Цели проекта

1. Создать единую информационную систему в клинике.
2. Наладить учёт материалов и товаров на складе и в клинике.
3. Оптимизировать расписание врачей и настроить учет рабочего времени сотрудников с показателями эффективности.
4. Обеспечить возможность ежедневного контроля показателей клиники в различных разрезах.
5. Выполнить требования обязательной маркировки товаров при приеме и выбытии лекарственных препаратов.

Ситуация до внедрения

«Тебе» — это клиника превентивной и эстетической медицины. Это первая клиника подобного формата в Красноярске. Клиника комплексно и персонифицировано подходит к здоровью пациентов. Сотрудничает с передовыми мировыми и Российскими центрами превентивной̆ медицины. В штате клиники - врачи гинекологи, эндокринологи, косметологи, младший медицинский персонал и административные сотрудники.

Директор клиники «Тебе» обратился в компанию «1С:Первый Бит» с запросом на автоматизацию учета материалов и складских запасов в июне 2021 года. Для проведения процедур в клинике используются различные материалы, продаются лекарственные препараты и косметика, и очень важно вести оперативный учет, особенно учитывая требования обязательной маркировки лекарств. На момент обращения в клинике велся учет клиентов в CRM-системе «Клиентикс», а бухгалтерский, кадровый и налоговый учет велся в программе 1С:Бухгалтерия. Данных программ для создания удобной и единой информационной системы в компании было недостаточно.

Офис 1С:Первого Бита в Иркутске специализируется на автоматизации медицинских центров, клиник и больниц и поэтому предложил рассмотреть программу БИТ.Управление медицинским центром (БИТ.УМЦ), на основе которой уже автоматизировано более 3000 медицинских учреждений по всей России. Функциональность данного решения обширна и позволяет вести учёт по всем направлениям деятельности медицинской организации. Кроме того, в данной программе реализован учёт маркированных лекарственных препаратов. По итогу презентации программы руководство клиники «Тебе» приняло решение о комплексной автоматизации и внедрении БИТ.УМЦ.

Уникальность и инновационность проекта

Программа «БИТ.УМЦ» является модульной, поэтому было принято решение о поэтапном внедрении программы. В первую очередь специалисты 1С:Первого Бита внедрили основной модуль программы — «Регистратура», который помогает управлять загрузкой клиники. Команда Первого Бита настроила данный модуль учитывая требования и бизнес-процессы клиники «Тебе». А именно, внесли шаблоны и карточки пациентов, расписание и график работы врачей, прописали правила оплаты услуг клиники. Для сотрудников регистратуры провели обучение по работе с программой.

Следующим этапом был внедрен модуль «Управляющий». Этот модуль помогает руководителям клиники принимать управленческие решения на основе аналитических отчетов по различным показателям.

В рамках этого этапа проекта были настроены следующие отчеты:

• Отчёт по продажам — предоставляет данные о количестве и сумме продаж товаров и услуг клиники.
• Воронка продаж — помогает наглядно анализировать продажи от первичного контакта с клиентом (по телефону, по записи, по первому визиту без предварительной записи) до последующего получения клиентом медицинских услуг клиники. В том числе показывает повторные посещения клиентов;
• Анализ источников информации — показывает сумму продаж в разрезе того, откуда клиент узнал о клинике. Данные о том, откуда клиент узнал о клинике, заносятся при создании карточки клиента;
• Сводный отчёт за сутки — показывает движение денег по кассе, выработку сотрудников, взаиморасчеты с сотрудниками на определенную дату или период.
• Динамика показателей осмотров — показывает изменения показателей осмотром, например, динамику по анализам;
• Соответствие лечения стандартам — показывает насколько приемы врачей соответствуют стандартам оказания медицинских услуг клиники в разрезе врачей.

Далее специалисты иркутского офиса 1С:Первого Бита перенесли данные клиентской базы из прошлой CRM клиента в БИТ.УМЦ. Модуль «CRM» в программе БИТ.Управление медицинским центром позволил клинике не только вести учет клиентов, но и проводить анкетирование клиентов и сбор обратной связи. В данном модуле можно сегментировать клиентов по полу, возрасту и истории визитов, формировать списки для обзвонов клиентов, СМС и Email рассылок, а также настроить отправку автоматических уведомлений клиентам. Данные возможности помогают клиники расширять свою клиентскую базу и возвращать «потерянных» клиентов.

Следующая задача — автоматизация складского учета. Сотрудники 1С:Первого Бита настроили программу для проведения инвентаризаций по внутренним правилам компании, приемки и перемещения товаров, управления ценообразованием. Указали нормы расхода материалов на разные виды услуг. Настроили отчетность по складу:

• ведомость по товарам на складах;
• минимальные остатки;
• расход материалов на работы;

Внедрение данного модуля позволило клинике «Тебе» контролировать расход материалов с подсчетом отклонений от установленных норм и контролировать остатки материалов, лекарственных средств и другой продаваемой продукции на складе.

Далее перешли к настройке блока «Учёт сотрудников и зарплаты». Занесли данные о сотрудниках и схемах мотивации. Настроили синхронизацию с 1С:Бухгалтерия для оперативного отражения данных в бухгалтерской программе и исключения двойного, ручного ввода информации. По итогу этапа сотрудники клиники стали:

• рассчитывать заработную плату по индивидуальным схемам с учетом KPI;
• автоматически заполнять графики работы сотрудников;
• анализировать популярность и простои сотрудников;
• видеть выработку каждого сотрудника.

Когда основные настройки модулей медицинской информационной системы БИТ.УМЦ были завершены, специалисты 1С:Первого Бита загрузили шаблоны осмотров врачей в систему и начали обучение врачей по работе с программой. Обучение проходило по группам, в зависимости от специализации врачей. Данный подход помог каждому врачу быстро освоить новую для себя программу, начать вести записи по осмотрам и планам лечения пациентов.

Для того чтобы каждый врач мог видеть свое расписание приема пациентов вне клиники, настроили синхронизацию расписания в программе БИТ.УМЦ с Google-календарем. Теперь врачи всегда могут видеть свою нагрузку в клинике «Тебе» со своих мобильных устройств, получать уведомления о приближающихся приемах.

Далее команда Иркутского офиса 1С:Первого Бита приступила к организации выполнения требований обязательной маркировки лекарственных препаратов. Зарегистрировали компанию в «Честном знаке», подключили регистратор выбытия и 2D-сканер для приема и выбытия лекарственных препаратов. Настроили обмен данных с БИТ.УМЦ, чтобы автоматически вести учет по препаратам. Для сотрудников провели обучению по использованию оборудования и правильному принятию и выбытию маркированных лекарственных препаратов.

Последним этапом внедрения программы БИТ.УМЦ была загрузка шаблонов договоров и информированного добровольного согласия (ИДС) пациента клиники «Тебе». Использование единых шаблонов из программы исключает ручное создание этих документов, каждый пациент получает правильный и утвержденный внутри компании документ.

Специалисты 1С:Первого Бита протестировали все настройки и запустили программу БИТ.УМЦ в рабочую эксплуатацию. Все сотрудники клиники «Тебе», в том числе и врачи, сразу смогли начать работать в единой информационной среде и вести правильный учёт, благодаря ранее проведенному обучению.

Сейчас Иркутский офис компании «1С:Первый Бит» сопровождает решение БИТ.УМЦ в клинике превентивной медицины «Тебе». Сотрудники клиники обращаются за консультациями по использованию программы и по работе с системой маркировки 24/7. Также по требованию руководителей клиники настраиваются дополнительные отчёты и загружаются необходимые документы.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта "БИТ:Управление медицинским центром" в компании ООО "ВЕНГЕР"

Результаты проекта

1. Руководители компании принимают управленческие решения, основанные на реальных данных, по эффективности подразделений, сотрудников и клиники в целом. Это помогает оптимизировать работу сотрудников и сокращать затраты.

2. Повысили скорость работы регистратуры за счет автоматизации записи пациентов и шаблонных документов. Исключены задвоенные записи и потеря информации о клиентах и приемах.

3. Сокращены затраты на материалы за счёт оперативного учета расхода материалов и действия стандарта по использованию материалов на каждую процедуру.

4. Оптимизирована работа врачей, благодаря отчетам по выработкам сотрудников и автоматизации графиков работы врачей.

5. Клиника полностью соответствует требованиям обязательной маркировки лекарственных средств.

БИТ.Управление медицинским центром

Архитектура решения и масштаб проекта

В результате проекта внедрен программный продукт БИТ.Управление медицинским центром. Данный программный продукт имеет сертификат «1С:Совместимо», который подтверждает, что программа признана фирмой «1С» совместимой с системой программ «1С:Предприятие 8.3», как конфигурация в режиме управляемого приложения.

Реализована синхронизация с 1С:Бухгалтерия.