Цели проекта

Основная цель проекта заключается в переходе от ручного ведения документации в Excel к использованию современной технологической платформы "1С:Предприятия 8.3". Этот шаг направлен на автоматизацию и унификацию ключевых бизнес-процессов. В рамках этой цели мы стремимся:

• Автоматизировать все процессы материально-технического обеспечения по объектам.
• Оптимизировать процессы ремонта и обслуживания автотранспорта и дизельных электростанций.
• Настроить систему учета, контроля и анализа расхода горюче-смазочных материалов.
• Сформировать единую базу данных о движении денежных средств и счетах компании.
• Реализовать процесс согласования по ключевым бизнес-процессам, включая заявки на материально-техническое обеспечение, расходование денежных средств, командировки, премии и согласование договоров.

Эти шаги помогут повысить эффективность работы, улучшить контроль над процессами и сократить временные затраты на выполнение рутинных операций, что в итоге приведет к увеличению общей производительности и конкурентоспособности компании.

Ситуация до внедрения

Компания ООО "ЧОО Интеллект" — лидер в области охранной деятельности на Ямало-Ненецком автономном округе с 2009 года. Они обладают лицензией №89/114 от УМВД России и предоставляют широкий спектр услуг, включая защиту жизни и имущества граждан, охрану объектов и пропускных режимов, а также обеспечение порядка на массовых мероприятиях. Компания имеет высокий уровень автономности и мобильности, обеспечивая эффективное руководство и высокую квалификацию персонала.

До внедрения программного продукта "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" + "Бит.Финанс/Холдинг" в компании заказчика наблюдалась сложная ситуация, характеризующаяся недостаточной связью персонала с бизнес-процессами компании. Отсутствие четкого представления о бизнес-процессах и их взаимосвязях приводило к неоптимальной координации действий и распределению ответственности. Не было установлено наглядного дерева связей, которое бы показывало структуру и логику процессов, а также определяло ответственных лиц за их выполнение.

Ведение документации происходило в ручном режиме при помощи Excel, что создавало множество проблем и ограничений. Подобный способ учета не только требовал значительных временных затрат на заполнение, обновление и анализ таблиц, но и увеличивал вероятность ошибок в данных из-за ручного вмешательства. В контексте быстрого масштабирования компании заказчика, ручное ведение учета становилось все более неэффективным и несостоятельным.

Масштабирование компании создавало дополнительные вызовы для существующих рабочих процессов. Необходимость оперативного реагирования и обработки большого объема данных усиливала нагрузку на персонал и приводила к росту временных затрат на выполнение задач. Все это в совокупности замедляло темпы работы, снижало эффективность и увеличивало риски возникновения ошибок и задержек в проектах.

Партнер по внедрению информационной системы был выбран после тщательного анализа рынка и оценки компетенций различных компаний. В результате выбор пал на проектную команду компании "1С:Первый Бит офис Спортивная". Их профессионализм, обширный опыт в сфере внедрения российского программного обеспечения и успешные проекты в области автоматизации бизнес-процессов убедили в способности команды эффективно реализовать поставленные задачи. Важным фактором также стала их специализация в области строительства и автоматизации холдинговых структур, что обеспечивало более глубокое понимание специфики бизнеса и гарантировало успешное внедрение информационной системы.

Уникальность и инновационность проекта

Проект выделяется своей уникальностью благодаря спроектированной и разработанной автоматизированной системе учета оружия на базе "1С:Предприятие 8". Эта система предоставляет следующие возможности:

• Детальный учет выданного оружия или патронов для каждого сотрудника компании.
• Отслеживание запасов оружия и патронов по сейфам предприятия.
• Учет по серии РСЛа для каждого сотрудника.
• Функционал напоминания о необходимости продления разрешения на оружие.

Эти функции позволяют эффективно контролировать оборот оружия в компании и обеспечивать соблюдение законодательства в области оборота оружия.

Внедрение "Бит.Финанс/Холдинг" представляет собой значительное достижение в оптимизации и совершенствовании бизнес-процессов в компании "ЧОО Интеллект". Вот несколько ключевых аспектов, которые отличают этот проект:

1. Интеграция различных функциональных блоков: Проект объединяет несколько ключевых аспектов управления предприятием, таких как механизация и автотранспорт, снабжение и склад, бюджетирование, казначейство и управление договорами. Это позволяет создать единое информационное пространство, обеспечивающее синхронизацию данных и процессов между различными подразделениями компании.
2. Глубокая настройка под бизнес-процессы заказчика: Одной из ключевых особенностей проекта является его способность адаптироваться под уникальные бизнес-процессы компании-заказчика. Это означает, что система не просто заменяет старые процессы, но и учитывает специфические потребности и требования заказчика, что повышает эффективность ее использования.
3. Автоматизация заполнения документа Путевой лист из внешней информационной системы мониторинга автотранспорта и создание отчета для сверки данных: Целью доработки является автоматизация заполнения Путевого листа из внешней информационной системы мониторинга автотранспорта и создание отчета для сверки данных в Путевом листе с данными мониторинга. Компания для автоматизации бизнес-процессов по мониторингу и контролю своего автопарка применяет систему мониторинга автотранспорта, оснащенную специальным оборудованием - терминалами GPS и программным обеспечением. Сотрудник компании вручную заполняет Путевые листы и сравнивает их с данными информационной системы. Важно отметить, что в пути водитель автотранспорта останавливается на отдых, и данное время не учитывается отдельно от поездки.

В дополнение к вышеперечисленным пунктам, в форме в части "Показатели работы" будет добавлен реквизит "Пробег по АвтоГРАФ" с типом данных "числовое значение".

На закладке "Данные о работе в ТЧ Трудозатраты" теперь дополнительно представлена информация из системы спутникового мониторинга автотранспорта о рейсах и списке остановок. Это позволяет получить более полное представление о движении автотранспорта компании в процессе выполнения задач. Рейсы указывают на маршруты и временные интервалы, в течение которых автомобиль находился в движении, а список остановок демонстрирует места, где автомобиль делал плановые или не плановые остановки во время выполнения задачи. Эти данные обогащают информацию о трудозатратах и помогают более точно анализировать эффективность использования автотранспорта в рамках бизнес-процессов компании.

Документ.бит_мат_ПутевойЛист

В отчете "Сверка путевых листов с данными мониторинга" производится сравнение данных, выгруженных из системы мониторинга автотранспорта, с информацией, указанной в графе "Одометр" в Путевом листе. Это позволяет убедиться в соответствии между фактическими показателями пройденного расстояния, зафиксированными системой мониторинга, и данными, внесенными в Путевой лист сотрудником компании. Такое сопоставление помогает выявить возможные расхождения или ошибки в учете пройденного пути и своевременно их исправить, обеспечивая точность и достоверность данных о перемещении автотранспорта компании.

Настроены реализации регламентного задания по выгрузке данных из системы спутникового мониторинга автотранспорта в учетную систему с возможностью настройки расписания. Этот функционал обеспечивает автоматический обмен информацией между двумя системами с учетом заданных временных параметров. Скриншот данного регламентного задания прилагается.

Уникальность проекта демонстрируется настройкой реквизита "Расписание загрузки данных" с опцией "Недельное". Этот функционал позволяет точно настроить частоту и время загрузки данных из системы мониторинга автотранспорта в учетную систему в течение недели. Гибкость и масштабируемость данного регламента обеспечивают эффективное управление процессами обмена данными, что является ключевым преимуществом проекта.

Для обеспечения возможности оперативного получения данных предлагается добавить кнопку в путевой лист. При нажатии на данную кнопку будет производиться обращение к данным системы мониторинга автотранспорта по заданному периоду и технике, указанной в открытом путевом листе. Это позволит пользователям быстро получать актуальную информацию о состоянии и местоположении техники в процессе выполнения задач, что повысит оперативность и эффективность управления автопарком компании.

4. Интеграции с личными кабинетами Роснефть, Лукойл и Газпром по заправкам

Доработка направлена на интеграцию с личными кабинетами Роснефть, Лукойл и Газпром по заправкам с целью автоматического отражения заправок в системе "Бит.Финанс/Холдинг" на основе данных из указанных личных кабинетов. Бизнес-процесс организован следующим образом:

1) Система запускает задание по расписанию для формирования информации о произошедших заправках техники, которая далее отображается в путевых листах.

• Настройка интеграции с личными кабинетами Роснефть, Лукойл и Газпром.
• Реализация регламентного задания для установки расписания выгрузки данных.
• Формирование приходных ордеров с операцией "Заправка" на основе данных из личных кабинетов.
• Учет особенностей операций для каждого личного кабинета:
• Для Роснефть — операция "Обслуживание".
• Для Лукойл — операция "Покупка".
• Для Газпром — определение заправки по связи с топливной картой.
• Обработка возвратов средств и корректировка суммы приходного ордера.
• Учет только операций по заправке, иные операции не выгружаются.
• Автоматическое проведение сформированных документов.

2) В документах указывается информация о выгрузке данных из личных кабинетов Роснефть, Лукойл или Газпром с указанием даты и времени выгрузки.

Эти доработки позволят значительно упростить и автоматизировать процесс учета заправок техники, обеспечивая оперативное отслеживание и контроль за расходами на топливо.

Совокупность факторов придает проекту уникальный и инновационный характер, что значительно упрощает и оптимизирует рабочие процессы в организации-заказчике.

Публикации о проекте

• Переход с ручного ведения документации в Excel в использование современного программного продукта "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" в комании ООО ЧОО "Интеллект"

Дополнительная информация к описанию проекта

Проект внедрения был организован с учетом поэтапного подхода, где каждый этап четко определялся и последовательно реализовывался. Важным аспектом было параллельное выполнение некоторых этапов проекта, что позволило сократить общее время внедрения и минимизировать возможные риски.

Постепенное внедрение новой системы позволило персоналу компании постепенно привыкнуть к новым процессам и функционалу, не перегружая их сразу большим объемом изменений. Кроме того, параллельная работа над различными аспектами проекта способствовала эффективной координации и использованию ресурсов.

Этот подход значительно снизил риски возможных проблем и неполадок при внедрении новой системы, обеспечивая плавный переход от старых рабочих процессов к новым, с минимальным воздействием на общую продуктивность компании. В результате компания смогла без простоев и значительных проблем интегрировать новую систему и освоить ее функционал в кратчайшие сроки.

Процесс внедрения решения "1С:Бухгалтерия" + "Бит.Финанс/Холдинг":

Этап 1: Механизация и автотранспорт

На данном этапе были выполнены следующие работы: формирование заявок МПЗ на основе планирования обслуживания и ремонта автотранспорта; загрузка учетных данных по автотранспорту из системы мониторинга автотранспорта. После этого этап был подготовлен и введен в промышленную эксплуатацию.

Этап 2: Снабжение и склад

Этот этап был выполнен параллельно с первым. В его рамках были проведены демонстрация функционала, формализация требований и настройка функционала, связанного с учетом спецодежды. Завершившийся этап также был подготовлен и сдан в промышленную эксплуатацию.

Этап 3: Бюджетирование

В рамках этого этапа были выполнены работы по формализации требований по процессу планирования и сбора факта, а также настройке бюджетных форм и справочников, связанных с бюджетированием. После тестирования по контрольным примерам этап был подготовлен и введен в промышленную эксплуатацию.

Этап 4: Казначейство

На этом этапе были выполнены работы по формализации требований к казначейскому процессу, настройке системы в соответствии с ними и проведении тестирования. По завершении этап был подготовлен и сдан в промышленную эксплуатацию.

Этап 5: Управление договорами

На данном этапе были проведены работы по формализации требований и настройке процесса управления договорами в системе. Завершившийся этап также был подготовлен и сдан в промышленную эксплуатацию.

Этап 6: Настройка функционала согласования

Финальным этапом проекта была настройка функционала согласования, включающая разработку и настройку функционала, а также разработку пользовательских инструкций и проведение обучения пользователей. После завершения этап был сдан в промышленную эксплуатацию.

На каждом этапе проекта пользователи проходили обучение, а система была адаптирована под бизнес-процессы заказчика, что существенно упростило рабочие процессы в компании.

Результаты проекта

1) Внедрение системы на базе "Бит.Финанс/Холдин":

В рамках проекта была успешно внедрена система на базе "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" + "Бит.Финанс/Холдинг", включающая следующие контуры:

• Механизация и автотранспорт;
• Снабжение и склад;
• Бюджетирование;
• Казначейство;
• Управление договорами;
• Настройка функционала согласования.

2) Реализованы доработки в ходе проекта:

• Реализация возможности автоматического отражения заправок в системе "Бит.Финанс/Холдинг" по данным из личных кабинетов Роснефть, Лукойл и Газпром.
• Постепенное внедрение и параллельная работа, минимизирующие риски и обеспечивающие плавный переход к новой системе.
• Обучение пользователей, включая разработку пользовательских инструкций и проведение обучающих мероприятий, способствующее успешному использованию новой системы.
• Настройка регламентных заданий по выгрузке данных из системы "АвтоГРАФ" в учетную систему с возможностью настройки расписания.
• Интеграция с личными кабинетами Роснефть, Лукойл и Газпром по заправкам, с формированием приходных ордеров и автоматическим проведением документов.
• Дополнительные функциональные возможности, такие как добавление кнопки в путевой лист для получения оперативных данных из системы спутникового мониторинга автотранспорта по заданному периоду и технике.
• Подготовка и введение в промышленную эксплуатацию различных этапов проекта, включая Механизацию и автотранспорт, Снабжение и склад, Бюджетирование, Казначейство, Управление договорами и Настройку функционала согласования.

3) Обучение пользователей и поддержка:

• Важным компонентом успешного внедрения любой новой системы является обучение конечных пользователей и предоставление им необходимой поддержки. В рамках данного проекта было уделено особое внимание разработке пользовательских инструкций и проведению обучающих мероприятий. Это способствовало успешному внедрению и использованию новой системы, обеспечивая эффективную работу персонала и оптимизацию бизнес-процессов в компании.

1С:Бухгалтерия :
• Механизация и автотранспорт
• Снабжение и склад
• Бюджетирование
• Казначейство
• Управление договорами
• Функционал согласования

Архитектура решения и масштаб проекта

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

"Бит.Финанс/Холдинг"

"Бит.Финанс"