Цели проекта

• Уход от бумажной работы. Снижение доли ручного труда при обработке информации;
• Снижение трудозатрат и распределение их равномерно автоматически на всех участников системы учета;
• Предотвращение потерь от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации;
• Повышение качества и оперативности получения информации для принятия управленческих решений;
• Повышение степени контроля основных бизнес-процессов предприятия.

Ситуация до внедрения

ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Крым и городе федерального значения Севастополе" создано в 2014 г. и относится к ведению Роспотребнадзора.

Основным видом деятельности является проведение санитарно-эпидемиологических исследований, испытаний, токсикологических, гигиенических и иных видов оценок в целях обеспечения федерального государственного санитарно-эпидемиологического надзора и федерального государственного надзора в области защиты прав потребителей, социально-гигиенического мониторинга, а также при действиях в условиях гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций. Учреждение оказывает услуги не только по гос. заданию, но и по запросам граждан и юридических лиц за плату.

На базе предприятия развернуты следующие лаборатории:

• Бактериологическая лаборатория
• Санитарно-гигиеническая лаборатория
• Радиологическая лаборатория
• Паразитологическая лаборатория
• Вирусологическая лаборатория
• Лаборатория исследования физических факторов
• Лаборатория особо-опасных инфекций
• Лаборатория питательных сред.

Работа до автоматизации:

Для ведения учета Заказчик использовал только ПП "1С:Бухгалтерия государственного учреждения". Была очень сложная схема создания заявок от клиентов. Заявка содержала перечень необходимых исследований и заполнялась вручную. Менеджеры фиксировали эти заявления, и на их основании составлялись договоры с клиентами также в бумажном виде. Договоров было 12 видов. Правки вносились вручную. Далее в "1С:БГУ" создавалась карточка договора, содержащая номер договора и реквизиты клиента. В "1С:БГУ" создавался счет, в котором необходимые исследования выбирались вручную. После оплаты счета сотрудники отправляли заявки на исполнение в лаборатории в зависимости от видов исследований.

Отслеживать статусы исполнения обращений было непросто и только вручную. Взаимодействие между сотрудниками было только личное, документы передавались из одного отдела в другой.

Уникальность и инновационность проекта

Мы также реализовали механизм отправки документов по электронной почте и добавили штрихкоды на договоры. После того как клиент подпишет договор, его можно отсканировать прямо из "1С:Документооборот государственного учреждения", и система автоматически распознает штрихкод, прикрепляя сканированный документ в систему. Это значительно упрощает взаимодействие с клиентами и документооборот в целом.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Крым и городе федерального значения Севастополе"

Результаты проекта

1. Заказчик получил единую базу документов-обращений с возможностью анализа количества обращений, их характера и т.д.
2. Единая база договоров. Возможность фильтрации по срокам, статусам.
3. Минимизация человеческих ошибок в документах, прайсах.
4. Максимальный уход от бумажной работы. Это значит, что сократилось время на обработку заявок благодаря автоматизации всего процесса и настроенному обмену данными между двумя системами.
5. Автоматическое распределение задач на исследование конкретным исполнителям, ответственным за то или иное исследование, контроль выполнения работ.
6. Быстрый доступ к любой информации за счет гибких и удобных отчетов, что делает работу более эффективной и облегчает выполнение задач.

1С:Документооборот государственного учреждения

Архитектура решения и масштаб проекта

Для реализации своих требований Заказчик самостоятельно выбрал программный продукт "1С:Документоборот" и познакомился с ее возможностями в демо-версии. По результатам общения мы предложили использовать "1С:Документооборот государственного учреждения".

В этой системе мы создали шаблоны для заявлений от клиентов, а также для договоров, счетов и актов. Мы настроили весь процесс так, чтобы менеджер, получая обращение от клиента, мог легко создать заявление, просто выбрав нужного контрагента и список исследований из загруженного прайс-листа. Сумма счета вычисляется автоматически, что значительно упрощает работу.

После этого ответственный сотрудник получает задание на подготовку договора и счета. При создании договора на основании заявления система автоматом подтягивает данные клиента и перечень исследований, присваивается номер договора, автоматически формируется файл договора в формате .doc со всеми заполненными полями. На основании договора делается заявка на счет, которая с помощью бесшовной интеграции попадает в "1С:БГУ". Счет также заполняется автоматически.

Когда поступает оплата по счету, сотрудники в "1С:ДГУ" получают автоматическое уведомление и задачи автоматом отправляются в нужные лаборатории в зависимости от пунктов прайса. Как только все исследования завершены и загружены в систему, менеджер получает сообщение о том, что клиенту необходимо представить заключение.