Цели проекта

1. Создание единого архива документов Системы менеджмента качества (СМК).

2. Формализация и стандартизация бизнес-процессов обработки документов СМК.

3. Сокращение трудозатрат сотрудников подразделений на согласование и ознакомление документов СМК за счет автоматизации обработки и разграничений прав доступа к документам.

Ситуация до внедрения

В ООО "Ларта Гласс" внедрена и поддерживается система менеджмента качества (СМК), построенная на большом объеме организационно-распорядительной и локально-нормативной документации. Для управления этими документами требуется периодически проводить пересмотр разработанных документов и всегда использовать актуальные версии. Ввиду отсутствия выделенной информационной системы для обработки документации СМК, документы создавались на рабочих местах ответственных сотрудников и хранились на сетевом ресурсе. Со временем, с увеличением компании, поддерживать такой архив документов стало всё сложнее, что приводило к дополнительным трудозатратам и неудобствам.

Уникальность и инновационность проекта

Ключевые особенности проекта:

Выполнение доработок по версионированию файлов и ряду других функций позволило Заказчику получить систему, отвечающую регламенту компании. При этом минимизирован ручной труд на создание, обработку и хранение документов. Запрет редактирования файлов даже после сохранения на личный компьютер позволяет разграничивать права доступа к документам за рамками системы.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 3.0 КОРП" в ООО "Ларта Гласс"

Дополнительная информация к описанию проекта

Для решения проблемы было принято решение о внедрении системы внутреннего электронного документооборота (СЭД) на базе "1С:Документооборот".

На старте проекта выделили список документов, которые будут обрабатываться в системе документооборота. Были выделены часто обновляемые и разрабатываемые виды документов СМК.

Предполагалась работа в программе более 750 сотрудников разного уровня подготовки и допуска к документам, одним из требований стало разграничение прав доступа. При этом было важно, чтобы выгружаемые из системы документы защищались от редактирования на личных устройствах. Данное требование было реализовано с помощью типового функционала гибкой настройки прав в "1С:Документооборот" и небольшой доработки, автоматически устанавливающей запрет на редактирование файла, сохраняемого из СЭД.

В состав компании входят три юридических лица с разной организационной структурой, а разграничение прав доступа и нумерация документов учитывает структуру предприятия. Для адаптации типового функционала в системе используются "виртуальные" подразделения. Это позволило выполнить настройку с максимальным сохранением стандартных функций системы, что сильно упрощает и удешевляет дальнейшее масштабирование и сопровождение программы.

Для каждой организации были настроены разные маршруты согласования, условия и алгоритмы обработки документов (условная маршрутизация), что привело к сокращению количества видов документов.

В ходе проекта было выявлено требование доработки системы для хранения версий документов СМК. Типовой функционал "1С:Документооборот" позволял отслеживать только версии файлов, история сохранялась только если файл создается и редактируется средствами СЭД. Чтобы хранить полную историю изменений документов, сделали доработку, которая учитывает все связи нумерации документов и настройки прав доступа. Реализованное требование - при создании документа выстраивать связи, регистрировать документ и ограничивать права к старым версиям документа.

Для сокращения сроков и бюджета на этапе опытно-промышленной эксплуатации была организована первая линия поддержки силами Заказчика. Такой подход позволил максимально погрузить администраторов системы со стороны Заказчика в проект с начала работы пользователей в системе. Для этого было проведено индивидуальное обучение администраторов всех трех организаций и предоставлена поддержка в рамках второй линии для решения сложных вопросов.

По завершению проекта Заказчик получил единую систему, позволяющую хранить и обрабатывать документы СМК, разграничивать права доступа между документами трех организаций и настроить обработку документов под свои индивидуальные требования за счет реализации доработок.

Результаты проекта

1С:Документооборот КОРП :
• Учет внутренних документов

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура до реализации проекта