Цели проекта

1. Упростить процесс ввода информации для операторов сельских администраций по формированию и исполнению кассовых планов и бюджетных росписей.
2. Реализовать подписание форм кассовых планов и бюджетных росписей с помощью ЭЦП.
3. Автоматизировать мониторинг просмотра кассовых планов и бюджетных росписей получателями государственной поддержки.
4. Привести к единому форматы формы ввода информации по кассовым планам и бюджетным росписям для операторов сельских администраций.
5. Реализовать создание и ведение дополнительных взаимосвязанных справочников для формирования унифицированных форм в программе "1С:Документооборот".
6. Автоматизировать хранение сформированных и утвержденных кассовых планов и бюджетных росписей в течение неограниченного количества времени в системе "1С:Документооборот".
7. Ускорить поиск и фильтрацию унифицированных форм, доведенных до получателей государственной поддержки;
8. Автоматизировать формирование документа "Уведомление" с учетом ввода данных в унифицированные формы.

Ситуация до внедрения

Ассоциация инновационного развития АПК Томской области (АИР АПК ТО) учреждена в 2013 году для оказания поддержки малому и среднему бизнесу аграрной сферы Томской области. Ассоциация работает в сферах: растениеводства, животноводства, пищевой и легкой промышленности, общественное питание, машины и оборудования, удобрения и ядохимикаты. Миссия АИР АПК ТО - повысить готовность субъектов малого и среднего предпринимательства за счёт обеспечения решений проектных, инженерных, технологических и организационно- внедренческих задач.

До обращения в 1С:Первый Бит сотрудники Ассоциации уже работали в программе "1С:Документооборот" и в других различных офисных программах. В системе документооборота вели делопроизводство и внутренний документооборот. А процесс межбюджетных трансфертов производился в разрозненных системах на базе MS Office. И, что важно, без использования ЭЦП. Кассовые планы, бюджетные росписи подписывались на бумажных носителях. Администрации сельских поселений находятся удаленно от административного центра. Сбор подписей и передачи документов занимал до 20 рабочих дней. Еще одним ограничением было то, что не учитывалась версионность изменения форм межбюджетных трансфертов, не было обоснования и истории изменений документов межбюджетных трансфертов.

Именно поэтому АИР АПК ТО обратилась в компанию "1С:Первый Бит" в Томске с задачей автоматизации процесса формирования, доведения и мониторинга кассовых планов, унифицированных форм до получателей государственной поддержки по направлениям сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий. Работа по распределению средств государственной поддержки занимала большое количество времени. В данных могли появляться ошибки, которые выявлялись на последних этапах и требовали переработки всей документации. Точность и достоверность данных при формировании, обмене и распределении межбюджетных трансфертов является неотъемлемым и критичным условием использования средств государственного бюджета.

Уникальность и инновационность проекта

Проект адаптации 1С:Документооборот под задачи АИР АПК ТО специалисты томского офиса компании "1С:Первый Бит" разбили на 3 основных этапа.

Первым этапом написали подробное техническое задание на доработку системы. Собрали требования и данные о текущем бизнес-процессе формирования кассовых планов и бюджетных росписей:

• примеры форм бюджетных документов;
• порядок визирования;
• порядок согласования;
• порядок утверждения;
• требования к структуре справочников НСИ.

Информация собиралась с помощью интервьюирования ответственных и ключевых пользователей. На основании полученных данных аналитик проекта сформировал техническое задание, являющееся источником требований и неотъемлемым приложением к договору. Такое погружение в процессы клиента и подготовка развернутого технического задания позволяет исключить риски изменения бюджета и сроков реализации проекта. Далее специалисты 1С:Первого Бита перешли непосредственно к разработке. Все доработки реализовывались в соответствии с техническим заданием и планом-графиком проекта.

Схема 1 Целевой процесс распределения межбюджетного трансферта

Заключительный этап — тестирование всех доработок в "1С:Документооборот" в рамках бизнес-процесса доведения и распределения средств господдержки. Со стороны Заказчика сменился Руководитель проекта, поэтому сотрудники 1С:Первого Бита провели ряд консультаций с подробным описанием доработок, бизнес-процессов формирования кассовых планов, бюджетных росписей и справочников НСИ (целевых статей, КОСГУ и пр.) для нового сотрудника, чтобы он мог не только протестировать возможности программы, а сразу начать работать по бизнес-процессам Ассоциации.

Для развития цифровых технологий в отрасли сельскохозяйственного производства Томской области, создания максимально эффективной среды взаимодействия участников государственных программ, эксперты 1С:Первого Бита предложили Ассоциации инновационного развития АПК Томской области план развития на 2025-2027 годы, который включает в себя автоматизацию процесса бюджетирования, исполнения, анализа и контроля межбюджетных трансфертов для повышения прозрачности учета и эффективности работы подразделений.

Публикации о проекте

• Внедрение «1С:Документооборот ПРОФ» в Ассоциации инновационного развития агропромышленного комплекса Томской области

Результаты проекта

1С:Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест — 20.