Цели проекта

Основными целями внедрения подсистемы "Бюджетирование" в Авиакомпании "Победа" являются:

1. Повышение качества данных Бюджета;

2. Снижение сроков подготовки Бюджета;

3. Снижение трудозатрат персонала на подготовку Бюджета:

Для достижения обозначенных целей были определены задачи проекта:

1. Повышение качества данных Бюджета:

• Разработать формы ввода данных инициаторов;
• Обеспечить однократное хранение исходных данных;
• Обеспечить версионирование Бюджета;
• Обеспечить автоматические контроли при вводе данных и формировании бюджетных форм;

2. Снижение сроков подготовки Бюджета:

• Обеспечить многопользовательский режим работы с Бюджетом;
• Обеспечить быстродействие системы при работе с Бюджетом;

3. Снижение трудозатрат персонала на подготовку Бюджета:

• Разработка автоматически заполняемых бюджетных форм в формате АК ПОБЕДА и ПСД АФЛ;
• Обеспечить прослеживаемость источников данных мастер-бюджетов;
• Обеспечить единую среду согласования Бюджета.

Ситуация до внедрения

ООО "Авиакомпания Победа" — российская бюджетная авиакомпания, дочернее предприятие группы "Аэрофлот — Российские авиалинии". Основана 16 сентября 2014 года. Суточный налёт самолётов авиакомпании в 2017 году был самым высоким в мире — 15—16 часов. В парке Авиакомпании 42 воздушных судна.

2. Пакет сбора данных (ПСД АФЛ) – в формате вышестоящей компании.

2. ПСД АФЛ - 30 форм, 25 аналитических разрезов.

Сбор данных и формирование Бюджета в Авиакомпании выполнялись с помощью MS Excel. В рамках бюджетной кампании выполнялся сбор данных от более чем 15 подразделений Авиакомпании, и формировалось до 5 версий бюджета. Из-за большого массива данных файлы Excel занимали большой объём, имели низкую скорость работы, а также были подвержены риску потери данных.

Согласование форм инициаторов и бюджетных форм выполнялся по электронной почте.

По итогам согласования бюджета в подсистему "Казначейство" 1С:Управление холдингом бюджетные лимиты переносились вручную, что занимало несколько часов.

• Невозможность работы и редактирования бюджета одновременно несколькими пользователями;
• Высокие требования к ПК персонала для открытия "тяжелых" файлов Excel;
• Риски невозможности работы в Excel в связи ростом количества данных (в 2022 году планировалось 20 ВС к приобретению);
• Задержки в согласовании бюджета из-за отсутствия системы согласования.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта можно разделить на 2 аспекта:

• Методологический

В рамках проекта был полностью автоматизирован объемный и сложный процесс формирования бюджета Авиакомпании, который включает в себя:

• Технический

1. Разработан инструмент для сбора плановых данных, который позволяет интерактивно в системе без остановки работы настраивать структуру, состав, аналитические разрезы, алгоритмы заполнения, проведения и контроля собираемых данных.

Результаты проекта

Основным результатом автоматизации процесса бюджетирования в Авиакомпании является успешно проведенная бюджетная кампания 2024 г. в 1С:Управление холдингом.

На основании собранных в подразделениях данных, сотрудники финансовой службы успешно сформировали бюджетный пакет, в т.ч. сформировали мастер бюджеты, вышли на сходимость баланса.

За счет внедрения автоматических контролей вероятность ошибки персонала была минимизирована.

Были снижены трудозатраты на подготовку бюджетного пакета за счет:

1. исключения повторного ввода данных,

2. уменьшения времени на выполнение рутинных операций,

3. повышения прозрачности данных бюджетных форм.

Обеспечено версионирование бюджетного пакета, что позволило хранить историю изменения данных.

Обеспечено согласование данных в единой системе с сохранением истории.

1С:Управление холдингом :
• Планирование и контроль
• Бюджетирование, отчетность и анализ
• Процессы и согласование

Архитектура решения и масштаб проекта

Решение построено на базе конфигурации 1С:Управление холдингом.

1. Внедрены подсистемы:

• Планирование и контроль;
• Бюджетирование, отчетность и анализ;
• Процессы и согласование;

2. Разработаны собственные модули:

• Модуль параметрических настроек бюджетной кампании;
• Модуль выгрузки пакета сбора данных в формате АФЛ;

Система реализована на трехуровневой архитектуре:

1. сервер баз данных (MS SQL),

2. сервер приложений 1С:Предприятие 8.3,

3. клиентская часть, в т.ч. толстый, тонкий и web-клиент.

Организованы среды:

1. Разработки – для разработки и отладки новой функциональности.

2. Тестирования – для проведения различных видов испытаний (функциональных, нагрузочных, приемо-сдаточных) на данных, приближенных к реальным.

3. Продуктивная – для промышленной эксплуатации.

Все среды размещены на виртуальных машинах.

Ввиду наличия жестких сроков проект выполнялся по гибридной методологии с использованием водопадной модели и Agile. Можно выделить основные этапы:

1. Обследование

• Проведение интервью;
• Выявление и описание функциональных разрывов;
• Разработка технических заданий и макетов бюджетных форм;

2. Разработка и тестирование;

3. ОПЭ;

4. ПЭ.

Для визуализации работы и управления потоком задач на проекте активно использовались доски канбан.

Разработано:

1. Документация:

• 43 Технических задания;
• 42 Макета отчетов;
• 67 Инструкций пользователя (38 - для инициаторов, 29 - для сотрудников финансовой службы)

2. 26 форм ввода инициаторов – документы для отражения плановых данных;

3. 56 видов отчетов, в т.ч. 84 бланка (Бюджет АК Победа);

4. 31 вид отчетов, в т.ч. 31 бланк (ПСД АФЛ);

5. 37 Аналитических отчетов;

Общее количество аналитических разрезов Бюджета АК Победа увеличено до 70, количество аналитических разрезов ПСД АФЛ сохранено на уровне 25.

Проведено обучение персонала: суммарно 25 сессий и 240 слушателей.