, сайт музея, оффлайн терминал, экскурсионное бюро и ряд других подразделений музея.

Ситуация до внедрения

В ЧУК "Еврейский музей и Центр Толерантности" до принятие руководством о создании и внедрении новой системы, учет продажи билетов велся в программе ИнфоАдмин (решение компании «ИнфоТех»). Данный программный продукт повсеместно используется во многих музеях России, но в первую очередь ориентирован на государственные музеи, к которым ЕМЦТ не относится. Таким образом ЕМЦТ при эксплуатации существующей системы сталкивался с целым рядом трудностей, например:

• У музея неоднократно возникал целый ряд пожеланий по доработке системы, однако реализовать их не удавалось из-за разного рода технических и организационных ограничений;
• В текущей системе отсутствовал ряд управленческих и статистических отчетов, которые необходимы музею для анализа своей деятельности;
• Неоптимальный интерфейс рабочего место кассира и сотрудника экскурсионного бюро;
• Невозможность развития системы под текущие потребности музея;
• Отсутствие интеграции с существующей бухгалтерской системы;
• Жесткая логика веб-продаж и невозможность интегрировать эту систему со сторонними сайтами.

Что касается учета музейных ценностей – около 10% ценностей были занесены в Excel-таблицу, которая обновлялась нерегулярно. Остальные ценности были занесены в бумажные книги. Оперативно вести учет и получать необходимую информацию в таком формате было невозможно.

Уникальность и инновационность проекта

Была разработана и внедрена система продаж билетов (фронт-офиса) и учета музейных ценностей именно под негосударственный музей:

• удобное и гибкое планирование продаж, в том числе в одном документе возможно планирование продаж через кассу, сайт, терминал);
• доработанное под тачскрин мониторы рабочее место кассира (цветовые подсказки, настраиваемые кнопки);
• продажи билетов через промо-акции и купоны;
• модуль для ведения программы лояльности "Друг музея":
• ведение реестра активных друзей музея;
• пролонгация участия в программе лояльности;
• гибкая настройка бонусов и преференций для участников программы лояльности,
• опция "гость друга музея" (распространение бонусов и преференция на друзей и знакомых);
• отдельный модуль под экскурсионное бюро:
• планирование и проведение экскурсий;
• расписание экскурсоводов№
• статистические отчеты, позволяющие анализировать популярные экскурсии, вклад экскурсионного бюро в посещение экспозиций (допродажи);
• расчет и начисление премий экскурсоводам;
• сквозной учет бланков строгой отчетности:
• оприходование из типографии;
• распределение между ответственными лицами;
• механизм автоматического списания при продажах;
• возможность сверки при пересортице;
• списание поврежденных бланков;
• отчеты по бланкам согласно формам музея;
• автоматическая печать билетов через специальный принтер билетов:
• настройка параметров печати прямо в чеке (на одном билете, на нескольких);
• автоматическое разбиение видов билетов по категориям посетителей;
• возможность печати билетов с открытой датой;
• настраиваемый макет печати билетов;
• ручная корректировка номеров и функция автоматического списания при повреждении билета;
• двусторонняя интеграция с сайтом через web-сервисы:
• автоматическая передача новых/измененных мероприятий из "1С:УНФ" на сайт,
• возможность отдельного лимитирования кол-ва продаваемых билетов через сайт,
• автоматическая проверка остатков в "1С" при покупке на сайте,
• автоматическое снятие билета с резерва как на сайте, так и в "1С:УНФ" в случае отсутствия оплаты от клиента в течении получаса после приобретения;
• возможность распечатки билетов, купленных через сайт по штрих коду на кассе или терминале;
• отдельный интерфейс и функционал для продажи билетов через офлайн терминал, разработанный на базе технологии "1С:Киоск":
• мультиязычный интерфейс терминала. Пользовательский интерфейс на трех языках – русский, английский и иврит с возможностью расширения количества языков в пользовательском режиме;
• отдельные настройки в планировании продаж под терминал;
• своя компонента на С++, интегрированная в "1С", которая позволяет управлять принтером билетов (открывать крышку, отрезать билет, закрывать крышку и т.п.);
• интеграция с платежной системой Uniteller;
• функция печати билетов, купленных через сайт (достаточно выбрать соответствующую опцию в терминале и поднести к сканеру штрих код билета);
• набор статистических и управленческих отчетов, которые позволяют взглянуть на деятельность музея под разными углами;
• расширенный функционал по ведению учету музейных ценностей – дополнительные аналитики в карточке ценности, доработан и расширен функционал некоторых типовых документов, разработаны печатные формы и отчеты под форматы ЕМЦТ.

Публикации о проекте

• Автоматизация бухгалтерского, налогового, торгово-складского учета в в ЧУК "ЕВРЕЙСКИЙ МУЗЕЙ И ЦЕНТР ТОЛЕРАНТНОСТИ" на базе ПП "1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ"
• Автоматизация учета и хранения музейных ценностей на базе "1С:Музей" в ЧУК "ЕВРЕЙСКИЙ МУЗЕЙ И ЦЕНТР ТОЛЕРАНТНОСТИ"
• Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта "1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации" в ЧУК "ЕВРЕЙСКИЙ МУЗЕЙ И ЦЕНТР ТОЛЕРАНТНОСТИ"

Дополнительная информация к описанию проекта

При разработке интерфейса для оффлайн терминала была использована технология "1С:Киоск". Была написана на С++ и интегрирована с "1С" дополнительная компонента, которая позволяет управлять принтером билетов (открывать крышку, отрезать билет, закрывать крышку), что позволило полностью автоматизировать процесс получения посетителем билета. Также в рамках разработки была написана интеграция с системой платежей Uniteller через спец. компоненту, которая позволила принимать оплаты через карту.

Результаты проекта

1. Продажа билетов в соответствии с законом 54-ФЗ начиная с 1 июля 2018 года.

2. Рабочее место кассира (адаптированное под тачскрин мониторы), которое позволяет кассиру в несколько прикосновений подобрать нужный билет, принять оплату, распечатать и выдать посетителю билет.

3. Оффлайн терминал автоматизированный на платформе "1С:Предприятие 8", стоящий рядом с кассами, который позволяет снизить нагрузку на кассы во время наплыва посетителей.

4. Единая и сквозная экосистема продаж (кассы, сайт, терминал).

5. Автоматизированная деятельность экскурсионного бюро благодаря отдельному модулю, который позволяет планировать деятельность подразделения, интегрировать этот план с сайтом, вести реестр экскурсоводов и планировать их загруженность, рассчитывать зарплату экскурсоводов на основании проведенных экскурсий.

6. За счет разработанных статистических и управленческих отчетов каждый день есть возможность посмотреть детальные итоги предыдущего дня - сколько людей каких категорий пришло в музей, какие мероприятия они посетили, какие экспозиции наиболее популярны, какие экскурсии пользовались популярностью, а какие были отменены из за отсутствия желающих, сколько денег принесли отделы, какой поток клиентов с сайта, по промо акциям и многое другое.

7. Наличие базы данных по музейным ценностям – в любой момент можно получить срез информации по любому предмету (как попал в музей, в каких экспозициях участвовал, все характеристики предмета и т.д.).

1С:Управление нашей фирмой :
• Денежные средства
• Маркетинг и продажи
• Запасы и закупки
• Настройка программы
• НСИ
• Обмен с сайтами
• Подключаемое оборудование
• БСО
• Продажи музея (выставки, мероприятия, билеты)
• Экскурсионное бюро

1С:Музей :
• Музей
• Реставрация
• Справочники
• Учетные операции

1С:Розница

1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации

Архитектура решения и масштаб проекта

Система построена вокруг "1С:УНФ", которая интегрирована с сайтом музея (онлайн продажи билетов, сувенирная лавка) и "1С:Бухгалтерией". Используется клиент-серверный вариант работы.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• оффлайн терминал, собранный по индивидуальному заказу музея;
• разработанная Интеллект Альянс компонента на С++ для интеграции интерфейса терминала в "1С" с принтером билетов;
• специальный принтер печати билетов;
• сканеры штрих кодов;
• ККМ.