Цели проекта

Ситуация до внедрения

"Бьюти Лаунж" – сеть клиник косметологии экспертного уровня по доступным ценам. "Бьюти Лаунж" – это клиники в Москве и Саратове, где каждый клиент получает профессиональный уход, безопасные процедуры и видимый результат.

До начала проекта специалисты "Бьюти Лаунж" уже использовали автоматизированные программные решения – работали в системе собственной разработки, через которую записывали пациентов на прием, вели взаиморасчеты.

Руководство приняло решение о внедрении современного тиражного решения, которое регулярно обновляют и поддерживают, чтобы снизить затраты времени на самостоятельную доработку и поддержку программы.

Проанализировав рынок программных решений для автоматизации и цифровизации медицинского бизнеса, решили внедрить в работу "БИТ.Управление медицинским центром Корп". Партнером по автоматизации стал челябинский офис "1С:Первого Бита", который является разработчиком конфигурации и регулярно обновляет ее, добавляя новый функционал.

Уникальность и инновационность проекта

После совместного моделирования бизнес-процессов и выстраивания прозрачного плана внедрения, в компании последовательно автоматизированы контур регистратуры и телефония, расчет заработной платы, работа с маркированными лекарственными препаратами, частично в программе ведется медицинская деятельность, настроена интеграция с внешней лабораторией.

Помимо внедрения типовых функций программы, под запрос заказчика доработан уникальный функционал рабочего места регистратора: реализован механизм подбора времени записи с учетом загрузки кабинетов и аппаратов. Специалист выбирает услугу из перечня, а система подбирает: когда она может быть оказана, каким врачом, на каком оборудовании. Для записи предлагается несколько возможных слотов, что позволяет подобрать для пациента максимально подходящее время.

При расчетах с клиентами к минимуму сведена вероятность ошибок благодаря автоматическим расчетам: программа автоматически рассчитывает итоговую стоимость услуг с учетом скидок, варианты оплаты можно выбрать в выпадающем меню. Появился выбор между оплатой:

• наличными;
• безналичный расчет;
• депозит;
• сертификат;
• гарантийное письмо от страховой.

Автоматизирован процесс активации денежных сертификатов на услуги. Чтобы не активировать сертификат вручную, система автоматически делает это после первой продажи по сертификату. Функция позволяет при просмотре сертификатов определить, какие используются, а какие приобретены для вероятного дарения.

Под уникальную практику скидок на услуги для сотрудников клиники реализован дополнительный функционал взаиморасчетов. В документе "Оказание услуг" появилось новое поле "Сотрудник, который оплачивает", в нем специалист регистратуры выбирает сотрудника, с которым после будет проведен взаимозачет. При этом в аналитике продажа записывается на получателя услуг, а результаты приема и история сохранится в его медицинской карте в "БИТ.Управление медицинским центром".

При расчете зарплаты стоимость медицинского обслуживания удерживается у специалиста. В расчетном листе сотрудник при этом видит полную детализацию: выработку и услуги, которые были оказаны ему или его родственникам.

Дополнительно детализирован отчет по зарплате: сотрудник видит свою зарплату по каждому рабочему дню: количество и тип оказанных услуг и сумма, начисленная за них.

Для удобства отслеживания загрузки, для врачей разработан телеграмм-бот, в котором специалист может с любого устройства видеть свое расписание, а также записывать пациентов или отменять записи. Данные синхронизируются напрямую с календарем планирования в 1С.

Для повышения прозрачности в части отчетности, доработан функционал для управляющего и директора по формированию итоговых отчетов. Под запрос заказчика специалисты разработали уникальный отчет из четырех метрик. Благодаря итоговому отчету руководитель получает полную информацию по:

• стоимости списанных материалов, зарплатам в разрезе сотрудников и услуг и итоговой прибыли;
• сумме пришедших средств в разрезе каждой кассы;
• финансовым итогам периода, где фиксируются продажи по каждой услуге, сколько из них оказаны по сертификатам или авансу и итоговая сумма полученных денег.

Для маркетолога клиники также реализованы дополнительные отчеты. В нем отражается количество клиентов, которые пришли по источникам рекламы за период. Сотрудник при этом видит на какие услуги конкретно пациенты приходят по рекламе и сумму продаж за период.

Для упрощения коммуникации с клиентами и повышения удобства, настроена интеграция с WhatsApp. Специалисты колл-центра могут направлять автоматические рассылки и напоминания о приемах, а также собирать обратную связь от пациентов.

В части телефонии, детализирован функционал проверки номеров. При добавлении нового пациента в систему, по базе проверяются номера телефонов. И если номер телефона пациента не уникальный, а уже добавлен в карточку другого человека – система предложит отредактировать уже имеющуюся. Если номер будет введен некорректно, система предупредит об этом всплывающим уведомлением.

Также программа проверяет, если сотрудник пытается добавить уже имеющуюся информацию в существующую карточку, например вводит новый номер телефона. Система сообщит, что данное поле уже заполнено и предложит перезаписать или отменить изменения.

Публикации о проекте

• Внедрение информационной системы "БИТ.Управление медицинским центром" на базе ПП "1С:Бухгалтерия КОРП" в косметологической клиники "Бьюти-Лаунж"

Результаты проекта

1. Переход на регулярно обновляемое тиражное решение "БИТ.Управление медицинским центром".
2. Механизм автоматического подбора доступного времени записи в рабочем месте регистратора.
3. Детализация расчетных листов в разрезе дней и автоматические взаиморасчеты с сотрудниками.
4. Быстрое отслеживание нагрузки врача через телеграм-бот.
5. Снижена вероятность ошибки в контактных данных пациентов.

БИТ.Управление медицинским центром

Архитектура решения и масштаб проекта

БИТ.Управление медицинским центром