Главная О конкурсе Проекты Зал славы Жюри Новости Партнеры Контакты
Регистрация/Авторизация
Все проекты Рекомендованные проекты Популярные проекты Обсуждаемые проекты
Система документооборота на 3000 рабочих мест золотодобывающей компании "Полюс"
Сроки выполнения: Октябрь 2014 - Август 2016
Трудозатраты по проекту: 29 000 чел.-час.
Регион Центральный федеральный округ РФ
3
тыс
Рабочих мест, АРМ
29
тыс
Трудозатраты, чел-ч
136.4
Скорость, арм/мес
10
Удовлетворенность заказчика, баллы
Заказчик
ПАО "Полюс"
Исполнитель
"1С-КПД", "Центр "ФОРВАРД"
3 000
Автоматизированных рабочих мест (APM)
Внедренные продукты
1С:Документооборот
Предметные области
  • Документооборот (ECM)
Отрасли
Добывающая промышленность
1
Описание проекта

Цели проекта

Цель: повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.

Задачи проекта:

  • создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
  • снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю;
  • сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и казначейства;
  • сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
  • контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
  • сокращение доли ручного труда, снижение влияния человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).

Ситуация до внедрения

В 2014 году в компанию пришли новые топ-менеджеры, и первая задача, которую они поставили, - решить проблему коммуникации между всеми бизнес-единицами путём создания единой системы электронного документооборота, работающей по единым правилам и позволяющей контролировать всю деятельность компании в этой области. Основная цель проекта - повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.

Невозможно было согласовывать в системе электронного документооборота договор, по которому процесс согласования начинался, например, в Москве, далее продолжался в Красноярске и после этого вновь возвращался в Москву.

"На тот момент, - вспоминает Василий Долгов, - у нас не было единой системы документооборота и какого-либо инструментария для контроля исполнительской дисциплины, как не было и централизованного хранения электронных документов". В компании было много локальных хранилищ файлов, договоры и приказы лишь частично хранились в системах документооборота. Невозможно было согласовывать в системе электронного документооборота договор, по которому процесс согласования начинался, например, в Москве, далее продолжался в Красноярске и после этого вновь возвращался в Москву. Это делалось через традиционную корпоративную почту. Отследить такой процесс очень тяжело, да и занимал он много времени.

Исполнителями работ по внедрению СЭД в компаниях Группы Полюс являлись:

- в части реализации пилотного проекта в Корпоративном центре - ЗАО "Полюс", г.Москва - "Центр "ФОРВАРД" (с октября 2014 г. по июль 2015 г. );

- с августа 2015 г. к тиражу системы была привлечена компания "1С-КПД" (в части тиража в КБЕ и иных компаниях Группы "Полюс" системы СЭД, созданной в рамках договора, исключительные права на которую принадлежат ЗАО "Полюс").

Уникальность и инновационность проекта

Большой масштаб - в единой системе электронного документооборота организовано 3000 рабочих мест. Сложность представляла территориальная распределённость компании. В результате создана система с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Решены проблемы с каналами связи - на дочерних предприятиях нередко доступна только спутниковая связь.

Выполнено несколько критически важных доработок типовой системы "1С:Документооборот".

  1. Подсистема защиты информации. Необходимо было защитить те документы, которые служба безопасности считает конфиденциальными и на которые наносится гриф "Конфиденциально". С точки зрения службы безопасности, система должна быть максимально защищена и удовлетворять как всем требованиям законодательства, так и внутренним нормативным документам компании. "Если не учитывать методологический этап проекта, то приблизительно 40% от трудозатрат по проекту заняла разработка систем, связанных с безопасностью", -  акцентирует внимание Василий Долгов.
  2. Подсистема, обеспечивающая территориально-распределённый обмен документами. Она расширяет возможности типовой системы "1С:Документооборот" по обмену документами с распределёнными базами и позволяет выстроить сквозные бизнес-процессы и проследить маршруты движения документов по процессу в территориально-распределённой среде. "Ключевой момент - у нас во всех других системах и бизнес-единицах используется единая ссылка на документ, - отмечает Василий Долгов. - Таким образом, любой сотрудник, работающий в "1С:Бухгалтерия", которому потребовалось, например, посмотреть текст соответствующего договора, может сразу, одним "кликом" посмотреть его, если у него есть на это права".
  3. Совместное редактирование документов при параллельном согласовании. В стандартном механизме системы "1С:Документооборот" учет изменений ведется с помощью версий документа, но в нём могут быть отражены изменения только одного редактора. Это хорошо работает в случае последовательного согласования, но в "Полюсе" применяется и параллельное согласование договоров различными департаментами. Для этого возможности системы "1С:Документооборот" расширили функциями совместного редактирования документов.

"Мы создали несколько подсистем, которые не входят в типовой релиз системы "1С:Документооборот", но, возможно, будут интересны крупным холдингам с сильной службой безопасности и со сложными бизнес-процессами", - отмечает Василий Долгов.

Публикации о проекте

Дополнительная информация к описанию проекта

Проектная команда группы "Полюс":

  • Долгов Василий, ответственный за проект;
  • Малакшинова Ирина, менеджер проекта;
  • Каменский Сергей, специалист по "1С:Документооборот";
  • Каратаев Олег, специалист по "1С:Документооборот".

Проектная команда "1С-КПД":

куратор, руководитель проекта, архитектор проекта, технический архитектор проекта, ведущий разработчик, методолог, 2 программиста, 3 специалиста линии консультации, 3 бизнес-аналитика, 3 консультанта.

Общие трудозатраты по проекту тиражирования системы составили 16 000 чел.-час.


Проектная команда "Центр "ФОРВАРД":

в рамках пилотного проекта, кроме руководителя проекта и методолога, а также 4 консультантов-аналитиков, включала эксперта по защите конфиденциальной информации. Для реализации подсистемы защиты информации привлекались также 2 разработчика на базе технологий Microsoft (помимо участвовавших в проекте архитектора и 3 разработчиков на платформе 1С), а для проведения тестирования производительности и подбора оптимальной конфигурации серверов БД, сервера Приложений и терминальных серверов – был привлечен эксперт по нагрузочному тестированию. Общие трудозатраты команды составили более 13 000 чел.-час., которые учтены в том числе в указанном выше общем объеме работ по проекту.

Результаты проекта

Проведена полная автоматизация организационно-распорядительного документооборота, а также работы с договорами. "Важно не просто внедрить систему электронного документооборота, а привить культуру её использования, и этот процесс постепенно идёт, - делится опытом Василий Долгов. - Многие подразделения начинают редактировать в системе свои документы, вести протоколы совещаний. Здесь нам помогают ключевые пользователи, которые стали ведущими инициаторами использования системы на местах".

Долгов Василий Сергеевич, начальник управления информационных технологий "Полюса"

Основных направлений получения эффекта от инвестиций в СЭД три:

  1. сокращение сроков согласования договоров. Василий Долгов отмечает существенный выигрыш во времени в процессе составления и согласования договоров, особенно типовых;
  2. контроль исполнительской дисциплины, прозрачность и контроль всех бизнес-процессов. Когда в системе электронного документооборота запускается какой-либо процесс, обязательно указывается время, на которое документ может задержаться в каждой точке согласования. Таким образом, осуществляется контроль. Более того, в подразделениях компании есть ответственные лица, которые следят за тем, как сотрудники "отрабатывают" договоры и сдают ли точно в срок. Раньше, до внедрения системы электронного документооборота, такой возможности не было;
  3. минимизация ручного труда, что привело к росту эффективности работы сотрудников.

Например, согласование ИТ-политики с помощью системы электронного документооборота заняло 3 недели, тогда как без использования системы этот процесс занимал около трёх месяцев.

Характеристики проекта
2
Масштаб проекта
Внедренные программные продукты

    1С:Документооборот :
  • Подсистема защиты информации
  • Территориально-распределённый обмен документами
  • Совместное редактирование документов

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках тендерного отбора, проведенного в 2014 году предполагался пилотный проект на 200 пользователей в КЦ Группы "Полюс" и дальнейший тираж системы в "Полюс" на 1700 пользователей. Однако, в ходе реализации проекта, было принято решение расширить рамки Пилотного проекта до 250 пользователей,  а тираж системы реализовать до 3000 пользователей, тендер на который в июле 2015 года выиграла компания "1С-КПД".

В рамках пилотного проекта, который реализовывался "Центр "Форвард", была создана уникальная Подсистема Защиты Информации с использованием как доработанных сервисов Microsoft Windows Rights Management Services (RMS), так и иного аппаратно-программного обеспечения шифрования информации, имеющего сертификаты ФСБ России, подтверждающие соответствие его требованиям по защите конфиденциальной информации от НСД

Данная Подсистема Защиты Информации (ПЗИ) предназначена для предотвращения несанкционированных обращений к электронной информации в онлайновом и автономном режиме. Ввод СЭД в опытно-промышленную и промышленную эксплуатацию был произведен после получения положительного заключения в области ТЗКИ о соответствии СЭД и ПЗИ требованиям безопасности.

Подсистема Защиты Информации обеспечивает автоматизированное, настраиваемое категорирование ресурсов СЭД на уровне: объекты, элементы контента, диски, папки, файлы, по следующим типам: общедоступно, конфиденциально, коммерческая тайна и персональные данные, с присвоением соответствующим файловым ресурсам и содержащемуся в них контенту видимых реквизитов (грифы) и невидимых пользователями меток (технических признаков) и соответствующих им функциональных свойств.

В рамках пилотного проекта было проведено нагрузочное тестирование с использованием 1С:КИП, для подбора оптимальной конфигурации серверов БД, сервера приложений и терминальных серверов.

По результатам пилотного проекта в качестве корпоративного стандарта приняли систему "1С:Документооборот" и тиражировали на бизнес-единицы в регионах. Тиражирование осуществлялось компанией "1С-КПД". В результате была создана система с распределённой базой данных и консолидацией данных в корпоративном центре. Такой подход позволил:

  • обеспечить единый контур управления документами;
  • минимизировать затраты на интеграцию с другими корпоративными системами;
  • сократить затраты на поддержку;
  • сконцентрировать в одном месте собственную экспертизу по электронному документообороту.
  • Важно отметить реализацию возможности удалённого доступа к системе документооборота с мобильных устройств.

Система охватила все функции документооборота:

  • автоматизация деятельности секретариата и делопроизводства;
  • централизованное хранение документов;
  • маршрутизация документов и управление бизнес-процессами;
  • контроль исполнения документов;
  • автоматизированный поиск документов;
  • обеспечение информационной безопасности и разграничения доступа к документам;
  • формирование статистических и аналитических отчётов.

Архитектура системы электронного документооборота показана на рис. 1. Единая система объединяет 3000 рабочих мест.

Рис. 1. Архитектура системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота интегрируется с другими системами, которые внедряются в компании. "Сейчас одновременно запущены более 20 ИТ-проектов, - отмечает Василий Долгов, - нацеленных на автоматизацию бизнеса компании. И система документооборота призвана стать тем базисом, на который будут "нанизаны" эти системы и который будет обеспечивать весь внутренний оборот документов между ними. Уже завершается интеграция системы с модулем казначейства, в ближайших планах - интеграция с МТО".

3000
Суммарное кол-во арм, шт.
1
кол-во внедренных решений 1С (типовых, специализированных, отраслевых) в рамках проекта, шт.
3
кол-во внедренных подсистем отдельных решений 1С, шт.
3
Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения
136.4
скорость автоматизации, АРМ/МЕС
29000
суммарное кол-во человека-часов проектной команды
9.67
Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.-час.
4
Сроки и качество
0%
Отклонение по срокам, %
0%
Отклонение по бюджету, %
10
соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе
10
общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10-балльной системе
5
Экономический эффект от внедрения
Похожие проекты
Автоматизированная система охраны труда и промышленной безопасности АО "Учалинский ГОК"
АО "Учалинский ГОК"
50 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Челябинск"
58 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Комплексное внедрение ERP: импортозамещение и модернизация ПО
ОАО "Севернефтегазпром"
610 aрм
Исполнитель: "Агентство Прямых Инвестиций", "Артифекс Проф"
92 оценки
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение программного комплекса "Налоговый мониторинг"
АО "Ачимгаз"
150 aрм
Исполнитель: "Агентство Прямых Инвестиций", "Артифекс Проф", "АЙСИ ГРУПП"
221 оценка
3 комментария
Подробнее о проекте
Внедрение автоматизированной системы выдачи нарядов-допусков, нарядов и заданий
АК "АЛРОСА" (ПАО)
90 aрм
Исполнитель: "Производственная безопасность и экология"
82 оценки
4 комментария
Подробнее о проекте
Внедрение системы юридически значимого электронного документооборота В2В на платформе "1С"
ПАО "ГМК "Норильский никель"
565 aрм
Исполнитель: "БерингПойнт"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
"Железнодорожная торговая компания" построила систему электронного документооборота
АО "Железнодорожная торговая компания"
900 aрм
Исполнитель: "Центр "Форвард"
17 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение 1С:Документооборот 3.0 в ООО "Первый Мясокомбинат"
ООО "Первый Мясокомбинат"
100 aрм
Исполнитель: "1С-КПД"
11 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Комплексная медицинская система на базе "1С" для косметологической клиники. Кейс "Клиники Алины Бухаровой"
ООО "Клиника Алины Бухаровой"
22 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Челябинск"
47 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение и модификация системы электронного документооборота на базе типового решения "1С:Документооборот КОРП"
ООО "Концерн "Тракторные заводы"
650 aрм
Исполнитель: "КИТ СИСТЕМС", "ИТ-Софт"
199 оценок
4 комментария
Подробнее о проекте
Запуск и развитие процессов документооборота в АО "ТЕХНОФОРМ"
АО "ТЕХНОФОРМ"
60 aрм
Исполнитель: "Райтек ДТГ"
45 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Комплексное внедрение "1С:ERP Управление предприятием" в АО "Новотроицкий завод хромовых соединений"
АО "Новотроицкий завод хромовых соединений"
205 aрм
Исполнитель: "1С:Бизнес решения"
83 оценки
0 комментариев
Подробнее о проекте
Переход на кадровый электронный документооборот на авиастроительном предприятии
АО "Уральский завод гражданской авиации"
200 aрм
Исполнитель: АО "Уральский завод гражданской авиации"
1 оценка
0 комментариев
Подробнее о проекте
Консолидация информационных систем с помощью "1С:Документооборот КОРП", ред. 3 в Тюменском государственном университете
ФГАОУ ВО "Тюменский государственный университет"
3 000 aрм
Исполнитель: "Большие числа"
188 оценок
98 комментариев
Подробнее о проекте
Автоматизация документооборота при страховании авиационных рисков
ООО Страховая компания "Независимая страховая группа" (ООО СК "НСГ")
30 aрм
Исполнитель: "1С-Рарус"
81 оценка
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии станкостроительной отрасли по цене закупки бумаги
ОАО "Ковровский электромеханический завод"
500 aрм
Исполнитель: "СофтЭксперт"
21 оценка
0 комментариев
Подробнее о проекте
Автоматизация процесса закупок и внедрение аналитики KPI менеджеров с помощью интеграции систем "1С" на Тульском винокуренном заводе
ООО "Тульский винокуренный завод 1911"
70 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Воронеж"
131 оценка
0 комментариев
Подробнее о проекте
Система корпоративного документооборота холдинга ракетно-космического приборостроения (КСЭД)
АО "Российские космические системы"
3 000 aрм
Исполнитель: АО "Российские космические системы"
6 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение 1С:ERP в ООО "Специальные стали и сплавы"
ООО "Специальные стали и сплавы"
400 aрм
Исполнитель: "Софт-Юнити"
69 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение систем "1С:ERP World Edition" в компании "Zeppelin Central Asia"
ИП ООО "Zeppelin Central Asia"
100 aрм
Исполнитель: "Кодерлайн"
163 оценки
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение системы электронного документооборота на базе "1С:Документооборот КОРП"
ООО "Эрконпродукт"
200 aрм
Исполнитель: "1С-Архитектор бизнеса"
48 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Перевод СЭД на решение "1С:Документооборот КОРП"
АО "НПФ "Благосостояние"
490 aрм
Исполнитель: "Кодерлайн"
112 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Создание комплексной информационной системы в медиахолдинге РБК на базе продукта "1С:ERP. Управление холдингом"
АО "Росбизнесконсалтинг"
400 aрм
Исполнитель: АО "Росбизнесконсалтинг", "1С:Первый Бит, Москва - м. Спортивная"
98 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение комплексной медицинской системы "БИТ.Управление медицинским центром" в ТОО "Клиника "LUCY"
ЧУ "Научный центр "Институт глаза "LUCY"
60 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Челябинск"
40 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Комплексная учетная система на базе "1С" Управления образования Еманженлинского муниципального района
Управление образования Еманжелинского муниципального района
33 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Челябинск"
41 оценка
0 комментариев
Подробнее о проекте
Комплексная автоматизация учета в компании ООО "Горно-химическая Компания "Ультра Си" на базе решения "1С:Корпорация"
ООО "Горно-химическая Компания "Ультра Си"
55 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Екатеринбург, Реальная автоматизация"
35 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
"1С:Документооборот", ред. 3.0: новый уровень работы с документами в "Мэлон Фэшн Груп"
АО "Мэлон Фэшн Груп"
400 aрм
Исполнитель: Компания "bobday"
47 оценок
2 комментария
Подробнее о проекте
Быстрое внедрение "1С:Документооборот" в компании ООО "Др. Тайсс Натурварен Рус"
ООО "Др. Тайсс Натурварен Рус"
130 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Санкт-Петербург – Центральный офис"
143 оценки
0 комментариев
Подробнее о проекте
Переход с исторической СЭД на "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "Иркутская нефтяная компания"
ООО "Иркутская нефтяная компания"
5 000 aрм
Исполнитель: ГК "Форус"
112 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение Электронного архива на базе "1С:Документоборот", ред. 3.0 в АО "ОЗК"
АО "Объединенная зерновая компания"
50 aрм
Исполнитель: "1С-КПД"
8 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение "1С:ERP Управление строительной организацией" с интеграцией "1С:Документооборот" за 2 месяца
ООО "Управляющая Компания МОСРЕНСТРОЙ"
50 aрм
Исполнитель: "Кодерлайн"
140 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Автоматизация процесса согласования и создания командировок в Клинике ВМТ им. Н.И. Пирогова
"Клиника высоких медицинских технологий им. Н.И. Пирогова СПбГУ"
90 aрм
Исполнитель: "Клиника высоких медицинских технологий им. Н.И. Пирогова СПбГУ"
6 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Автоматизация лимитирования затрат и контроля бюджета в "Рив Гош"
ООО "УК "ПС Групп" (РИВ ГОШ)
270 aрм
Исполнитель: ГК "КОРУС Консалтинг"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Компания "ЗН Восток" построила информационную систему
ООО "ЗН Восток"
506 aрм
Исполнитель: "Реал Бизнес Солюшнз"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Комплексная учетная система на базе ПП "1С" для Главного управления лесами Челябинской области
Главное управление лесами Челябинской области
13 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Челябинск"
25 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Тиражирование корпоративного шаблона "1С:ERP" на АО "Газпромнефть-МНПЗ" и АО "Газпромнефть-ОНПЗ"
ПАО "Газпром нефть"
3 300 aрм
Исполнитель: ПАО "Газпром нефть", ООО "Газпромнефть Бизнес-сервис", ООО "Газпромнефть-ЦР", ООО "Автоматика-сервис"
1 оценка
0 комментариев
Подробнее о проекте
Цифровая трансформация системы управления финансово-хозяйственной деятельностью ВДНХ на базе комплекта решений "1С:Предприятие 8"
КП "ВДНХ"
1 000 aрм
Исполнитель: "CorpSoft24™ - корпоративные ИТ-сервисы", Департамент информационных технологий КП "ВДНХ"
68 оценок
5 комментариев
Подробнее о проекте
Программа импортозамещения ПО в ООО "ЛАБ Индастриз" на комплекс продуктов 1С
ООО "ЛАБ Индастриз"
1 200 aрм
Исполнитель: "АXENIX"
2 оценки
0 комментариев
Подробнее о проекте