Цели проекта

1. Сократить затраты денежных средств предприятия за счет автоматизации процессов и экономии времени сотрудников.
2. Перевести процессы Согласования, Подписания и Регистрации документации в единую информационную систему для сокращения сроков принятия решений.
3. Постановка и контроль своевременности выполнения задач.
4. Повысить прозрачность согласования.
5. Создать цифровой архив документации.

Ситуация до внедрения

Акционерное общество "Научно-исследовательский институт электронных приборов" — это крупное предприятие Новосибирска, которое было основано в 1950 году. Институт специализируется на разработке и производстве радиоэлектронной аппаратуры. Новосибирское предприятие является частью госкорпорации "Ростех". В исследовательском институте работает более 1000 сотрудников, которые разделены на 30 функциональных подразделений.

Ранее на предприятии уже внедряли систему "1С:Документооборот", ред. 2.1 для внутреннего документооборота. Но, несмотря на это, процесс согласования и подписания документов осуществлялся либо на бумаге либо через электронную почту. Из-за того, что программу не поддерживали в актуальном состоянии, её использование было затруднено: шаблоны документов, маршруты согласования, справочники сотрудников и информация об их должностях устарели. В результате сотрудники предприятия не могли эффективно применять систему документооборота.

В структуре предприятия функционируют 30 подразделений, которые активно взаимодействуют между собой. Ежемесячно здесь создаётся в среднем 1500 документов. К примеру, один проект договора должен пройти через 8–10 этапов согласования у различных сотрудников. Исправление, согласование и подписание документов занимало около 10 рабочих дней, а иногда и больше. Было трудно отследить, на каком этапе находится тот или иной документ и где он мог задержаться. Всё это приводило к увеличению времени на принятие решений. С увеличением объёмов работ и уменьшении времени на принятие решений, производству стало слишком трудоёмко работать в прежнем режиме, к тому же возникли риски срыва сроков исполнения заказов из-за проблем с оперативностью ведения делопроизводства. Поэтому руководство предприятия совместно с отделом информационных технологий решило оптимизировать внутренний документооборот на предприятии. ИТ-специалисты приобрели современную версию программы "1С:Документооборот КОРП", ред. 3.0. Для внедрения новой системы на основе тендера среди ИТ-интеграторов была выбрана команда 1С:Первого Бита из Новосибирского офиса.

Уникальность и инновационность проекта

Было проведено обследование и совместно с заказчиком принято решение поэтапно внедрить систему "1С:Документооборот", ред. 3.0 в подразделения, где ускорение документооборота было наиболее необходимо: производственный, кадровый, экономический и юридический.

Специалисты 1С:Первого Бита провели встречи с ключевыми пользователями и сформировали алгоритмы работы основных процессов:

1. Инициация и согласование процесса контрактации с контрагентом
2. Согласование договоров и дополнительных соглашений
3. Согласование внутренней документации

Командой были выделены функциональные разрывы в процессе согласования процесса работы с контрагентами и установлено, что необходимо доработать программу для присвоения контрагентам статусов.

После этого специалисты 1С:Первого Бита создали и настроили тестовую среду для моделирования системы "1С:Документооборот". Внесли в программу типы документов, нормативно-справочную информацию, шаблоны процессов. Далее настроили связи между документами, условную маршрутизацию. Следующим шагом доработали механизм по согласованию контрагента по следующей логике:

• если контрагент согласован, то ему присваивается статус "Рекомендован";
• если контрагент не согласован, то ему присваивается статус "Отклонен", после чего такой контрагент полностью блокировался для редактирования у всех пользователей, кроме юридического отдела.

Интеграция между программами "1С:Документооборот", ред. 3.0 и "1С:ERP" настроена с учётом правил обмена информацией из справочников "Контрагенты" и "Договоры", а также всех его 80 тематик, содержащих собственные регламенты обработки и права доступа.

Все пользователи новой системы прошли обучение в формате ВКС. Специалистами 1С:Первый Бит были созданы видео-инструкции для доступности восприятия информации.

Благодаря внедрению "1С:ДО КОРП" создано единое информационное пространство для работы с документацией. Электронные документы прикладывают к карточке документа и направляют на согласование через СДО без использования бумаги. Сотрудники института визируют документы через свои аккаунты в 1С. Теперь есть возможность централизованно регистрировать, обрабатывать и хранить документы. Это позволило ускорить принятие решений в пять раз. В режиме реального времени можно отслеживать состояние документа и этап его исполнения, чтобы при необходимости повлиять на ускорение процесса.

Автоматизация и доработка процесса согласования контрагентов позволили исключить недобросовестных контрагентов из числа подрядчиков и ускорить заключение договоров с одобренными контрагентами. Затраты на бумажное делопроизводство сократились в среднем на 20%. Речь идёт о расходах на бумагу, заправку картриджей для принтеров, хранение и транспортировку документов. Ещё одно преимущество перехода на электронный документооборот — быстрый поиск нужного документа в электронном архиве.

Публикации о проекте

• Ускорение согласования документов в 5 раз в АО «НИИЭП» за счет внедрения программы «1С:Документооборт 3.0»

Результаты проекта

1. Скорость согласования и подписания документов повысили в 5 раз.
2. Сократили число рутинных операции на создание, отправку, подписание и хранение документов, что позволило снизить вероятность ошибок и время затраченное на эти операции.
3. Хранение документов более удобное и позволяет быстро найти необходимый документ.
4. Затраты на бумажное делопроизводство сократились в среднем на 20%
5. Сократилось время на согласование с контрагентами договоров и выход на закупочные процедуры.

1С:Документооборот КОРП :
• Документы и файлы
• Совместная работа
• Нормативно-справочная информация
• Управление процессами

Архитектура решения и масштаб проекта

Для обеспечения функционирования системы электронного документооборота организован клиент-серверный вариант работы с использованием сервера 1С:Предприятие.

Клиент-серверный вариант построен на трёхуровневой архитектуре. Информационная база хранится в СУБД, взаимодействия между клиентским приложением и СУБД выполняет кластер серверов 1С:Предприятие, приложения пользователя (клиент) обращается к кластеру серверов 1С, а тот при необходимости запрашивает данные с сервера базы данных. Хранение прикрепленных к карточкам документов файлов организовано в файловых томах. Эти тома представляют собой каталоги на сетевом носителе, работающие по принципу клиент-сервер.

Область обхвата:

• Построение эффективной системы и анализ данных о деятельности предприятия.
• Обеспечения менеджмента заказчика инструментами для принятия оперативных и стратегических решений.
• Автоматизация процессов согласования и подписания 48 видов документов (делопроизводство, кадровые приказы, договорной блок, внутренние документы и др.).