Цели проекта

1. Уйти от разрозненного документооборота и создать централизованную систему учета.
2. Сократить время на обработку документации и закрытие месяца.
3. Обмен данными по расходным документам с транспортной программой.
4. Упростить расчет зарплаты водителям.
5. Повысить скорость работы с заявками на грузоперевозки.

Ситуация до внедрения

ООО "Новоконт" - сравнительно молодая, но быстро развивающаяся транспортная компания из Новосибирска. С 2020 года предоставляет услуги по перевозке контейнеров с железнодорожных терминалов до конечных заказчиков по всей России собственным автотранспортом и с участием привлеченных перевозчиков. Автопарк "Новоконта" состоит из 23 транспортных средств и 22 прицепов, а также порядка 40 единиц наемного транспорта. В штате работает 39 сотрудников.

Раньше в транспортной компании вели регламентированный учет в 1С:Бухгалтерия, кадровый - в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП). Таблицы Excel использовали для работы с заявками и расчетов тарифов. Расположение ж\д терминала, из которого происходит перевозка контейнера, оказывает прямое влияние на тарификацию перевозки, так как от него зависят конкретные условия и стоимость оказываемых услуг. Кроме того, в компании "Новоконт" тарифы на перевозку делятся на два основных вида: спецтариф и общий. Каждый из них имеет свои особенности и применяется в зависимости от конкретного терминала и маршрута перевозки. Логист может самостоятельно изменять условия тарификации, учитывая все нюансы и пожелания клиента. Проведение всех расчетов, связанных с перевозками, требует от логистов значительного количества времени и усилий, т.к. этот процесс осуществляется в Excel. Это существенно замедляет работу специалистов и не позволяет им оперативно реагировать на запросы клиентов.

В зависимости от типа перевозки — по городу или междугородняя — зарплата водителя рассчитывалась с учётом коэффициента надбавки за междугородние поездки. Все данные, полученные из таблиц, передавались в виде файла в бухгалтерию. Бухгалтер вручную вводил данные в программу 1С, после чего производил окончательные начисления заработной платы. Этот процесс был весьма трудоемким.

Компания использовала топливные карты "Газпромнефть". Из личного кабинета приходилось выгружать данные по каждой транспортной единице. Расходы на топливо вбивались вручную в 1С:Бухгалтерия для отражения в путевых листах, что занимало много времени у бухгалтера.

В штате компании работает механик, ответственный за техническую готовность транспортного средства к выполнению рейсов. Как и любые машины, грузовики подвержены поломкам, и в случае их возникновения ремонт осуществляется своими силами, либо автомобили направляются в специализированные автосервис. После проведения ремонта, все чеки передавали в бухгалтерию и списывали в расходы. Выработка агрегатов отслеживалась только по визуальному состоянию.

Бюджет на ремонты и ТО заранее не закладывался, что вело к непредвиденным расходам. Отсутствие учета затрудняло отслеживание расходов на ремонт в разрезе каждого автомобиля.

В 2022 году транспортный рынок столкнулся с необходимостью перестройки логистических маршрутов. Это привело к увеличению спроса на контейнерные перевозки. За год автопарк компании увеличился в 2 раза. В планах у компании открыть филиалы в других городах, поэтому работать на ручном управлении неэффективно.

Необходимость в автоматизации управления автопарком и работы с заказами стала очевидной и актуальной задачей для транспортной компании. Именно поэтому было принято решение обратиться к специалистам компании "1С:Первый Бит Новосибирск Маяковского". Новосибирский офис специализируется на автоматизации транспортной логистики и имеет практический опыт в решении подобных задач.

Уникальность и инновационность проекта

На основе проведенного анализа бизнес-процессов нашего заказчика, специалисты компании "1С:Первый Бит" предложили актуальное отраслевое решение - программу "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом". Этот продукт разработан специально для автоматизации экспедиционных услуг и управления перевозками с использованием как собственного, так и привлеченного транспорта. Кроме того, имеется возможность настроить интеграцию с биржами грузоперевозок. Одним из ключевых преимуществ данного решения является наличие удобного рабочего места логиста, которое позволяет эффективно работать с заказами и контролировать все аспекты транспортной логистики.

После внедрения отраслевого решения, специалисты 1С:Первого Бита настроили обмен между тремя программами "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом", "1С:Бухгалтерия" и "1С:ЗУП". Все сотрудники прошли обучение и работаю в единой системе.

Сейчас на основании табеля рабочего времени начисления по зарплате водителям формируются в "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом", и за счет обмена с "1С:ЗУП", данные передаются автоматически. Бухгалтер не тратит теперь время на ручной ввод.

Руководитель имеет прямой доступ к управленческой отчётности в программе: ведомости по выплатам сотрудникам, данным о рентабельности перевозок, выработке агрегатов, а также информации о доходах и расходах по транспортным средствам. Теперь он может быстро получать актуальные данные, анализировать их и принимать обоснованные управленческие решения.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП" в ООО "Новоконт"

Результаты проекта

1. Централизованная система учёта: после внедрения программы для учета автотранспорта, настроили типовой обмен с бухгалтерской и кадровой программой. Теперь все пользователи работают в единой системе и обладают актуальной информацией.
2. Сокращение времени на обработку документации и закрытие месяца: автоматизация рутинных операций и интеграция с "1С:Бухгалтерия" ускорили процесс подготовки отчётности, расчета зарплаты и закрытия периода. А также минимизировало риск ошибок и потери времени на ручной ввод данных.
3. Упростили учёт расходов на топливо и ГСМ, а также расчет себестоимости перевозок. Отчёты процессингового центра можно загрузить в программу "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом" одним кликом, а данные о заправках автоматически попадают в путевой лист.
4. Повысили скорости работы с заявками на грузоперевозки: подсистема АРМ логиста позволила ускорить обработку заявок и обеспечить оперативное взаимодействие с клиентами.

1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП :
• Учет автопарка и путевых листов
• Управление заказами на автотранспорт
• Тарификация и расчет услуг
• Учет ГСМ
• Учет ремонтов и запчастей

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество информационных баз - 3