Цели проекта

Основной целью проекта было создание комплексной информационной системы управления предприятием в области промышленного строительства в нефтеперерабатывающей отрасли, которая позволила бы:

• Контролировать ключевые показатели деятельности предприятия.
• Организовать взаимодействие подразделений, в том числе координировать деятельность финансовых и производственных подразделений.
• Оценивать эффективность инвестиционных проектов и контролировать сроки их реализации.

Ситуация до внедрения

ООО "НЗНП Инжиниринг" входит в группу компаний "Новошахтинского завода нефтепродуктов" (НЗНП).

АО "НЗНП" находится в Ростовской области и является одним из крупнейших на юге страны нефтеперерабатывающим предприятием. С 2020 года реализуется масштабный проект по строительству девяти установок с целью увеличения глубины переработки сырой нефти путем расширения товарной номенклатуры за счет получения экологически чистых видов топлива класса ЕВРО-5.

ООО "НЗНП Инжиниринг" является внутригрупповым генеральным подрядчиком в данном проекте и выполняет следующие основные функции:

• Управление процессом строительства.
• Координация и приемка работ субподрядчиков.
• Приобретение строительных материалов и оборудования.
• Контроль качества и соблюдение сроков выполняемых работ и поставки материалов.

Предпосылкой проекта автоматизации в первую очередь стало то, что по мере роста компании и вхождения в активную фазу строительства "НЗНП Инжиниринг" столкнулся с проблемами, которые мешали развиваться и эффективно выполнять функции генподрядчика:

• Разрозненный, не унифицированный учет данных. Наличие множества дублирующих систем по учету взаиморасчетов, запасов и закупок, а также по хранению документов.
• Долгое согласование договорных документов с поставщиками и подрядчиками, влияющее на сроки поставки и выполнения работ.
• Срыв сроков и ошибки в оплатах поставщикам и подрядчикам (недоплаты, переплаты, оплаты не в срок и т.д.).

Длительное и сложное сведение плановых и фактических данных для подготовки управленческой и бюджетной отчетности.

Уникальность и инновационность проекта

Проект внедрения 1С:ERP позволил ООО "НЗНП Инжиниринг" обеспечить эффективное ведение сквозного учета по всей цепочке бизнес-процесса от планирования потребностей и инициирования закупки до приемки работ и план-фактного анализа с унифицированной структурой и едиными учетными данными (плановыми и фактическими) для всех подразделений по иерархии: "Очередь строительства – Объект строительства – Статья затрат – Договор – Строительная работа – Оборудование / МТР".

Унификация процесса обработки и хранения договорной документации и сопроводительных документов с поставщиками и подрядчиками. Важной задачей было построить эффективное взаимодействие с контрагентами, так как это влияет на сроки и качество строительства, особенно в постоянно меняющихся внешних условиях, таких как санкции или колебания цен на рынке.

В этом плане проблемой было то, что договоры согласовывались очень долго, так как до автоматизации не было унифицированных маршрутов согласования и процесс проходил в электронной почте.

Благодаря использованию 1С:Документооборот в связке с 1С:ERP, были настроены процессы согласования в разрезе видов обеспечения – материально-технические ресурсы (МТР), проектно-изыскательные работы (ПИР), строительно-монтажные работы (СМР) – со своим перечнем согласующих лиц и версионированием документов, что позволило:

• Значительно ускорить заключение договоров, а также существенно снизить трудозатраты сотрудников по обработке договорных документов.
• Структурировать хранение всей цепочки документов от договора до акта и платежного документа в одном хранилище с возможностью адаптированной массовой выгрузки по фильтрам для целей периодического предоставления вышестоящим организационным структурам и контролирующим органам.
• Синхронизировать и обеспечить оперативную передачу информации о заключении договоров в производственный контур для дальнейшего исполнения.

Построение единого процесса обеспечения потребностей и контроля взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками. В рамках учета взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками имеют место быть достаточно сложные договорные условия:

Публикации о проекте

• Комплексная автоматизация системы оперативного и стратегического финансового управления в ООО «НЗНП Инжиниринг» (АО «НьюЙол») с помощью «1С:ERP Управление предприятием 2»

Результаты проекта

По итогам проекта была создана информационная система, которая позволила:

• Построить единый сквозной процесс от формирования потребности в обеспечении ПИР, СМР и МТР до сбора фактических данных с учетом аналитики, адаптированной к отрасли промышленного строительства.
• Координировать деятельность всех служб в одном информационном пространстве.
• Оперативно контролировать исполнение бюджета и сроки строительства, своевременно корректировать свои действия, тем самым обеспечивая более эффективное управление ресурсами компании и производственным процессом.

Наиболее показательные результаты проекта:

• Повышение качества планирования и управления финансовыми ресурсами компании – максимальный процент невыполнения БДДС достигнут в пределах -15% (уменьшился с -40%).
• Ускорение сроков согласования договоров – в 4 раза (уменьшился с 1 месяца до 5 рабочих дней).
• Уменьшение ситуаций некорректных оплат поставщикам и подрядчикам (переплаты, недоплаты, срыв сроков оплат и т.д.) – 100% (проблема полностью решена).
• Ускорение сроков подготовки управленческой и финансовой отчетности – в 5 раз (уменьшился с 2 недель до 5 рабочих дней).

1С:ERP Управление предприятием :
• Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)
• Управленческий и финансовый учет (EFP)
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками
• Управление складской логистикой (WMS)
• Документооборот (ECM)

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизация охватила все основные процессы компании – казначейство, склад, закупки, производство, бухгалтерский учет, планирование, бюджетирование – и все подразделения:

• Бухгалтерия.
• Финансово-экономический отдел.
• Юридический отдел.
• Отдел управления персоналом.
• Сметный отдел.
• Отдел подготовки производства.
• Отдел календарно-сетевого планирования.
• Отдел управления проектами.
• Отдел организации строительства технологических объектов.
• Отдел организации строительства энергетических объектов.
• Отдел строительного контроля.
• Производственно-технический отдел.
• Отдел МТО.
• Отдел комплектации.
• Отдел ВЭД, складской и транспортной логистики.

До проекта учетные системы – 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Документооборот, система ведения план-графиков – были слабо связаны между собой и представляли разрозненные программы, в основном учет велся на базе MS Excel.

По итогам проекта все процессы объединены между собой и интегрированы в единый целостный организм IT-структуры.