- Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками
- Зарплата, управление персоналом и кадровый учет (HRM)
- Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)
- Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)
- Управление торговлей
- Управление транспортом и транспортной логистикой (TMS)
Цели проекта
Целью проекта являлось создание единой информационной системы, обеспечивающей прозрачность, оперативность и управляемость продаж, разграничение складского учета, повышение скорости получения информации о показателях финансово-хозяйственной деятельности.
Новая информационная система должна была обеспечить:
- Прозрачное управление взаимоотношениями с клиентами в процессе продаж и получение полной информации о каждом из них.
- Контроль, прослеживаемость и оптимизация затрат по доставке товаров на каждом этапе: от заказчика до клиента.
- Сопровождение и прослеживаемость каждой сделки от первоначального интереса до завершения продаж между смежными подразделениями.
- Автоматизацию и упрощение загрузки данных различных площадок для участия в тендерах и госзакупках.
- Создание системы отчетности руководителям отделов для контроля деятельности и эффективности менеджеров.
- Автоматизацию процесса создания и обработки заявок на расход денежных средств.
- Повышение прозрачности учета и возможность оперативного сбора и анализа данных в разных аналитических разрезах для принятия взвешенных управленческих решений.
- Автоматизацию формирования заказов поставщикам на основании потребностей и остатков на складах.
- Управление складскими запасами и их оптимизацию.
Ситуация до внедрения
ООО "СПЕКТР-ДВ" является представителем ведущей международной компании в области разработки, производства и внедрения технологических решений для лабораторной диагностики заболеваний человека и животных на Дальнем Востоке. Существует на рынке больше 20 лет. Занимается поставкой медицинских изделий, техническим обслуживанием медицинской техники и лабораторного оборудования, оказанием методической поддержки и сервисного обслуживания для крупнейших лечебных учреждений Дальнего Востока.
До реализации проекта компания вела регламентированный и управленческий учёт в программном продукте "1C:Управление производственным предприятием", особенностями которого являлись:
- Отсутствие чёткой последовательности задач для конкретных исполнителей;
- Отсутствие истории взаимоотношений с клиентами;
- Использование стороннего программного обеспечения для участия в тендерных процедурах;
- Высокие трудозатраты на подготовку отчетности 6-НДФЛ;
- Отсутствие реальной себестоимости сделок с учетом затрат на доставку товаров от поставщика до клиента.
В связи с этим возникла необходимость внедрения и развития информационной системы, полностью исключающей все ранее имеющиеся проблемные моменты.
Цели перехода на новую систему:
- Сократить текущие трудозатраты за счет оптимизации бизнес-процессов;
- Формализовать процессы взаимодействия между сотрудниками различных отделов;
- Повысить оперативность получения информации о показателях финансово-хозяйственной деятельности;
- Автоматизировать получение достоверной отчетности себестоимости товаров;
- Разграничить работу склада, сотрудников отдела продаж и отдела закупок;
- Внедрить процессы согласования заявок на расходование денежных средств.
Для осуществления этих целей были выбраны два программных продукта – "1С:Комплексная автоматизация" и "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2", которые полностью соответствовали требованиям заказчика.
С помощью "1С:СRМ. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2" удалось выстроить процессы осуществления сложных продаж в компании. Заказчик получил ряд возможностей:
- Исключить зависание сделок на всех этапах;
- Увеличить скорость прохождения сделок за счет автоматического трекинга по этапам;
- Сократить время обмена информацией между сотрудниками отдела закупок и отдела продаж;
- Выстроить процесс согласования о принятии решения участия в тендере.
Также в ходе проекта для ООО "СПЕКТР-ДВ" было реализовано расширение типового функционала "1С:Комплексная автоматизация", которое упростило ведение учета, а именно:
- Анализ себестоимости товаров с учетом затрат на доставку от поставщика до клиента;
- Ордерная система складов для повышения контроля, с автоматическим формированием серий товаров;
- Сложный учет формирования потребностей в товарах от заказа клиента до заказа поставщику;
- Учет обособленных товаров в разрезе серий номенклатуры от внутреннего заказа до реализации товара со склада;
- Перевод регламентированного учета на более современную конфигурацию "1С" с учетом новых возможностей платформы и корректного учета в рамках законодательства.
Уникальность и инновационность проекта
Внедрена комплексная система автоматизированного, детального, поэтапного и взаимосвязанного управленческого контроля закупок и затрат, повышающая эффективность управления финансовыми ресурсами и товарно-материальными ценностями на базе "1С:Комплексная автоматизация" и "1С:СRМ. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2".
Система позволяет вести параллельно и регламентный, и управленческий учет с полностью идентичными данными: документы регламентированного учета создаются на базе документов управленческого учета.
В ходе реализации проекта был разработан сложный механизм формирования потребностей номенклатуры в зависимости от условий участия в тендерах и контрактах. Это позволило оптимизировать работу отдела закупок, сократить трудозатраты по выбору поставщиков медицинских изделий и медикаментов.
Во время реализации проекта был изменен подход к формированию номенклатуры, ее иерархии, видам и свойствам в новой учетной системе. В результате были разработаны правила обмена, которые позволили автоматизировать перенос номенклатуры из исторической системы с учетом новых требований.
В медицинской отрасли критически важен серийный учет товаров, поэтому было внедрено рабочее место менеджера, позволяющее получать информацию об остатках и резервах товаров в разрезе серий номенклатуры.
Также были разработаны и внедрены новые тригеры для автоматического перехода сделки между этапами продаж.
Заказчик в лице РП активно участвовал в части отладки бизнес-процессов, перед запуском тщательно оценивал разработанный функционал и подключался к обучению пользователей.
Публикации о проекте
- Внедрение ПП "1С:Комплексная автоматизация" в ООО "СПЕКТР-ДВ"
- Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"
Результаты проекта
- Выполнена настройка рабочего контура "1С:СRМ. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2", внедрены различные сценарии учета продаж медикаментов, лабораторного оборудования, тендерных продаж, гарантийного и не гарантийного ремонта оборудования.
- Выстроена возможность гибкости анализа в разрезе требуемых аналитик для оперативного решения бизнес-задач.
- Реализована оперативная работа с данными в единой информационно-справочной базе во всех структурных подразделениях компании и возможность отслеживания всех основных процессов и их этапов.
- Автоматизирован учет согласования заявок на расходование денежных средств.
- Повышена точность расчета прибыли по каждой сделке с учетом затрат на доставку от заказчика до клиента.
- Повышено качество управленческой отчетности.
- В результате нового подхода к формированию справочника номенклатуры решение о выборе поставщика теперь принимает отдел закупок с учетом анализа предыдущих цен закупа.
- В четыре раза сокращен бумажный документооборот при подготовке к участию в тендерных закупках.
- Существенно увеличена скорость формирования заказов поставщикам с учетом актуальных потребностей товаров, повышена эффективность управления процессами закупок и оптимизированы складские запасы.
- Усилена контрольная функция над отделом продаж.
- Осуществлен переход на более современную платформу в рамках регламентированного учета в единой системе, что позволило повысить оперативность получения данных и автоматизировать формирование регламентированных отчетов по прибыли, 6-НДФЛ, бухгалтерского баланса.
-
1С:Комплексная автоматизация
:
- Управление закупками
- Управление закупками и взаимоотношениями с поставщиками
- Управление затратами и расчет себестоимости
- Управление продажами
- Казначйство
- Управление складом и запасами
- Управление персоналом и расчет заработной платой
- Бухгалтерский и налоговый учет
-
1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2
:
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
Архитектура решения и масштаб проекта
В рамках проекта были внедрены два программных продукта – "1С:Комплексная автоматизация" и "1С:СRМ. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2". На их базе был автоматизирован следующий функционал:
- Продажи в различных сценариях;
- Формирование заявок на расход денежных средств;
- Расчёт прибыли от сделок;
- Формирование оперативной управленческой отчётности;
- Участие в тендерных закупках;
- Формирование заказов поставщикам;
- Контроль над отделом продаж;
- Формирование анализа в разрезе желаемых аналитик;
- Формирование регламентированных отчётов.
В рамках развития системы планируется интеграция с модулем "Торги" для автоматизации загрузки тендеров по фильтрам, рабочий стол для тендерного отдела, отчеты по анализу тендеров.