Цели проекта

• Перенести архив базы на современное решение 1С, легкое и удобное в обслуживании, в обучении и работе
• Создать единое информационное пространство для работы пользователей с документами и задачами процессов регламентированного, кадрового учета, бюджетирования и учета договоров за счет бесшовной интеграции систем «1С:Предприятие»
• Реализовать возможность внесения плановых и сбора фактических данных по университету в едином контуре, проведения план-фактного анализа по БДДС и БДР
• Повысить эффективность работы сотрудников за счет сокращения ручных операций и исключения дублирования информации и ошибок
• Вести прозрачный учет по договорам со студентами и слушателями, отслеживать в режиме онлайн дебиторскую и кредиторкую задолженность в рамках графиков платежей
• Формировать в программе договоры слушателей МВА отделом маркетинга МВА и представительствами в регионах (Нур-Султан, Атырау, Актобе, Уральск, Кызылорда, Шымкент).

Ситуация до внедрения

Алматы Менеджмент Университет – это предпринимательский, социально-ответственный университет мирового класса.

Более 33 лет на рынке образования, старейший частный вуз страны, 1-ый бизнес-вуз Республики Казахстан, пионер бизнес-образования в СНГ.

В университете обучаются более 3500 студентов, более 450 преподавателей преподают по программам бакалавриата (15 специальностей), магистратуры (7 специальностей), 5 PhD, 30+ краткосрочных, 6 MBA, 1 DBA. Инфраструктура университета составляет 15 845 кв. м. в собственности.

В AlmaU функционируют 8 Школ и 2 центра: Высшая Школа Бизнеса, Школа Менеджмента, Школа Экономики и Финансов, Школа Политики и Права, Школа Цифровых Технологий, Школа Предпринимательства и Инноваций, Школа Гостеприимства и Туризма, Школа Медиа и Кино, Центр Урбанистики, Центр Креативных Индустрий. Обучение проходит на 3-х языках: казахском, русском и английском, по более чем 20 специальностям, среди которых: менеджмент, финансы, маркетинг, ресторанное дело и гостиничный бизнес, регионоведение, программная инженерия, бизнес аналитика и большие данные и др.

Специалисты отдела прикладного и программного обеспечения университета AlmaU (АлмаЮ) обратились в компанию 1С:Первый Бит за помощью в архивации программного обеспечения. Потому что сотрудники университета работали в устаревшей программе «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана, редакция 2.6», решение не обновляется и не поддерживается. База была объемная (боле 5 Гбайт), в ней хранились данные с 2010 года по оценкам студентов и данные с 2014 года по бухгалтерским операциям. Программа долго подгружалась, были трудности в поддержке и обслуживании и в сроках самостоятельного обновления. В программе 1С:КУФИБ работало 50 сотрудников - это бухгалтеры, налоговики, специалисты по расчету заработной платы, бухгалтеры по взаимодействию со студентами.

Эксперты 1С:Первого Бита, оценив ситуацию, предложили перейти на последние версии «1С:Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана», редакция 3.1 и установить модуль «Бит.Финанс» для ведения бюджетирования и учета договоров.

Доработали модуль «Бит.Финанс» по учету графиков оплаты студентов и слушателей.

Доработка позволяет выстроить дебиторскую задолженность согласно графику по договору обучения в режиме онлайн.

Бюджетирование позволяет формировать план-фактный анализ, факт собирается автоматически из «1С:Бухгалтерия для Казахстана».

Бесшовная интеграция «1С:Бухгалтерия для Казахстана» и «БИТ.ФИНАНС» позволила упростить процесс получения фактических данных. Теперь при формировании план фактного анализа, факт собирается автоматически из «1С:Бухгалтерия для Казахстана».

В университете свыше 3 500 студентов, вести учет по оплатам с каждым студентом и слушателем в рамках графиков платежей - одна из важных задач отдела финансов университета.

Инструмент «Учет и управление договорами» в модуле «Бит.Финанс» упростил процесс формирования договоров со студентами, вывел договоры по программам обучения, например, МВА или бакалавриат, дал возможность отследить договоры в рамках регионов (Нур-Султан, Атырау, Актобе, Уральск, Кызылорда, Шымкент).

Для реализации проекта была выбрана технология сбалансированного внедрения: проектные команды заказчика и интегратора работали сообща.

У университета заключен договор на платное технологическое обслуживание, в рамках него специалисты AlmaU самостоятельно обновляют модуль «Бит.Финанс».

Уникальность и инновационность проекта

Алматы Менеджмент Университет на рынке Казахстана представлен уже более 33 лет. Уникальность проекта заключалась в большом количестве данных для переноса, в необходимости сохранения исторических данных начиная с 2017 года. Благодаря слаженной работе специалистов 1С:Первого Бита и ALMAU проект был завершен в течение 3 месяцев.

Инновационность проекта - в использовании современных решений 1С, в возможности топ-менеджерами университета управлять финансовым состоянием в режиме онлайн и вносить изменения в случае необходимости. Например, при отклонении факта от плана, повысить активность.

Публикации о проекте

• Легкий переход на современные решения 1С в Учреждении образования "Алматы Менеджмент Университет"

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

1. Сохранены исторические данные по регламентированному, кадровому учету, по взаимодействию со студентами и слушателями, в виде данных в ведомостях успеваемости с 2017 года.
2. Ускорение формирования план-факта по БДР и БДДС на 30%
3. БДДС и БДР теперь планируются в системе БИТ.ФИНАНС. Фактические данные автоматически формируются на основании данных, полученных из 1С:Бухгалтерия для Казахстана.
4. Менеджмент университета теперь владеет объективной картиной о финансовой ситуации в любой момент времени и может планировать деятельность не только на год/полугодие/квартал с пересмотром бюджета при необходимости.
5. За 3 месяца система запущена в промышленную эксплуатацию: выполнен перенос данных, бесшовная интеграция программных решений 1С и настройка прав доступа, автоматизированы процессы бюджетирования и учет договоров.
6. Сокращены трудозатраты в подразделениях на 35% благодаря автоматизированному учету договоров
7. Сокращены операционные и административные расходы на 50%, благодаря легкому обслуживанию решений последних версий 1С.
8. Сокращение дебиторской задолженности на 20% благодаря оперативному контролю графика платежей в режиме реального времени.

1С:Бухгалтерия для Казахстана :
• Банк и касса
• ОС и НМА
• Склад и остатки товаров и материалов
• Покупка и Продажа

Бит.Финанс :
• Бюджетирование
• Учет договоров

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта эксперты 1С:Первого Бита выполнили следующие работы:

• ввели новый план счетов в «1С:Бухгалтерия для Казахстана»,
• провели свертку бухгалтерских остатков и перенесли в «1С:Бухгалтерия для Казахстана»,
• перенесли актуальные остатки в 70 000 основных средств из 1С:КУФИБ в «1С:Бухгалтерия для Казахстана»,
• перенесли остатки по 5 000 дебиторов-кредиторов,
• перенесли данные по действующему персоналу, это 500 преподавателей, из 1С:КУФИБ в «1С:Зарплата и управление персоналом»,
• перенесли сведения по начисленной заработной плате за 2020 год и налогам/взносам с физлиц для расчета среднего заработка (отпускных, компенсаций, больничных) из 1С:КУФИБ в «1С:Зарплата и управление персоналом»,
• провели актуализацию справочников Основные средства, Контрагенты, Сотрудники,
• перенесли сведения по графикам платежей студентов и слушателей с 2017 года из 1С:КУФИБ в доработку модуля «Бит.Финанс».