Цели проекта

• Централизовать и автоматизировать процессы бюджетирования, казначейства и арендных операций ‒ обеспечить единую цифровую платформу для ключевых финансовых бизнес-процессов с отказом от ручного труда и Excel.
• Повысить прозрачность и управляемость финансовых потоков ‒ предоставить доступ к актуальной информации по бюджету, платежам и аренде в режиме реального времени.
• Снизить операционные риски и улучшить учёт договоров ‒ исключить человеческий фактор, ускорить обработку документов, минимизировать ошибки и своевременно реагировать на отклонения.
• Обеспечить соответствие требованиям регулятора и корпоративных стандартов ― автоматизировать внутреннюю и внешнюю отчётность, включая отчеты по стандартам Национального банка Республики Казахстан (НБРК), и контролировать выполнение всех требований внутреннего аудита.

Ситуация до внедрения

BCC Leasing — один из лидеров на рынке лизинговых услуг в Казахстане. Компания специализируется на предоставлении финансового и оперативного лизинга для корпоративных клиентов, а также представителей малого и среднего бизнеса. По данным аналитического отчёта Visual Analytics (Первое кредитное бюро), BCC Leasing занимает первые позиции в отраслевом рейтинге и входит в ТОП-1 рынка Казахстана. Стабильное развитие бизнеса, высокие стандарты качества услуг и стремление соответствовать требованиям законодательства обеспечивают компании лидирующие позиции на лизинговом рынке страны.

К моменту обращения к специалистам для поиска решения BCC Leasing столкнулась с рядом значимых трудностей в части автоматизации ключевых бизнес-процессов. Все задачи по бюджетированию, управлению договорами и учёту арендных операций выполнялись вручную, преимущественно с использованием Microsoft Excel. Сотрудники тратили значительное время на ручной сбор и сведение данных по бюджетам, фактическим финансовым показателям, балансу, учёту договоров и задолженностей по аренде. Это не только увеличивало риск ошибок и влияния человеческого фактора, но и затрудняло оперативную реакцию на отклонения, усложняло процесс анализа и взыскания просроченной задолженности по арендным платежам.

Для выбора оптимального решения по автоматизации руководство BCC Leasing обратилось в алматинский офис компании "1С:Первый Бит" — одного из ведущих партнёров фирмы "1С" в Казахстане, обладающего значительным опытом в реализации комплексных ИТ-проектов.

Уникальность и инновационность проекта

Для максимального соответствия требованиям клиента была реализована интегрированная система управления бюджетом, казначейством и договорами аренды на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана" с использованием модулей "БИТ.ФИНАНС" и "БИТ.Аренда". Система была кастомизирована с учётом специфики BCC Leasing, что позволило полностью адаптировать её под задачи компании и обеспечить высокий уровень автоматизации.

В рамках проекта с помощью модуля "БИТ.ФИНАНС" были проведены следующие работы по автоматизации управления бюджетом и казначейством:

1. Настройка прав, сценариев и аналитик:

• Выполнена детализированная настройка профилей доступа: реализованы как ограниченные, так и полные права для различных категорий пользователей.
• Осуществлена гибкая настройка сценариев бюджетирования, валют учета (тенге), профилей, статей, а также аналитик (вид клиента, НМА, ЦБ, объекты аренды, направления деятельности и др.).
• Организована загрузка всех справочников и классификаторов на основании внутренних данных BCC Leasing.

2. Централизация бюджетирования:

• Все бюджеты перенесены в единую информационную систему с автоматизацией сбора, согласования и утверждения — полностью исключено использование Excel.
• Автоматизировано формирование единой базы для планирования, контроля исполнения и сопоставления с фактическими данными.

3. Автоматизация сбора факта:

• Реализовано оперативное получение факта исполнения бюджета напрямую из "1С", исключено ручное формирование.
• Настроена автоматическая трансляция статей доходов и расходов, а также движение денежных средств в соответствии с индивидуальными правилами клиента.

4. Автоматизация план-фактного анализа и формирование отчётности по стандартам банка:

• Реализовано формирование и автоматическое обновление серии отчетов по шаблонам заказчика и банковскому плану счетов:
• Баланс (выгрузка в Excel, авторасшифровки)
• Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) (по статьям доходов и расходов)
• Совпадение статей и аналитик по сверке с требованиями НБРК.
• Разработан механизм сопоставления счетов по шаблонам заказчика.

5. Автоматизация заявок, прогнозов, платёжных обязательств и реестров платежей:

• Организован электронный процесс создания и согласования заявок на расходование денежных средств с прозрачным маршрутом согласования.
• Реализованы платежный календарь, управление графиком платежей, формирование заявок и платежей на основании прогнозов.
• Осуществлена автоматическая детализация платежей по аналитикам и договорам.
• Внедрено "Рабочее место казначея" с полноценным интерактивным управлением платежами и формированием реестров.
• Реализован контроль статусов документов и их изменений, а также фиксация причин закрытия.

6. Автоматизация контроля договоров и интеграция с модулем БИТ.Аренда:

• Внедрены механизмы контроля реквизитов договоров, автонумерация документов и отслеживание этапов согласования.
• Настроена автоматическая передача договоров: после утверждения запускается автоматическое создание документа "Регистрация условий договора аренды" в модуле "БИТ.Аренда".

Внедрение модуля "БИТ.Аренда" позволило автоматизировать все ключевые процессы работы с договорами аренды и субаренды, повысить прозрачность операций, ускорить обработку документов и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором.

В рамках проекта были выполнены следующие работы:

1. Автоматизация управления договорной работой (по аренде и субаренде):

• Организована полная регистрация и автоматическое сопровождение жизненного цикла каждого договора: от заключения до окончания действия и расторжения, включая контроль сроков, регистрацию в государственных структурах и визуализацию этапов с помощью цветовой индикации.
• Реализована бесшовная интеграция с модулем "БИТ.ФИНАНС" для оперативного перехода от утверждённого договора к регистрации условий аренды.

2. Пакетное формирование документов с автоматизацией ЭСФ и субконто:

• Внедрены инструменты для массового формирования реализаций, счетов-фактур и электронных счетов-фактур.
• Настроено автоматическое заполнение субконто согласно правилам клиента.

3. Расширенный отчётный блок:

• Разработан детализированный отчёт по исполнению договоров аренды (по форме заказчика) с возможностью анализа по объектам, площадям, договорам, статусам, истории платежей, скидкам и другим параметрам.
• Добавлен специализированный отчёт по задолженности с детальной расшифровкой по видам платежей, периодам просрочек, деталям аналитик и поддержкой загрузки из Excel.

4. Ускорение работы и усиление контроля рисков:

• Автоматизировано сопоставление объектов аренды и основных средств (ОС), настроен обновляемый регистр сведений.
• Введён обязательный контроль наличия заявления о расторжении договора — без его регистрации документ не проводится.

5. Автоматизация работы со скидками:

• В договоры добавлено функциональное поле для учёта скидок: можно фиксировать как сумму, так и период действия скидки, с обязательным комментарием и возможностью прикреплять служебные записки.

6. Контроль арендных ставок (норм цен):

• Внедрён специализированный документ "Нормы цены за квадратный метр": реализована автоматическая загрузка, контроль соблюдения норм при внесении договора, фиксация согласования превышений отклонений и ответственных лиц.

7. Автоматизация начисления пени и работы с просрочками:

• Настроено автоматическое начисление пени за просрочку оплаты аренды по индивидуальным и групповым условиям с использованием конструктора сроков.
• Включено автоматическое формирование документов "Начисление пени", рассылка уведомлений клиентам и учёт всех фактов оплаты/погашения задолженности.

Внедрение позволило полностью автоматизировать ключевые бизнес-процессы компании по бюджетированию, казначейству и аренде, повысить прозрачность операций, минимизировать ручной труд и обеспечить соответствие всем требованиям регулятора и внутреннего аудита.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет" на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана" в ТОО "BCC Leasing""

Результаты проекта

1. Вся бюджетная и платёжная деятельность выведена на централизованный электронный документооборот: бюджеты, заявки, реестры, отчёты — только в "1С".
2. Автоматизирован оперативный сбор факта в едином окне — снята зависимость от ручного сбора в Excel.
3. Автоматизированы балансовые отчеты и формы ОПиУ по стандарту банка — можно выгружать отчёты для банка и внутреннего аудита в Excel одним кликом с учётом детальных аналитик и новых шаблонов.
4. Сокращено время на обработку заявок и платежей; полностью прозрачен цикл от планирования до факта, согласования и оплаты.
5. Автоматизирован контроль по всем этапам аренды: предупреждение об окончании сроков, учёт заявлений о расторжении, контроль регистрации в государственных структурах, автоматическое создание обязательных документов, автоматизация расчёта пени.
6. Существенно снижены риски ошибок, ускорено и упростилось формирование отчетности как для управленческих, так и для регуляторных задач.
7. Сохранена возможность быстрой адаптации системы по мере изменений внутренней политики или требований НБРК.

1С:Бухгалтерия для Казахстана :
• Бюджетирование
• Казначейство
• Финансовый и управленческий учет
• Управление договорами

БИТ.ФИНАНС :
• Бюджетирование
• Казначейство
• Финансовый и управленческий учет
• Управление договорами

Архитектура решения и масштаб проекта

"1С:Бухгалтерия для Казахстана", ред. 3.0. с интегрированным модулями "БИТ.ФИНАНС" и "БИТ.Аренда"