Цели проекта

Основной целью проекта является переход от полуручного труда к единой автоматизированной информационной системе, постановка централизованного учета всех операций, ускорение процесса оформления документов и устранением ошибок сопоставления данных с крупнейшими покупателями за счет интеграции с данными сторонних учетных систем.

Задачи, решаемые для достижения целей проекта:

1. Создание единого информационного пространства, в которой каждый сотрудник ведет и отвечает за свой блок учета, а другие пользователи без особых усилий могут использовать внесенные сведения для своих целей.
2. Автоматизация сбора и хранения данных по складскому и финансовому учету, получаемых из разрозненных источников данных.
3. Трансляция внесенных оперативных данных автоматически в систему бухгалтерского учета.
4. Сокращение доли ручного труда финансовой службы (переход от внесения документов к контролю за внесением документов).
5. Консолидация и сведение входящих остатков заказов, взаиморасчетов, товаров, складского товарного распределения из всех ранее используемых файлов Excel.
6. Устранение разрывов данных оперативного, управленческого и бухгалтерского учета.
7. Оперативное отслеживание консолидированных данных по дебиторской и кредиторской задолженности (фактической и плановой).
8. Повышение эффективности сбора просроченной дебиторской задолженности за счет оперативного построения отчетов, автоматической установки индивидуальных правил оплаты в документах продажи.
9. Оперативное отслеживание текущего состояния товара (ожидаемый приход от поставщика и сроки поступления, наличие товар на складе под конкретный заказ клиента, место размещения на складе, т.е. ячейка).
10. Автоматический расчет себестоимости продажи с учетом дополнительных расходов на закупку и отгрузку товара.
11. Автоматизация ведения учета НДС, адаптированная к национальным особенностям.
12. Интеграция блока продаж посредством http-сервисов с крупнейшими покупателями.
13. Формализация бизнес-процессов компании под ведение учета в программном продукте "1С:Управление торговлей 8".
14. Обучение пользователей и составление методической документации по работе с программой на 2-х языках (русском и китайском).

Ситуация до внедрения

Ningbo Innovation Electronic Company Limited ведет торговую деятельность, являясь посредником между заводами, производящими электротехническую продукцию, и компаниями, занимающимися импортом данной продукции в различных странах. Вся деятельность компании связана с экспортом в другие страны (Россия, СНГ, Прибалтика, Азия и Европа).

80% продаж компании приходится на российских партнеров, которые предъявляют определенные стандарты взаимодействия и предоставления информации. При этом оперативный учет велся посредством Microsoft Excel (как оформление документов для покупателей и таможенного оформления, так и внутренний складской и финансовый учет), что приводило к потере части данных или их искажению ввиду полностью ручной трансляции данных между файлами (с использованием функций Excel, но с зависимостью от внимательности пользователя). Также происходило раздельное ведение сведений о товарах (без суммовых показателей) и расчетах с поставщиками и покупателями (без привязки к расчетным документам - реализациям).


Рисунок 1 — География продаж Ningbo Innovation Electronic Company Limited

Помимо ведения оперативного учета в Excel, для контроля операций параллельно производилось ведение управленческого учета по свершившимся фактам хозяйственной жизни русскими сотрудниками для русского руководства, а также ведение бухгалтерского учета и отчетности аутсорсинговой компанией в Китае на местном ПО (GAIERLUN).

Рисунок 2 – схема учетных объектов до реализации проекта

Из-за особенностей учета курсов при отгрузке в Китае, зачастую возникали проблемы с расчетом рентабельности сделок в регламентированном учете. Данный факт вызывал расширенный набор вопросов от контролирующих органов по месту деятельности. То есть параллельно велось 2 учетные системы, которые между собой не были связаны и требовали двойных трудозатрат по внесению документов и сведению отчетов, а также дополнительных затрат на выверку данных между системами.

Уникальность и инновационность проекта

70% пользователей новой системы ранее вообще не работали с решениями "1С", остальные 30% работали с устаревшими версиями программных продуктов на платформе "1С:Предприятие 8.2", которые также были значительно доработаны.

Несмотря на данные обстоятельства, весь объем работ по внедрению "1С:Управление торговлей 8" был выполнен дистанционно: сбор потребностей Заказчика, формализация бизнес-процессов компании, разработка, обучение, поддержка при пуско-наладочных работах. Перед запуском проекта был проведен SWOT-анализ возможных методик запуска. По итогам анализа, несмотря на внедрения в целом типового программного продукта "1С:Управление торговлей 8" (водопадный метод) было принято решение об использование гибких методик Agile, поскольку объем неизвестных национальных особенностей был достаточно критичным. Благодаря данной методологии удалось адаптироваться под потребности пользователей, не имеющих представления о работе с программой, с минимальными трудозатратами за счет демонстрации прототипа решения и корректировки курса разработки в соответствии с полученными замечаниями. В некоторых ситуациях это было очень актуально, например, при настройке учета НДС, так как пользователи изначально не смогли донести критическую потребность использования наименований номенклатуры на китайском, которые являлись сводными для нескольких артикулов номенклатуры Заказчика (является национальной особенностью учета НДС).

Проект был мультиязычным (русский, китайский, английский). В связи с этим присутствовали определенные сложности перевода, так как никто из сотрудников Исполнителя не знает китайский язык. В связи с этим обстоятельством, а также потребностью работать и/или контролировать одни и те же блоки как русскими, так и китайскими сотрудниками, обучение производилось параллельно на русском и китайском языке в формате:

• объяснение сотрудником Исполнителя небольшого блока информации с демонстрацией в русском интерфейсе программы;
• обсуждение с русскоговорящими пользователями вопросов и спорных моментов;
• объяснение китайскоговорящим сотрудником Заказчика данного блока на китайском языке (перевод) с параллельной демонстрацией сотрудником Исполнителя в китайском интерфейсе;
• обсуждение на стороне китайскоговорящих пользователей вопросов и спорных моментов;
• совместное обсуждение вопросов между русскоговорящими и китайскоговорящими сотрудниками, урегулирование разногласий и/или фиксация пожеланий по доработкам;
• переход к следующему блоку информации.

Ввиду такого подхода, а также отсутствия навыка работы у пользователей в программных продуктах "1С", процесс обучения был в 2,5 раза дольше, чем при аналогичных проектах на русском языке.

Для ведения учета была приобретена "1С:Управление торговлей 8", адаптированная под китайский интерфейс (то есть присутствует как русский, так и китайский интерфейс). Однако, не все объекты и блоки учета были адаптированы под китайский интерфейс и использование мультиязычности. Также переводы некоторых элементов вызывали недоумение и замешательство у китайских сотрудников, что требовало дополнительных пояснений для устранения недопонимания.

Рисунок 3 — Пример китайского интерфейса системы "1С:Управление торговлей 8"

Интеграция с учетной системой основных клиентов была произведена при помощи механизма http-запросов. Интеграция заключалась в загрузке информации о потребностях конкретных клиентов в документы вида "Заказ клиента" с обособленным обеспечением и одновременным созданием документов вида "Заказ поставщику" по потребностям. При отражении факта поступления товара на склад Заказчика, клиенту уходило автоматическое уведомление о наличии товара на складе, что позволило сократить трудозатраты менеджеров на оповещение, а также устранить ошибки некорректного предоставления информации: при отправке уведомления данные о товаре уходили с привязкой к конкретному заказу клиента, ранее загруженному в систему, в которых до внедрения программы менеджеры часто допускали ошибки и опечатки. Так же при отгрузке товара документом Реализация товаров и услуг информация параллельно направлялась сразу в сервис.

Рисунок 4 — Реализованная схема взаимодействия с внешними учетными системами

Помимо интеграции для крупнейших клиентов, для остальных была настроена рассылка электронных писем при проведении документов вида "Реализация товаров и услуг" с отправкой полного пакета документов по отгрузке (инвойсы, упаковочные листы, спецификации к поставке) по фактически отгруженным товарам. Для клиентов с настроенной интеграцией данная доработка позволила предоставлять безошибочную детализацию отгружаемых партий заказанных товаров, для остальных — своевременное получение документов с одновременным уведомлением о факте отгрузки товара и перехода права собственности. Для упрощения процесса работы и снижению стресса при переходе на учет в программе для рядовых сотрудников были созданы персональные интерфейсы, позволяющие выполнять рутинные операции в концепции единого окна, без переключения между меню программы. Потребность в данных интерфейсах была обусловлена также тем фактором, что отслеживание готовности партий у поставщиков Заказчика осуществлялась по номерам документов вида "Заказ клиента", являющихся назначением товара. При этом поставщики могли отгружать товары, относящиеся к разным назначениям, и менеджерам было неудобно вручную подбирать товарный состав к формированию закупки и отгрузки. А за счет добавления функции загрузки данных из excel-файла упаковочного листа поставщика процесс ускорился в несколько раз. Рисунок 5 — Пример окна обработки "Формирование документов" в режиме "Закупка", шаг 1 — выбор назначений к формированию документов Рисунок 6 — Пример окна обработки "Формирование документов" в режиме "Закупка", шаг 2 — указание товаров к формированию документов "Приобретение товаров и услуг"
Рисунок 7 — Пример окна обработки "Формирование документов" в режиме "Отгрузка", шаг 2 — указание товаров к заполнению и/или корректировке документов "Реализация товаров и услуг"

Также в "1С:Управлении торговлей" был организован учет расходов по зарплате через отражение рассчитанных значений документами вида "Регистрация расходов", учет основных средств посредством функционала отражения документов вида "Расходы будущих периодов".

Для ведения регламентированного учета была приобретена программа Chinese Accounting.

Рисунок 8 — Пример отображения данных Оборотно-сальдовой ведомости по внесенным входящим остаткам в Chinese Accounting

Рисунок 9 — Пример внешнего вида документа "Счет-фактура полученный" на часть приобретенных позиций со сверткой строк по одному таможенному наименованию по данным полученного фапьяо от поставщика

В системе был добавлен ряд контрольных отчетов для отслеживания полноты получения фапьяо от поставщиков и полноты сбора пакета документов по каждой экспортной поставке.

Рисунок 10 — пользователи системы за использованием отчетов по НДС

Публикации о проекте

• Создание единого информационного пространства на базе ПП "1С:Управление торговлей 8" для Ningbo Innovation Electronic Company Limited

Результаты проекта

В рамках проекта внедрения единой автоматизированной рабочей среды на базе "1С:Управление торговлей 8" была произведена консолидация и сведение входящих остатков заказов клиентов и заказов поставщикам, задолженностей клиентов и поставщикам, остатков товаров и их распределения по складским ячейкам из всех ранее используемых учетных систем.

Рисунок 11 — складские помещения и сотрудники склада Заказчика

Контролем полноты отражения операций и формированием финансовых результатов занимается русскоговорящий финансист, который ранее был вынужден самостоятельно вести учет.

Заказчиком используется специфический механизм трансляции условий оплаты поставщиков на своих конечных клиентов. То есть при отгрузке в одном документе "Реализация товаров и услуг" товаров от нескольких поставщиков с разными условиями оплаты (предоплата, оплата в момент отгрузки, отсрочка платежа с разными сроками), клиенту выставляется счет с идентичными правилами платежа. При этом в механизме также используются отсрочки на основании ключевых точек продвижения товарных партий: заказ партии у производителя, выпуск партии производителем в Китае, отправка груза конечному покупателю. Ключевой особенностью в данном случае является отсчет дней долга не с момента фактической отгрузки товара со склада Заказчика, а отгрузка с отложенным переходом права собственности на условиях FOB (Freeon Board – "Свободно на борту"). Данные особенности были автоматизированы и успешно применяются при формировании отгрузки покупателям и расчетам с ними.

Благодаря этому выполнены следующие задачи:

• оперативное отслеживание консолидированных данных по дебиторской и кредиторской задолженности, как фактической (по уже произведенным закупкам и продажам), так и плановой (по ожидаемым поступлениям товара и запланированным отгрузкам);
• повышена эффективность сбора просроченной дебиторской задолженности за счет автоматической установки сроков оплаты и оперативного построения отчетов;
• обеспечена возможность анализа текущей работы с клиентами и поставщиками;
• автоматизирован процесс сбора и хранения данных по складскому и финансовому учету;
• ускорен процесс оформления документов и устранены ошибки сопоставления данных с крупнейшим покупателем за счет интеграции с данными его учетной системы;
• обеспечена возможность контроля движения товарно-материальных запасов на складах: оперативное отслеживание текущего состояния товара, в частности ожидаемый приход товара от поставщиков и сроки поступления, наличие товар на складе под конкретный заказ клиента, место (ячейка) размещения товара на складе;
• автоматизирован расчет себестоимости продажи с учетом дополнительных расходов на закупку и отгрузку товара;
• получена возможность оперативного анализа показателей деятельности организации и анализа расходов с необходимым уровнем аналитики;
• устранены технологические разрывы данных оперативного, управленческого и бухгалтерского учета;
• автоматизировано ведение учета НДС, адаптированного к национальным особенностям: возможность отражения нескольких полученных счетов-фактур к одному фактическому поступлению товара с отражением сведений о товарном составе полученных счетов-фактур на сводных карточках китайских наименований (номенклатуре поставщика, отражающей таможенные группы номенклатуры);
• трансляция внесенных оперативных данных автоматически в систему бухгалтерского учета.

Руководство компании Ningbo Innovation Electronic Company Limited полностью удовлетворено результатами проекта и намерено продолжать продуктивное сотрудничество с ООО "КрафтКод" с целью развития учетной системы под возрастающие потребности компании.

1С:Управление торговлей :
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
• Склад и логистика
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
• Управление отношениями с клиентами (CRM)

Архитектура решения и масштаб проекта

Применяется клиент-серверная архитектура с использованием тонкого клиента для "1С:Управление торговлей 8" и Chinese Accounting. Общее количество сотрудников – 30. В системе работает 20 сотрудников. В онлайн-режиме работают максимально порядка 11 пользователей. Базы размещены на арендованных серверах Alibaba.

Конфигурация сервера:

• Intel Xeon®Platinum 8369B
• 128 Gb ОЗУ
• SSD 512 Gb
• Hdd 2 Tb