Цели проекта

Проект направлен на централизацию и оптимизацию процесса работы с заявками на морскую перевозку в ГК "Рускон" с помощью разработки АРМ Booking desk. Для реализации данной цели были выделены следующие задачи:

• автоматизация создания и обработки как импортных, так и экспортных заявок на морскую перевозку в одной системе,
• систематизация оперативных статусов, ставок и объемов морского фрахта в Компании;
• создание системы отчетности для оперативной выгрузки данных;
• снижение рисков несвоевременных заявок на морскую перевозку в сделках коммерческого менеджера.

Ситуация до внедрения

ГК "Рускон" - российская транспортно-экспедиторская компания, мультимодальный интегратор Группы компаний "Дело". Занимается доставкой и логистикой грузов в регионы России через порты Владивостока, Новороссийска, Находки, Санкт-Петербурга и сухопутные пограничные переходы.

Организация морской перевозки контейнеров, которой занимаются сотрудники компании Рускон, предусматривает необходимость оформления целого пакета документов. Одним из таких документов является заявка на морскую перевозку.

До внедрения проекта коммерческие менеджеры Компании самостоятельно оформляли заявку на морскую перевозку на сервисах морских линий. В связи с этой ситуацией возникали сложности по сбору оперативной и учетной информации по статусам, ставкам и объемам морского фрахта.

Внутренний учет всех заявок на морскую перевозку Компании не велся, распределение заявок на морскую перевозку по судам и рейсам, а также информация о заявках по фактическим отправлениям велись только по ручным запросам в морские линии. Это происходило из-за отсутствия во внутренней корпоративной системе управления логистикой Data Core (оригинальная разработка на базе 1С:Предприятие) формализованной заявки на морскую перевозку.

Уникальность и инновационность проекта

АРМ Booking desk – это режим единого окна для нескольких отделов Компании в рамках выполнения процесса управления заявками на морскую перевозку. Он позволяет более 290 сотрудникам вести учет имеющихся потребностей в морском фрахте как импортных, так и экспортных перевозок, а также отслеживать их статус.

Booking desk помогает отрабатывать задачи на размещение заявок на морскую перевозку операторами. После того как будет заведена заявка на морскую перевозку, она попадает в область активных заявок. У оператора есть команды обработки задач, позволяющие в удобной форме принять или отправить на доработку заявку.

После того как заявка на морскую перевозку принята в работу, она попадает в область находящихся в работе у оператора заявок. В этой области реализованы команды, позволяющие установить текущий статус заявки на морскую перевозку, полученный оператором от морской линии.

Для сбора консолидированной информации созданы специализированные отчеты, открывающиеся по одноименной команде, также настроены фильтры для сортировки заявок на морскую перевозку и удобства работы операторов. Так как в работе может находиться большое количество активных заявок на морскую перевозку, реализация гибкой системы статусов и сортировки является немаловажным преимуществом системы. Пользователю достаточно быстро установить необходимые данные для обновления информации и дальнейшего отслеживания.

Также уникальность решения заключается в реализации печатных форм заявок на морскую перевозку, необходимых для принятия его линией. Печатные формы разработаны с учетом специфики принятия их отдельными морскими линиями. Это разработка позволяет экономить трудозатраты сотрудников и снизить количество браков процесса размещения заявок на морскую перевозку в связи с некорректностью или недостаточностью данных для букирования места на судне. Пример печатной формы заявки на морскую перевозку для отправки агентам морской линии:

Результаты проекта

В рамках проекта решена задача бизнеса по учету размещаемых заявок на морскую перевозку в линиях. После внедрения АРМ Booking Desk снизилось количество неучтенных заявок на морскую перевозку. Для сотрудников компании стало проще отслеживать их статус и вести расчет финансовых показателей.

Были проведены организационные изменения – создана группа операторов Booking desk для снижения нагрузки на коммерческих менеджеров.

Реализованы следующие задачи: ­

• автоматизировано заведение заявки на морскую перевозку в Data Core и её корректировки;
• разработан функционал "Обсуждения" в системе параметров заявки на морскую перевозку между коммерческим менеджером/оператором Букинг-деска от Рускон, фиксации договоренностей в чате заявки – Data Core;
• фиксация (акцепт) заявки на морскую перевозку с финальными данными, в том числе с ставкой фрахта от линии;
• создана система ведение статуса заявки на морскую перевозку;
• возможность использования заявки на морскую перевозку как документа основания для прочих документов в Data Core.
• поля заявки на морскую перевозку удовлетворяют требованиям: содержат типовые поля для всех морских линий, а также унифицированные поля для каждой морской линии;
• разработаны печатные формы заявки на морскую перевозку для отправки морским линиям;
• ведение статистики по оборудованию, объемам, направлениям перевозок.

Оригинальная разработка на базе 1С:Предприятие

Архитектура решения и масштаб проекта

АРМ Booking Desk реализовано на базе внутренней корпоративной системы DataCore. Data Core - собственная разработка Компании на базе "1С:Предприятие". Система решает задачи автоматизации ведения экспедиционных услуг и управления перевозками всеми видами грузового транспорта (авто, ж/д, морской). Data Core тесно интегрирован с другими продуктами "1С" в Компании (например, 1С:Документооборот), которые активно используются.

АРМ Booking desk внедрено для операторов в Дальневосточном, Азово-черноморском, Балтийском бассейнах. На данный момент в системе работают более 290 подключенных пользователей и одновременно работающих пользователей.

Функциональный объем АРМ Booking desk: ­

• создание и ведение заявки на морскую перевозку; ­
• обсуждение (переписка) в системе параметров заявки на морскую перевозку между сотрудниками;
• фиксация (акцепт) заявки на морскую перевозку с финальными данными, в том числе со ставкой фрахта от линии;
• система отчетности отслеживания экспортных и импортных заявок на морскую перевозку;
• гибкая система статусов заявок на морскую перевозку.