Цели проекта

1. Импортозамещение — завершение стратегии перехода на продукты компании "1С".
2. Создание консолидированной системы учета по различным странам (Россия, Казахстан, Белоруссия, Германия) и организациям.
3. Снижение доли трудоемких рутинных операций за счет повышения уровня автоматизации бизнес-процессов.

Задачи проекта:

Перенос функционала с устаревшей зарубежной системы документооборота в "1С:Документооборот КОРП":

• Адаптация текущих шагов бизнес-процессов согласования
• Настройка механизма разграничения прав доступа
• Разработка интеграций с внешними системами: "1С:Управление холдингом", CRM-системой
• Разработка интеграций с внешней системой ЭДО, включая процесс двойной подписи
• Реализация процесса контроля бумажного подписания документов
• Настройка специализированных отчетных форм по формату Lamoda
• Миграция исторических данных в целевую систему.

Ситуация до внедрения

Lamoda – ведущий fashion-ритейлер, объединяющий онлайн-платформу с ассортиментом от более 4 000 мировых и локальных брендов, редакционный контент-раздел "Идеи", а также розничные магазины Lamoda Sport, где представлен ассортимент мировых спортивных брендов. В портфеле Lamoda три собственных бренда: женский Nume, мужской Mademan и обуви — Founds. Lamoda представлена в России, Белоруссии и Казахстане.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность и инновационность проекта заключаются в сложности унификации целевых процессов и его масштабе, как по историческим данным, так и по количеству пользователей. Новая система "1С:Документооборот КОРП" дала возможность Lamoda быстро и без потерь приступить к работе с контрагентами из разных стран мира.

В рамках проекта более 40 000 контрактов были успешно перенесены из исторической системы в "1С". Была проведена уникальная настройка гибких маршрутов для различных видов контрактов и организаций. 24 вида документа, в том числе настройка правил обработки в разрезе организаций, а также настройка прав доступа к документам в зависимости от реквизитов карточки контракта, настройка доступности к определенным реквизитам карточки контракта.

Учитывая масштаб бизнеса Lamoda и большое количество небольших процессов, каждый этап работы сопровождался множеством изменений, начиная с анализа процесса и заканчивая интеграциями. Существенную сложность в ходе проекта представляли такие изменения, как появление новых видов документов, трансформация структуры организации, изменения схем и правил обработки процессов. Эти и другие события требовали мгновенной реакции и регулярной перенастройки системы.

Важно отметить, что в рамках проекта была реализована уникальная собственная модель статусов документов, подходящих под нужны Lamoda. Данная модель интегрирована в схемы обработки процессов и позволяет автоматически присваивать статусы документам в рамках процесса согласования, подписания и аннулирования, в т.ч. в зависимости от статусов ЭДО.

Также стоит подчеркнуть сложную систему согласования в компании Lamoda, где участие и вовлеченность команды с обеих сторон необходимы на всех этапах. Этот процесс потребовал глубокого погружения в условия и шаги маршрутов. Однако систему удалось настроить таким образом, чтобы она соответствовала всем требованиям и обеспечивала нужное поведение. Баланс между сложностью настроек системы и получением желаемых результатов был достигнут.

Публикации о проекте

• Цифровая трансформация документооборота в Lamoda: новый закон для устаревшего порядка. Переход на 1С:Документооборот КОРП, редакция 3.0

Дополнительная информация к описанию проекта

Зафиксированы задачи на дальнейшее развитие системы:

• Разработка шаблонов файлов для согласования
• Добавление новых видов документов в систему
• Поддержка интеграции с текущими системами при изменении функционала в других базах Lamoda.

Результаты проекта

В рамках проекта был выполнен перенос данных и функционала с устаревшей зарубежной системы документооборота в "1С:Документооборот КОРП".

В рамках проекта был реализован полный цикл проектных задач: от сбора требований и настройки прототипа до миграции данных и опытной эксплуатации с последующей передачей в промышленное использование.

Сотрудники компании Lamoda получили современную систему с удобным и интуитивно понятным интерфейсом. Это позволило значительно снизить нагрузку на первую линию поддержки и сократить время на обучение новых сотрудников.

Новая система обеспечила возможность реализации сложной настройки прав доступа. Это позволило эффективно управлять процессами согласования контрактов и контрагентов для нескольких юридических лиц, расположенных в четырех странах.

Реализованная матрица согласования позволяет гибко настраивать маршрутизацию документов в зависимости от множества параметров и условий.

Сотрудники также имеют возможность использовать нетиповые алгоритмы взаимодействия с ЭДО.

Обеспечена возможность приема документов и контрагентов из CRM системы для согласования в "1С:Документооборот КОРП" с дальнейшей передачей в "1С:Управление холдингом", что существенно снижает вероятность ошибок, исключает двойной ввод информации и необходимость ручной синхронизации при изменении данных.

Обеспечен сквозной процесс работы с карточками контрактов до финального завершения, что позволяет избежать дублирования контрактов в системе и сохранении истории действия с документом. Для этого были внедрены процессы переподписания контракта, его аннулирования и повторного согласования.

В рамках проекта были выполнены работы по адаптации типового решения:

• Адаптация текущих шагов бизнес-процессов согласования в соответствии с функционалом "1С:Документооборот КОРП"
• Настройка механизма разграничения прав доступа
• Разработка интеграций с внешними системами: "1С:Управление холдингом", CRM-системой
• Разработка интеграций с внешней системой ЭДО, включая процесс двойной подписи
• Реализация процесса контроля бумажного подписания документов
• Настройка специализированных отчетных форм по формату Lamoda
• Подготовлен пакет сопроводительных документов, подробно описывающий все изменения и целевое состояние системы.

За счет подробного описания функционала и примененных методов разработки система готова к дальнейшему развитию и добавлению новых функций.

1С:Документооборот КОРП :
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет договоров
• Автоматизация бизнес-процессов

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения компании Lamoda представлена следующим образом:

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Kafka, 1СПАРК Риски