Цели проекта

1. Создать единое рабочее пространство на основе готового решения 1С для работы с текущими задачами с возможностью масштабирования в будущем.
2. Исключить возможность потери "Архива данных" при переходе на новые решения.
3. Максимально уйти от расчетов в таблицах и избежать человеческого фактора при работе с данными.
4. Обеспечить автоматизированный контроль подвижного состава на всех этапах маршрута.
5. Автоматизировать учет затрат и списание материалов.
6. Автоматизированный складской учет товаров клиента в разрезе "Поставщиков", "Видов Товара", "Единиц Измерений", с возможностью оперативного предоставления информации клиенту.
7. Автоматизировать процессы блока "Казначейство".
8. Создать систему согласования внутренней документации "Договоров" "Платежных поручений" в разрезе подразделений и Организации ГК АЯМ.
9. Создать бюджетную модель Организации.
10. Автоматизировать процесс подготовки сопроводительной документации (Транспортная Логистика, Складская логистика, Управленческий учет).
11. Автоматизировать формирование сводной отчетности (Подразделения, Регионы).
12. Обеспечить наличие автоматизированной и корректной регламентированной отчетности.
13. Обеспечить "friendly" интерфейс системы, позволяющий в удобном для пользователя формате выполнять поставленные задачи и быстро оперировать данными.

Ситуация до внедрения

ООО "АЯМтранссервис" предоставляет мультимодальные транспортные услуги на территории России с 2002 года, являясь крупнейшим и стабильным перевозчиком Республики Саха(Якутия), действующим на всей территории Российской Федерации.

ООО "АЯМтранссервис" активно участвует в глобальных проектах, таких как:

- "Сила Сибири" - российский магистральный газопровод для поставок газа из Якутии в Приморский край и страны Азиатско-Тихоокеанского региона.

- "АГХК" - Амурский газохимический комплекс (Амурский ГХК) — строящееся предприятие в 15 км от города Свободный в Амурской области России, совместный проект СИБУРа и China Petroleum & Chemical Corporation (Sinopec).

Основные направления деятельности ООО "АЯМтранссервис" - контейнерные железнодорожные перевозки, контейнерные автоперевозки, работа со сборным грузом, терминальная обработка грузов, работа с негабаритными и крупнотоннажными грузами, ответственное хранение груза на складе.

ГК "АЯМ" объединяет в себе организации с масштабными и сложными бизнес-процессами, широким региональным охватом, высокой зоной ответственности, высокими стандартами качества. В составе группы компаний НПП ИнтехПром (буровзрывные работы), ООО "СРП"(Строительство и содержание Дорожной сети).

В собственности Организации находится более 300 контейнеров, более 100 фитинговых платформ, более 60 автомобилей-контейнеровозов, собственная строительная и буровая техника в том числе на гусеничном ходу, передвижные склады, 4 Терминала. Более 1500 сотрудников Организации единовременно задействованы для обеспечения профессионального и качественного оказания услуг своим клиентам.

В начале 2023 года в связи с актуальными тенденциями и объемным ростом внутрироссийских перевозок, растущем количестве как активных так и потенциальных клиентов, руководство Организации "АЯМтранссервис" (далее Организация) активно реагирует на изменения конъюнктуры рынка, увеличение количества активных запросов, увеличенную нагрузку на существующие цифровые ресурсы организации. Начали формироваться требования по оптимизации существующих процессов, требования по созданию механизмов позволяющих автоматизировать процессы поддающиеся систематизации, требования по созданию единого, консолидированного, рабочего информационного пространства для всех подразделений и сотрудников участвующих в проработке поставленных задач.

Текущая система (готовая система, предоставляющая доступ в аренду, не на платформе 1С) не отвечала всем требованиям Организации (часть процессов дополнялась табличными расчетами и ручными операциями) и до момента активной фазы автоматизации, формат предоставления доступа к системе не позволял вносить изменения в работу текущих механизмов.

Дополнительным и очень важным фактором являлись риски потери архива, всех наработанных данных и истории взаимодействий с контрагентами, данные хранились на стороннем ресурсе с расположением в странах Балтии.

В связи со сложившейся ситуацией, было принято решение реализовывать проект по созданию собственной информационной структуры, соответствующей целям Организации.

При выборе платформы нового решения Заказчик остановился на "1С:Предприятии", так как данная платформа зарекомендовала себя как максимально надежная и стабильная, с огромным опытом разработки готовых решений для каждого набора процессов и требований.

При выборе конфигурации, будущей основы для реализации проекта, был проведен анализ рынка готовых решений. Планировалось подобрать решение с максимальным соответствием типовых механизмов к текущим бизнес-процессам, учитывались общие плановые сроки внедрения системы и, разумеется, общий бюджет проекта. Максимально соответствующей процессам оказалась программа 1С:Управление холдингом, а также в дополнение специализированные решения, разработанные компанией 1С:Первый Бит.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключается в основном контуре автоматизации, который затрагивает практически все основные блоки процессов Организации:

1. Транспортная логистика: построение сложных мультимодальных маршрутов с элементами контроля за их исполнением.
2. Складская логистика: автоматизация процессов, связанных с услугами ответственного хранения и собственных материальных запасов.
3. Управленческий и регламентированный учет: автоматизация процессов, связанных с расчетами рентабельности сделок и подготовки отчетности.

Требования к реализации вышеописанных блоков подразумевают целостную связь каждого из оцифрованных процессов в единый механизм, единое информационное пространство, обеспечивающие поле для совместной работы сотрудников различных подразделений Организации в соответствии со своими должностными инструкциями над единой общей задачей.

Кроме того, в ходе проекта было несколько особенностей, которые требовали особого внимания при реализации:

1. Географическое расположение подразделений Организации: реализация и контроль единого бизнес-процесса протекали в различных часовых поясах.
2. Задачи, связанные с непрерывным контролем местонахождения подвижного состава и плановым временем прибытия на станции, использование одновременно нескольких внешних систем контроля позиционирования подвижного состава.
3. Контроль за требованиями к температурному режиму груза, классификация оборудования при подборе под определенные задачи.
4. Автоматизированное формирование отчетных реестров не только в разрезе подразделений, но и в разрезе регионов.
5. Создание уникального механизма - наборного маршрута согласования Договоров, с возможностью в пользовательском режиме создавать и работать с уникальным маршрутом движения документа, с набором Согласующих текущей загрузке кадров, без дополнительных настроек или изменения ранее созданных маршрутов.
6. Автоматизированный расчет себестоимости как материалов, так и услуг на складские операции, такие как упаковка и ответственное хранение, списание материалов, с последующим влиянием на общую картину затрат каждого отдельного маршрута перевозки.
7. Создание единого реестра отчета, детализирующего деятельность всех подразделений, в разрезе доходов и расходов с обработкой как текущих данных, так и информации, представленной в архиве перенесенного из сторонней системы (не на платформе 1С).
8. Реализация проектов внедрения двух решений велась практически в параллельном формате.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

• Полностью снижена зависимость от иностранного ПО и расположения информационных данных на иностранных ресурсах.
• Создана единая информационная цифровая среда, повышена слаженность работы подразделений.
• Значительно снижено время на выполнение, обработку и исполнение договорных обязательств.
• Значительно снижены потери материальных ценностей при выполнении складских операций.
• Повышена лояльность к бренду со стороны клиентов в связи с более качественным сервисом.
• Повышена рентабельность сделок.
• Оптимизирована, регламентирована и структурирована работа сотрудников Организации.
• Оптимизирована работа с ресурсной базой Организации (оборудование, техника, помещения).
• Автоматизирована система формирования отчетности Организации.
• Автоматизированы механизмы взаимодействия подразделений.
• Сохранен в эксплуатационном формате архив Организации.
• Снижены затраты на операционные и административные расходы.
• Значительно повышена скорость формирования управленческой отчетности.
• Значительно повышена точность и скорость формирования регламентированной отчетности.

1С:Управление холдингом

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект был реализован при использовании стандартной технологии внедрения, включающую следующие этапы:

• Проработка теоретической части;
• Моделирование и составление технической документации;
• Разработка и тестирование
• Запуск в системы в эксплуатацию и оперативная поддержка с плавным переходом в стандартное сопровождение системы.

1. Проработка теоретической части строилась на 4х ключевых этапах:

1. 1. Анализ сильных и слабых сторон предыдущей системы, фиксация реестра процессов и функциональных разрывов.
   2. Интервьюирование ключевых пользователей системы, фиксация требований и дополнительных пожеланий, определение приоритетов при разработке.
   3. Проведение моделирования в соответствии с зафиксированными функциональными разрывами прошлой системы и требованиями к функциональности новой системы.
   4. Разработка технической документации проекта, определение сроков реализации и бюджета.

2. Этап разработки и тестирования включал в себя несколько итераций по 3-м ключевым этапам:

1. Разработка функциональности системы
2. Тестирование разработанного функционала
3. Обратная связь по результатам тестирования, корректировки.

3. Запуск в эксплуатацию, оперативная поддержка и дальнейшее сопровождение:

1. По завершению тестирования разработанного функционала и получения подтверждения о готовности системы к запуску в эксплуатацию, команда занимавшиеся разработкой решения была закреплена за Организацией на дальнейшее сопровождение.

В ходе проекта автоматизированы следующие участки:

1. Блок нормативно-справочной информации: Оцифрованы основные ресурсы организации (Сотрудники, Подразделения, Номенклатура, Договоры, Транспорт, Тип Транспорта, Контейнеры, Оборудование и т.д.) Создан классификатор железнодорожных станций.

2. АРМ Логиста (Диспетчера): организовано рабочее место логиста с разделами в соответствии со статусами документов. Создана удобная система отборов, возможность автоматического формирования документов системы, версионирование изменений документа сотрудниками Организации. Автоматизирована подготовка сопроводительной документации. Настроена возможность работы как с аффилированными контрагентами, так и заключение новых договоров, не покидая АРМ Логиста (Диспетчера). Расчет рентабельности маршрута перевозки производится, не покидая АРМ в удобном формате.

3. Интеграции с внешними системами Организации: Настроены интеграции по API методам c сервисами - RailLocator, Infoservis, ЭТРАН.

4. АРМ Склад: организовано рабочее место сотрудника Склада. Настроено формирование документов системы в автоматическом формате (Не исключает возможности формирования документов в ручном формате). Документы автоматически связаны в структуре подчиненности в случаях формирования складских документов при реализации этапа складского хранения при выполнении логистического маршрута. Автоматизирован расчет стоимости услуг хранения и стоимости затраченных материалов на упаковку груза, утепление груза и прочие процессы связанные с подготовкой контейнера. Настроен учет грузов по услугам ответственного хранения (Специализированный отчет), учет ТМЦ в виде остатков (Специализированный отчет). Настроено проведение процедуры закупок ТМЦ и контроля остатков.

5. Банк и касса: Настроена интеграции с клиент-банком, детализация поступлений в единой удобном окне.

6. Взаиморасчеты с контрагентами: Разработаны механизмы контроля за исполнением обязательств, связанных с учетом взаиморасчетов с контрагентами (Покупатели/Поставщики) (Специализированный отчет). Разработан новый механизм учета взаиморасчетов с клиентами, включающий в себя актуальные требования к реализации данных процессов Организации.

7. Контроль рабочего времени сотрудников: Разработан специализированный отчет.

8. Управленческая часть учета: Финансовый анализ, консолидация данных. Единый отчет по деятельности мультимодальных перевозок с учетом всех этапов перевозки и связанных с ними затрат в разрезе подразделений и операторам.

9. Регламентированная часть учета: Автоматизирована консолидация данных и документации в системе для подготовки к сдаче отчетности, в том числе в обособленных подразделениях.

10. Работа с архивом: Перенесен архив и настроены инструменты работы с архивными данными из прошлой системы (не на платформе 1С).

11. Казначейство: Обеспечение выполнения экономических нормативов, планирование и прогнозирование денежных потоков и финансовых результатов. Создание учета платежей и их согласование, дальнейшее разнесение по специализированным НСИ Организации. Составление отчетности на основании ранее внесенных данных.

12. Бюджетирование: Создана бюджетная модель Организации.

13. Взаимодействие сотрудников организации, система согласования документации: Настроены типовые заранее утвержденные маршруты согласования документации, а также создан уникальный механизм – наборный маршрут согласования Договоров. Созданы правила Ролей с гибким набором прав доступа, отвечающим структуре Организации и должностным инструкциям сотрудников Организации.

14. Подготовка сопроводительной документации: на основании каждого документа системы в соответствии с бизнес-процессом и необходимостью формирования сопроводительной документации добавлены необходимые печатные формы, соответствующие по содержанию требованиям процесса и стилистическому оформлению Организации.

15. Автоматизированы процессы, связанные с жилищным размещением сотрудников Организации.

16. Расчет заработной платы: Консолидированы данные о выработке сотрудников Организации, а также настроены механизмы использования данных для расчета заработной платы.

17. Учет себестоимости при работе оборудования и транспортных средств: Разработаны механизмы автоматического учета себестоимости при работе оборудования и ТС. Предоставлена возможность отражения затрат по материалам и топливу, а также механизмы распределения стоимости между участниками перевозки при работе со сборным грузом.

18. Финансовый монитор: Создана обработка, которая выводит информацию по всем банковским счетам в группировке по банку, остаток на начало периода, суммы и остаток на конец периода по утвержденной форме, теоретический свободный остаток средств после оплаты согласованных платежей.

19. Интеграции с внутренними системами Организации: Все части информационной среды, выполняющие свою роль в структуре процесса, связаны и дополняют друг друга, обеспечивая единое рабочее пространство.

20. Кадровый Учет. Процессы кадрового учета производятся в системе 1С:ЗУП, система интегрирована в информационную среду Организации.