Цели проекта

Целью проекта было внедрение централизованной системы хранения "1С:Архив" для автоматизации бизнес-процессов по передаче документов в архив и обеспечение юридической значимости документов на протяжении всего срока хранения, а также снижение нагрузки на учетные системы за счет централизации хранения, т.е. создание единого хранилища для всех типов документов — как бумажных, так и электронных, что упростит управление информацией и ее поиск и сможет стать источником документов для контролирующих органов, в том числе для налогового мониторинга.

В рамках проекта были поставлены следующие задачи:

• Создание системы, которая будет выполнять функции по централизованному хранению всех бумажных и электронных документов организации и встроить систему в ландшафт компании для автоматизированной передачи в архив документов, хранящихся в различных информационных системах.
• Оказание методологической помощи в организации архивного хранения в компании и разработке методики хранения документов и номенклатуры дел.
• Загрузка нормативно-справочной информации из системы-источника.
• Комплектование архива, перенос на долговременное хранение документов из "1С:Документооборот КОРП", вер. 2.1 в "1С:Архив" в виде контейнеров, содержащих всю необходимую информацию о документе, и усовершенствованной электронной подписи, которая использовалась при подписании, а также загрузка в программу документов из иных источников хранения документов. Для документов, которые учитываются вне рамок информационных систем организовать процесс по ручному созданию документов непосредственно в конфигурации "1С:Архив".
• Загрузка документов как с усиленной, так и с простой электронной подписью и усовершенствование электронных подписей до формата архивного хранения CAdES-Av3 с возможностью хранить электронную подпись в связке с машиночитаемой доверенностью, которая использовалась при подписании.
• Ограничение прав доступа к документам на хранении.
• Автоматизация уничтожения дел.
• Настройка классификации документов в соответствии со справочником СПВДОК. Данный справочник используется в АИС "Налог-3".
• Реализация возможности выгрузки документов в формате, подходящем для предоставления в ФНС, а также возможности использования системы как источника документов для налогового мониторинга.
• Обучение сотрудников работе с программным продуктом.
• Подготовка инструкций и методических документов по работе с архивом.

В результате проекта было важно получить единую настроенную систему хранения информации как в бумажном, так и в электронном виде, которая обеспечит длительное хранение электронных документов и их юридическую значимость в течение длительного срока хранения. А также разделить оперативный и архивный контур хранения информации, тем самым снизить нагрузку на оперативные цифровые хранилища.

Ситуация до внедрения

Скорость и качество документооборота – преимущество предоставляемого обществом сервиса. Комфорт клиентов дополняет возможность получения единым комплектом закрывающих и подтверждающих документов на ремонт и запасные части, как в формате ЭДО, так и в бумажном виде.

Уникальность и инновационность проекта

Компания ООО "Гарант Рейл Сервис" — это крупная компания, которая состоит из центрального управления в Москве и 12 обособленных подразделений на ключевых железных дорогах, которые сейчас объединены единым программным продуктом. Внедрение программы "1С:Архив" позволило собрать в одной системе документы из разных обособленных подразделений компании, которые находятся в разных регионах, а также из разных источников информации.

Интеграция с "1С:Архив" таких источников документов, как: "1С:Документооборот КОРП", "1С:Бухгалтерия КОРП", Система оперативного учета, Оператор ЭДО, а также добавление справочника СПВДОК и настройка классификации видов документов компании в соответствии с классификатором, позволило использовать "1С:Архив" как систему источника документов для налогового мониторинга. Что существенно сокращает трудоемкость и затраты времени сотрудников на подготовку пакетов документов для налогового мониторинга.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Архив" для ООО "ГРС"

Результаты проекта

В компании ООО "Гарант Рейл Сервис" организована единая система и источник хранения архивных данных, которая обеспечивает долговременное хранение документов, а также поддержку их юридической значимости на протяжении всего срока их хранения. Выбрана система "1С:Архив", в которой заказчик может хранить документы не только из программы "1С:Документооборот КОРП", но и документы из других источников информации.

Для "1С:Архива" была реализована интеграция со следующими системами:

• "1С:Документооборот КОРП" – как система-источник договорных документов, внутренних документов.
• "1С:Бухгалтерия КОРП" – как информационная система-потребитель.
• Система оперативного учета – как система-источник первичных документов, подписанных в бумажном варианте.
• Оператор ЭДО – как система-источник первичных документов, подписанных в электронном варианте.

В рамках внедрения была проработана номенклатура дел (Рис. 1). Было создано два варианта: детальная номенклатура — для документов, начиная с 2024 года, и упрощенная — для документов до 2024 года. Номенклатура дел вносится в конфигурации "1С:Документооборот КОРП" и с помощью библиотеки интеграции выгружается в "1С:Архив".

Рисунок 1. Номенклатура дел "1С:Архив" в ООО "ГРС"

Рисунок 2. Миграция документов, описи созданные автоматически

За счет внедрения программы "1С:Архив" в компании удастся освободить и сократить архивные площади хранения документов в бумажном виде. А также за счет разделения оперативного и архивного контура хранения электронных документов освободились оперативные хранилища информации в электронном виде, тем самым системы стали работать быстрее.

Сократилось время подготовки пакетов документов по требованиям от федеральной налоговой службы и других контролирующих органов. А также время на поиск документов. Также появилась возможность выгружать документы для ФНС в формате, утвержденном приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16 (Рис. 3).

Рисунок 3. Выгрузка документов для ФНС в формате, утвержденном приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16

После внедрения программы "1С:Архив" компания смогла обеспечить долговременное хранение электронных подписей в формате CAdES-Av3 для всех электронных подписей, что представляет собой важный шаг в повышении безопасности и долговечности электронных подписей. Это позволит компании быть уверенными в юридической значимости хранимых подписей и соблюдении требований по хранению электронных документов.

1С:Архив :
• Приём документов
• Хранение документов
• Работа с документами
• Уничтожение дел

Архитектура решения и масштаб проекта

Для "1С:Архив" была реализована интеграция со следующими системами:

• "1С:Документооборот КОРП" – как система-источник договорных документов, внутренних документов.

Интеграция между "1С:Архив" и "1С:Документооборотом КОРП" была выполнена с использованием встроенной библиотеки интеграции с архивом.
Данная библиотека включена в поставку конфигурации "1С:Документооборот КОРП", что позволило настроить интеграцию без доработки системы.
На стороне "1С:Документооборот КОРП" выполняется формирование документов "Передача дел в архив", а на стороне "1С:Архив" обработка поступившего документа "Сдаточная опись".

• "1С:Бухгалтерия КОРП" – как информационная система потребитель.

Интеграция "1С:Архив" и "1С:Бухгалтерия КОРП" была реализована через шину данных.
"1С:Бухгалтерия КОРП" выступает в роли потребителя документов, переданных в "1С:Архив".
При проведении документов в "1С:Бухгалтерия КОРП" (список документов зафиксирован) формируется запрос на предоставление соответствующих документов.
После получения запроса "1С:Архив" выполняет поиск указанного документа.
Поиск осуществляется сначала внутри базы "1С:Архив", при отсутствии документа формируется запрос в другие системы.
Найденный документ (файлы) передается из "1С:Архив" в "1С:Бухгалтерия КОРП".

• Система оперативного учета – как система-источник первичных документов, подписанных в бумажном варианте.

Из Системы оперативного учета на хранение в "1С:Архив" передаются первичные документы (УПД, Акты и т.д.). Из Системы оперативного учета в конфигурацию "1С:Архив" выгружается перечень подписанных первичных документов и скан-копии оригиналов документов.
Интеграция между "1С:Архив" и Системой оперативного учета реализована через шину данных.
Загрузка документов в "1С:Архив" осуществляется в формате произвольных пакетов и принимается на хранение на оперативный контур.
По окончанию срока оперативного хранения, документы передаются на архивное хранение.

• Оператор ЭДО – как система-источник первичных документов, подписанных в электронном варианте.

Интеграция "1С:Архив" с Оператором ЭДО была выполнена через API оператора ЭДО. "1С:Архив" запрашивает подписанные документы, перечень которых был получен из Системы оперативного учета с признаком "Передано оператору ЭДО" (созданы в системе оперативного учета и отправлены контрагенту для подписания). В случае, если документы подписаны всеми сторонами, выполняется загрузка подписанных электронных документов (файлов) в "1С:Архив". Передача документов в "1С:Архив" осуществлялась с использованием функционала загрузки произвольных пакетов на оперативный контур.

Передача документов в "1С:Архив" из "1С:Документооборот КОРП" выполняется при отправке документа "Передача дел в архив". Подготовка документа осуществляется вручную ответственным сотрудником.

При присвоении статуса для выгрузки в Системе оперативного учета выполняется отправка документа в "1С:Архив". В зависимости от состава пакета из Системы оперативного учета, могут быть совершены следующие шаги:

• Если подписанный документ найден и не имеет отметки "Передано Оператору ЭДО", то в "1С:Архив" передается файл в zip-архиве;
• Если документ найден и имеет отметку "Передано Оператору ЭДО", то в "1С:Архив" передается реквизитный состав документа и выполняются следующие действия:
• В "1С:Архив" формируется запрос Оператору ЭДО на предоставление необходимого файла по ключу, полученному от Системы оперативного учета;
• Найденный у Оператора ЭДО файл помещается в zip архив и загружается в "1С:Архив".

На схеме приведено описание процесса передачи документов в "1С:Бухгалтерия КОРП". При проведении документа в "1С:Бухгалтерия КОРП" формируется запрос на предоставление соответствующих документов в "1С:Архив".