Цели проекта

• Создание системы учета, соответствующей требованиям законодательства к государственным бюджетным учреждениям и учитывающей специфику деятельности предприятия.
• Автоматизация управленческого учета с целью обеспечения своевременного, полного и достоверного отражения в учете операций по формированию и исполнению бюджета, повышения оперативности формирования отчетности об исполнении бюджета, а также предоставления информации для принятия управленческих решений.
• Расчет заработной платы, стипендии и кадровый учет в единой информационной системе.
• Перевод учетных решений на платформу 1С.

Ситуация до внедрения

Московская государственная академия ветеринарной медицины и биотехнологии (МГАВМиБ) — высшее учебное заведение в Москве. Готовит бакалавров, специалистов и магистров по направлениям: ветеринария, ветеринарно-санитарная экспертиза, биология — бакалавриат (с профилизацией биофизика, биохимия, биоэкология), биология — магистратура (направление биотехнология), зоотехния, товароведение. В состав академии входят пять факультетов: ветеринарной медицины, ветеринарно-биологический, факультет товароведения и экспертизы сырья животного происхождения, факультет зоотехники и агробизнеса, заочного и очно-заочного (вечернего) обучения.

Раньше в академии функционировало большое количество программных продуктов. Платформы реализации программных продуктов были различны. Обмен данными между конфигурациями был реализован частично или отсутствовал, часть данных пользователи вносили вручную. Основной предпосылкой проекта стала актуальность задачи построения единой информационной системы на платформе 1С для Московской государственной академии ветеринарной медицины и биотехнологии. Многообразие и специфика видов деятельности организации, изменяющееся законодательство требует внесения изменений в систему, обеспечивающую ведение бухгалтерского, финансового и кадрового учета.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключается в многообразии видов деятельности МГАВМиБ, в переходе со сторонней учетной системы, с переносом оборотов на 1 октября 2021 года, оптимизации НСИ, аналитического учета на счетах плана счетов, в задачах автоматизации управленческого учета, автоматизации учета исполнения смет по научным договорам, оптимизации бизнес-процессов учреждения, необходимости автоматизации складского учета.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности предприятия на базе ПП "1С:Бухгалтерия государственного учреждения ПРОФ" в ФГБОУ ВО "МГАВМиБ - МВА имени К.И. Скрябина"
• Автоматизация деятельности предприятия на базе ПП "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" в ФГБОУ ВО "МГАВМиБ - МВА имени К.И. Скрябина"

Дополнительная информация к описанию проекта

Выполненные работы:

• Проведено обследование текущих бизнес-процессов учреждения (бухгалтерский учет, складской учет, учет научных договоров, управленческий учет);
• Проведено обследование процесса подготовки, формирования плановой потребности учреждения в разрезе по подразделениям;
• Проведены работы по проектированию подсистем будущей единой системы, реализованной на базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0;
• Проведены работы по сопоставлению плана счетов прошлой сторонней учетной системы и типового плана счетов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0, оптимизированы аналитические разрезы и набор субсчетов;
• Проведены работы по сопоставлению НСИ прошлой учетной системы и типовых справочников «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0, оптимизирован состав справочников для целей переноса данных;
• Разработана подсистема складского учета для автоматизации деятельности склада учреждения (поступление на склад, передача со склада, формирование реестров и выходных форм, отработка складских документов в бухгалтерском учете);
• Разработана подсистема учета научных договоров для автоматизации процесса регистрации научных договоров и грантов в системе (в связке с типовым справочником «Договоры и иные основания возникновения обязательств»), ввода данных по смете договоров и грантов, плане финансирования и графике начислений (закрытия этапов). Данные вводятся в разрезе подразделений, периодов, статей расходов/доходов, видов расходов и аналитических кодов доходов и кодов экономической классификации;
• Разработаны механизмы для загрузки реестров из коммерческого банка с целью автоматизации разноски поступлений по договорам проживания в общежитии и обучения по бухгалтерским и управленческим аналитикам;
• Разработаны механизмы для автоматизации приема оплат за проживание и обучение через кассу учреждения;
• Разработаны механизмы для загрузки потребностей подразделений из шаблона Excel, утвержденного в организации;
• Разработаны механизмы автоматизированного формирования доходной части бюджета учреждения со сбором данных по плановым суммам поступлений по договорам аренды, научным договорам и грантам, по прочим доходным договорам;
• Разработаны механизмы автоматизированного формирования расходной части бюджета учреждения со сбором данных по утвержденной плановой потребности;
• Разработаны механизмы для вывода выходных форм по суммам утвержденной плановой потребности по подразделениям и номенклатурам плана, суммам бюджета и данным по его исполнению, в том числе с учетом зарезервированных, но еще не произведенных расходов;
• Разработаны механизмы для регистрации счетов на оплату от поставщиков, резервированию средств по договорам для оперативного и корректного анализа остатков по договорам, а также для автоматизированного заполнения расчетно-платежных документов;
• Реализованы механизмы для автоматизированной корректировки данных бюджета, а также плановой потребности по подразделениям;
• Разработка механизмов учета договоров на аренду парковочных мест с возможностью формирования графика платежей по договору, контролю задолженности, а также фиксации занимаемого машиноместа;
• Разработаны права доступа, настроено разграничение по группам доступа в соответствии с выполняемыми функциями для пользователей;
• Настроены интерфейсы, отчеты, формы списка документов в соответствии с выполняемыми пользователями задачами;
• Разработаны механизмы обмена данными по сотрудникам, подразделениям и должностям между бухгалтерской и зарплатной конфигурациями;
• Разработаны механизмы обмена данными по статьям финансирования по научным договорам между бухгалтерской и зарплатной конфигурацией, обмен происходит при регистрации научного договора в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
• Произведен перенос входящих остатков по счетам бухгалтерского учета на 01.01.2021 года;
• Выполнен перенос оборотов по счетам бухгалтерского учета за 9 месяцев 2021 года, с трансформацией аналитики и счетов из предыдущей учетной системы в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0;
• Внедрены системы бухгалтерского, складского и управленческого учета в эксплуатацию;
• Организовано поддержание форматов обмена с СУФД, форматов выгрузки и форм регламентированной бухгалтерской и налоговой отчетности в актуальном состоянии;
• Организован контроль корректного ведения учета в программе для предотвращения накопления ошибок и значительных расхождений при сдаче отчетности;
• Выполнен перенос расчетных данных из предыдущей учетной системы в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3.1;
• Выполнен перенос данных по стипендиям обучающимся из предыдущей учетной системы в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3.1;
• Сделана настройка прав доступа по совмещениям и выводам оклада для кадровиков;
• Разработаны печатные формы кадровых приказов, трудовых договоров и дополнительных соглашений;
• Разработан механизм расчета аванса процентом от заработной платы с учетом отклонений;
• Разработаны выгрузки в файл для перечисления заработной платы в банки с поддержкой актуальности формата файлов для банков;
• Настроена синхронизация бухгалтерских проводок с 1С:БГУ, ред. 2.0;
• Настроен и автоматизирован учет в торговых точках двух студенческих столовых и в киоске библиотеки;
• Организован учет готовой продукции для продукции, выпускаемой типографией учреждения.

Результаты проекта

• Ведение полного цикла учетных процессов в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0;
• Формирование регламентированной бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0;
• Ведение управленческого учета и учета научных договоров в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0;
• Формирование выходных форм по исполнению финансовых планов (кассовое исполнение, исполнение с учетом принятых обязательств и ожидаемых расходов);
• Автоматизированное формирование финансовых планов по данным плановой потребности, переходящих договоров, плановых данных по суммам заключенных договоров по направлениям деятельности;
• Ведение складского учета в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0;
• Формирование выходных форм по остаткам на складе и оборотам по складу в режиме реального времени;
• Формирование бюджета учреждения в различных аналитических разрезах (по видам деятельности, в разрезе центров финансовой ответственности и других разрезах бюджетирования);
• Резервирование денежных средств под планируемые расходы;
• Планирование доходов и расходов учреждения в соответствии с утвержденной финансовой структурой учреждения;
• Обеспечен надежный контроль за финансами МГАВМиБ – МВА имени К.И. Скрябина;
• Быстрое получение управленческой отчетности позволяет руководству держать под контролем деятельность учреждения и своевременно принимать взвешенные решения;
• Автоматизирован учет доходных договоров;
• Обеспечена своевременная сдача регламентированной отчетности учреждения;
• Обеспечена своевременная сдача налоговой отчетности;
• Повышены прозрачность и эффективность ведения бухгалтерского учета;
• Налажена эффективная система учета в соответствии с требованиями законодательства к учету и особенностями деятельности;
• Сдача регламентированной отчетности ускорилась в несколько раз, используются механизмы автозаполнения форм, процесс сбора данных стал прозрачным и быстрым;
• Время на расчет заработной платы сотрудников сократилось на несколько дней;
• Упростился процесс сдачи квартальной регламентированной отчетности РСВ, 4-ФСС, 6-НДФЛ;
• Руководство формирует произвольные аналитические отчеты с любой детализацией;
• Организован учет начислений, удержаний, налогов с ФОТ по различным источникам финансирования, статьям затрат и прочей аналитики;
• Обеспечено формирование отчетов по начисленным суммам заработной платы и отчислений в различных разрезах аналитического учета;
• Организована работа со штатным расписанием: сопровождение ведения штатного расписания и изменений к нему, формирования отчета по занятости ставок по штатному расписанию на выбранную дату, формирования штатного расписания в связи с вводом новых тарифных ставок;
• Обеспечено формирование списков работников по различным выборкам и общего количества дней предоставления данных об использовании работником количества дней очередных отпусков;
• Организован автоматизированный расчет стипендий обучающимся в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3.1;
• Обеспечена защита персональных данных работников от постороннего доступа в соответствии с требованиями действующего законодательства.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура проекта реализована путем ведения бухгалтерского, управленческого и складского учета в единой базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0. Кадровый учет и расчет заработной платы ведется в единой базе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3.1.