Цели проекта

Детализация целей проекта включает в себя следующие подзадачи:

• Оптимизация и автоматизация процессов передачи документов между подразделениями;
• Сокращение трудоемкости создания документов и обработки данных на основных этапах закупочного процесса путем перехода от бумажных носителей и внешних носителей к объектам системы "1С";
• Создание взаимосвязей между этапами закупочного процесса путем интеграции программных продуктов "1С" в единое информационное пространство;
• Достижение прозрачности всех этапов закупочного процесса;
• Унификация названий номенклатурных позиций и технических описаний лекарственных препаратов;
• Обеспечение устойчивой интеграции с ЕИС, обеспечение автоматизации процесса заполнения данных в документах ЕИС, получение необходимых сведений в автоматизированном режиме;
• Создание автоматизированных способов контроля календарных сроков прохождения закупок;
• Создание автоматизированных способов уведомления сотрудников о необходимости предоставления дополнительной информации, необходимой для оформления закупок, а также методов контроля выполнения предоставления этой информации;
• Повышение уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания согласуемых документов;
• Создание автоматизированных способов уведомления сотрудников о стадиях прохождения закупок;
• Исключение потери документов;
• Создания предпосылок для дальнейшего развития процесса в сторону интеграции электронного документооборота, учета кадров и финансово-хозяйственной деятельности.

Для реализации основной цели проекта было необходимо связать в единую систему три программных продукта 1С ("Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" для редакции 2 (далее - МЗ), "1С:Документооборот государственного учреждения" (далее - ДГУ), "1С:Медицина. Больничная аптека" (далее - Аптека)) и Единую информационную систему в сфере закупок (далее - ЕИС).

В рамках проекта требовалось обеспечить автоматизацию следующих процессов:

• Интеграция между МЗ и ДГУ, между МЗ и Аптекой, между Аптекой и ДГУ;
• Создание "Календаря событий по размещенным закупкам" (внешняя обработка);
• Загрузка спецификации в МЗ (в документы "Закупка" и "Сведения о контракте") из Excel;
• Загрузка характеристик ОКПД2 и КТРУ в спецификации в МЗ (в документы "Закупка" и "Сведения о контракте") из Excel;
• Передача данных в МЗ (в документах "Закупка" и "Сведения о контракте");
• Создание блока отчетов в МЗ для мониторинга неоплаченных документов приемки, для отслеживания исполнений.
• Создание адаптивного маршрута согласования документов, в котором учитывается структура организации, уровни подчиненности, отраслевая принадлежность сотрудников, способ проведения закупки;
• Контроль прохождения согласований;
• Контроль полноты предоставляемых сведений;
• Передача документов между подразделениями.

Ситуация до внедрения

Клиника высоких медицинских технологий им. Н. И. Пирогова (поликлиника, стационар) Санкт-Петербургского государственного университета – одно из старейших медицинских учреждений Санкт-Петербурга и Северо-Западного региона.

Сегодня это многопрофильное медицинское учреждение, оказывающее высокотехнологичную медицинскую помощь (ВМП), работающее в системе обязательного медицинского страхования (ОМС), по договорам добровольного медицинского страхования (ДМС), договорам с организациями и за наличный расчет. На базе клиники функционирует диагностический комплекс, в который входят отделения эндоскопической, ультразвуковой, функциональной и лучевой диагностики. В составе клиники - два стационара и 4 поликлинических комплекса.

• Наличие широкой сети подразделений, размещенных в разных районах города Санкт-Петербурга, на удалении от планово-экономического отдела, бухгалтерии, отдела организации закупок, снабженческих подразделений, и руководителей, курирующих работу подразделений.
• Наличие подразделений, с различной отраслевой направленностью, которые занимаются несхожими сферами деятельности. В зависимости от отраслевой направленности, а также от занимаемых должностей, сотрудник должен получить согласование у различных руководителей.
• Перед организацией стояли задачи по сокращению расходов и трудозатрат на ведение бумажной документации без потери качества.
• Существовала постоянная потребность повышать уровень автоматизации рутинных функций и реализовывать лучшие практики.

В результате реализации основной цели проекта планировалось:

• повысить эффективность административных функции и сократить трудовые затраты, за счет внедрения единого подхода к процессу проведения закупок, повысить качество бизнес-процессов;
• сократить сроки отвлечения сотрудников от основных рабочих функций и реагирования на любые запросы;
• снизить уровень эмоционального вовлечения в формальный процесс всех сотрудников, которые принимают в нем участие;
• создать единое информационное пространство, которое позволит воспринимать процесс закупки как единый, прозрачный, управляемый и рутинный.

Уникальность и инновационность проекта

1. В единое информационное пространство связаны три базы 1С и ЕИС.
2. Реализован функционал обратного перехода от документа в ДГУ к связанному с ним документу МЗ, который отсутствует в типовых конфигурациях.
3. В единый автоматизированный процесс связаны более десятка разноформатных документов имеющих принадлежность к различным программным продуктам.
4. Применены методы автоматизированного контроля и автоматизированного выполнения задач.

Открыта возможность для автоматизации анализа исполнения потребностей в закупках.

Основные показатели масштаба проекта:

• Более 70 подразделений;
• Более 1000 ежегодно размещаемых в ЕИС закупок (1044 за 2024 год)
• Около 1000 ежегодно заключаемых контрактов (948 контрактов по итогам проведения закупок размещаемых в ЕИС за 2024 год)
• 2000 человеко-часов,
• 200 АРМ;

Использованные контроли (способ задания):

• Контроли принадлежности к определенной рабочей группе (в режиме конструктора);
• Контроли заполнения реквизитов (в режиме конструктора);
• Контроли календарных дат (в режиме конструктора);
• Контроль, следящий за тем, кто выполнил задачу обработки, сотрудник или действие эскалации (на встроенном языке).

Дополнительная информация к описанию проекта

Пользователь настраивает вывод и контроль сроков по датам и документам в зоне своей ответственности. Оперативно открывает нужный документ из "Календаря событий" для просмотра необходимой информации.

2. Загрузка спецификации в документах "Закупка" и "Сведения о контракте" из Excel.

В документах "Закупка" и "Сведения о контракте" реализованы механизмы загрузки спецификации из приложенного файла формата Excel.

Для удобства Пользователь использует индивидуально подготовленный и встроенный шаблон формата Excel, наполняет данными и загружает в данной форме.

Получает данные из файла.

Обрабатывает позиции посредством автоматического поиска элементов из справочника 1С "Продукции". При отсутствии совпадений в автоматическом режиме создает эти элементы со всеми заполненными внутренними классификаторами.

После чего переносит спецификацию в документ 1С с полным заполнением табличной части документа.

3. Загрузка характеристик ОКПД2 и КТРУ в спецификации в документах "Закупка" и "Сведения о контракте" из Excel.

В документах "Закупка" и "Сведения о контракте" реализованы механизмы загрузки характеристик классификаторов ОКПД2 и КТРУ в спецификации из приложенного файла формата Excel.

Для удобства Пользователь использует индивидуально подготовленный и встроенный шаблон формата Excel, наполняет данными и загружает в данной форме.

Получает данные из файла.

Выбирает полный или частичный список предметов и оперативно переносит спецификацию со всеми характеристиками в свой документ.

5. Отчетность:
5.1 Мониторинг неоплаченных документов приемки.

Для оперативного отслеживания необходимых предстоящих оплат контрактов/договоров по загруженным документам приемки реализован отчет. Также контролировать неполные оплаты.

Пользователь в оперативном режиме посредством кликабельных ссылок может открыть документы в единой информационной системе в сфере закупок из данного отчета.

Согласование заключения дополнительных соглашений или расторжений к контрактам:

Схема обработки (маршрут) документа Служебная записка на заключение ДС и расторжений в ДГУ

Согласование оснований для проведения оплаты:

Схема обработки (маршрут) документа Основание для оплаты в ДГУ

На основании данных обследования были спроектированы целевые процессы обработки документов, которые позволили обеспечить оперативное взаимодействие между сотрудниками подразделений.

Для реализации проекта были спроектированы и созданы комплексные процессы на базе программных продуктов ДГУ, МЗ и Аптека.

Внедрение процесса происходило при участии всех подразделений, принимающих участие в процессе организации и проведения закупки.

На этапе первичного внедрения новые процессы запускались в отсутствии взаимодействия между собой. Первичное внедрение включало в себя следующие блоки:

1. Блок по созданию в ДГУ видов документов, включающий в себя создание трех видов документов, маршруты движения к ним, настройку интеграции между ДГУ и МЗ.

2. Блок по созданию набора инструкций с текстовыми, графическими и видео-материалами.

На втором этапе проводилась взаимосвязь созданных ранее документов в единый процесс, а также внесение необходимых доработок:

1. Были выполнены работы по доработке МЗ на предмет автоматизации постановки документов в очередь обмена БИД по факту получения из ЕИС сведений об эволюциях закупочного процесса.

2. Были выполнены работы по доработке ДГУ на предмет создания табличной части для заполнения сведений о финансировании закупки.

3. Были доработаны маршруты движения документов.

4. Были созданы связи, для объединения документов различных видов в рамках единого процесса.

На заключительном этапе в ДГУ был создан четвертый вид документов с необходимым маршрутом движения и связями, и включен в общий процесс.

Результаты проекта

По завершению проекта повысилась прозрачность процессов связанных с оформлением закупок, что способствовало:

• Оптимизации процессов передачи документов между подразделениями;
• Создан блок инструментов, которые в значительной мере снизили трудозатраты связанные с проведением закупок;
• Оптимизации процессов поиска и контроля прохождения процесса согласования документов;
• Повышению уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания документов;
• Созданию предпосылок для дальнейшего перевода иных процессов в электронную форму;
• Сокращению бумажного документооборота;
• Скорость
  • процесс согласования в 2 раза быстрее;
  • процесс размещения закупок ускоряется в несколько раз;
• Исключению потери документов.
• Обеспечена прозрачность согласования потребности для инициатора, а после согласования, статус документов с отражением этапов, на которых находится закупка;
  • наличие календаря событий способствует более равномерному распределению текущей работы.
• Контроль предотвращения нарушений
  • контроль кредиторской задолженности;
  • контроль превышения лимит закупок в рамках выбранного способа
• Простая аналитика и отчетность

1С:Документооборот государственного учреждения

Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8

1С:Медицина (линейка решений) :
• Больничная аптека

Архитектура решения и масштаб проекта