Цели проекта

Ситуация до внедрения

ООО "Инновация" является одним из лидеров на рынке среди машиностроительных предприятий высокоточной металлообработки. Компания предлагает полный спектр услуг: от проектирования и механической обработки деталей до сборки, упаковки и доставки. Это позволяет решать конструкторские и технологические вопросы любой степени сложности. Среди заказчиков "Инновации" – предприятия в сфере приборостроения, медицинского и транспортного машиностроения, где от точности изготовления детали зависит человеческая жизнь.

Компания участвует в проведении закупочных процедур с периодичностью 1-2 раза в неделю. Для одной торговой процедуры оформляется порядка 10 документов. Каждый из документов по одному конвертировался из формата Word в PDF для подписания электронно-цифровой подписью в редакторе PDF. Далее начинался длительный процесс согласований, в котором участвовало 15 человек, и документы передавались из одного кабинета в другой. PDF-файлы подписывались с использованием электронной цифровой подписи и загружались на платформу. Подписание одного пакета документов занимало примерно 30 минут, что существенно снижало производительность работы сотрудников тендерного отдела и эффективность компании на торгах.

Из-за того что документы в компании обрабатывались вручную, данные не фиксировались оперативно, что приводило к отсутствию прозрачной отчётности по закупочным процедурам. Генеральный директор не имел возможности отслеживать актуальные статусы: что находится в ожидании, что требует завершения, а что уже завершено.

Уникальность и инновационность проекта

Проект представляет собой уникальное решение автоматизации обработки закупочной процедуры с учетом индивидуальных потребностей компании. В рамках одной недели система электронного документооборота на базе 1С была адаптирована и запущена в эксплуатацию, результатом чего стало сокращение трудозатрат в подразделениях и повышение конкурентоспособности компании "Инновация" на торговых площадках.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в ООО "Инновация"

Дополнительная информация к описанию проекта

Сначала Заказчик самостоятельно приобрёл продукт "1С:Документооборот" и начал минимально настраивать процессы и документы в системе, а также вносил доработки. Однако штатному сотруднику не удалось полностью реализовать автоматизацию документооборота, поэтому было решено обратиться за помощью к специалистам компании "1С:Первый БИТ".

Была проведена комплексная работа по настройке процесса обработки торговых процедур.

Первым шагом стало создание системы регистрации торговых процедур, которая позволила интегрировать их с другими важными документами, такими как заявки клиентов и коммерческие предложения. Это нововведение обеспечило более структурированный подход к управлению закупочными процедурами на электронных торговых площадках и упростило доступ к необходимой информации.

Следующим этапом была настройка процесса согласования торговых процедур. В рамках этого процесса пользователи теперь могут получать информацию о ценах, знакомиться с проектами договоров и техническими заданиями. Кроме того, появилась возможность оставлять замечания и выгружать документы на жёсткий диск для последующей загрузки на электронную торговую площадку. Это значительно упростило взаимодействие между участниками и ускорило процесс согласования.

Важным направлением работы стала оптимизация процесса утверждения. Теперь все действия фиксируются, что позволяет отслеживать историю документа и принимать обоснованные решения на основе полной информации. Генеральный директор, благодаря настройке отчёта по торговым процедурам, получает структурированную информацию о документах, включая реквизиты и замечания. Это позволяет быстро и эффективно принимать решения, так как в едином отчёте представлена общая информация о количестве проведенных закупочных процедур на ЭТП, а также о числе побед, поражений и суммах.

Кроме того, была внедрена автоматизация заполнения форм торговой процедуры, что значительно снизило вероятность ошибок и упущений в типовых файлах. Это особенно важно в контексте участия, где точность и внимание к деталям играют решающую роль.

Ключевым шагом в оптимизации процессов стало внедрение электронной подписи (ЭЦП). Теперь сотрудники могут подписывать все 10 документов одним кликом, что существенно сократило трудозатраты на финальную подготовку документов перед загрузкой на торговую площадку.

В рамках оптимизации бизнес-процессов была внедрена инновационная доработка, которая автоматизирует изменение статусов процедур в зависимости от текущей даты. Это решение повышает прозрачность и управляемость процессов, связанных с подачей заявок.

В результате настройки процесса обработки закупочных процедур, выполненной сотрудниками компании "1с:Первый БИТ", были достигнуты значительные улучшения в управлении и организации работы.

Установился порядок, генеральный директор видит итоговую отчётность, видит актуальные на текущий момент статусы торгов. В "Инновации" появилась прозрачная аналитика и структурированность в документации.

С руководителем тендерного отдела было проведено обучение по использованию бизнес-процесса, его настройке и работе с отчётами в "1С:Документооборот". В ходе обучения рассматривались методы формирования, анализа и донастройки данных.

Результаты проекта

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 60

Историческая архитектура системы

Архитектура системы после проекта