
- Документооборот (ECM)
- Технология: Дистанционное внедрение






Цели проекта
- Переход на единую систему электронного документооборота, позволяющую вести учет договоров, претензионно-исковую работу и управлять входящей и исходящей административной документацией.
- Автоматизация всех указанных выше процессов.
- Обеспечение унифицированного контроля всех договорных отношений по группе компаний "BAEK Group" и управление ими.
- Интеграция СКУД – системы контроля и управления доступом с "1С:Документооборот КОРП". Применение работающей в группе компаний системы автоматической выдачи прав и автозамещения к "1С:Документооборот КОРП".
- Настройка синхронизации "1С:Документооборот КОРП" с другими учетными системами на базе "1С" c помощью брокера сообщений "RabbitMQ" и подсистемы обмена данными для "1С" – "БИТ.Адаптер".
- Реализация правил одновременного автоматического контроля договорных условий, в частности дебиторской, кредиторской задолженностей, кредитного лимита, отсрочки платежа, сроков действия и контроля по бюджету движения денежных средств во всех учетных системах.
Ситуация до внедрения
"BAEK Group" – группа компаний Сахалинской области, существующая на рынке 10 лет и объединяющая 13 юридических лиц и 17 различных направлений деятельности. Проекты группы компаний "BAEK Group" – это осознанный вклад в развитие коммерческой индустрии Сахалинской области. Среди наиболее значимых проектов:
- ООО "Умитэкс" – одно из крупнейших предприятий Сахалина по приемке, переработке и вывозу всех видов лома черных и цветных металлов.
- ТРЦ "Аллея" – крупный и современный торгово-развлекательный центр Южно-Сахалинска с проходимостью более 160 000 человек в месяц. На территории торгово-развлекательного центра также находятся студия "Трюфель" и оздоровительный комплекс "Баня 37" – также проекты холдинга.
- ООО "Симост" – сеть магазинов строительных материалов и товаров для дома, основанная в 2010 году. Осуществляет продажи как через offline-точки, так и через свой крупнейший онлайн-гипермаркет DIY на Сахалине.
- ООО "Алси-Строй" – компания, оказывающая полный комплекс услуг по выполнению строительно-монтажных работ различной сложности по российским и международным стандартам. Площадь реализованных компанией объектов составляет 58 тысяч квадратных метров, включая ТРЦ "Аллея".
- "Панорамный комплекс 601" – уникальное место, включающее в себя ресторан, бар и кафе и являющееся местной достопримечательностью благодаря панорамному виду и аутентичной кухне.
В условиях сложной IT-архитектуры и множества взаимосвязанных процессов у холдинга возникла дополнительная потребность в создании консолидированной системы для управления следующими процессами:
- Учет договоров и автоматический контроль за соблюдением их условий во всех учетных системах заказчика;
- Ведение блока претензионно-исковой работы (метрики, планирование, контроль работы, движение документации);
- Отражение потребности в товарно-материальных ценностях через заявки;
- Хранение всей юридической, административной-хозяйственной и прочей документации.
Для реализации проекта был выбран программный продукт "1С:Документооборот КОРП". Выбор был связан прежде всего с тем, что функциональные возможности программного продукта полностью соответствовали потребностям предприятия.
До внедрения системы электронного документооборота на базе конфигурации "1С:Документооборот КОРП" в "BAEK Group" использовалась программа собственной разработки, которая имела ряд ограничений:
- Отсутствовала возможность дальнейшего развития продукта;
- Программа не позволяла реализовать интеграции с другими программными продуктами;
- Отсутствовал необходимый функционал для организации процессов заказчика. В системе была реализована только возможность согласования договоров и заявок на товарно-материальные ценности;
- Отсутствовала система контроля и, как следствие, очень низкая прозрачность процессов согласования;
- Программа не способствовала сокращению бумажного документооборота;
- Не было возможности использовать систему в качестве хранилища для документов.
Важным условием Заказчика по внедрению "1С:Документооборот КОРП" было обеспечение возможности интеграции с уже работающей системой СКУД – системой контроля и управления доступом. Эта система была адаптирована силами заказчика под требования бизнес-процессов в компании – от подбора кадров и их автоматического заведения в качестве пользователей во всех учетных системах с выдачей прав ("1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ", "1С:Управление торговлей", "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" + "БИТ.Финанс Холдинг", "1С:Аренда и управление недвижимостью", "1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ", "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" и другими) до отслеживания уволенных сотрудников/временно прекративших работать. Данная система позволяла в автоматическом режиме без дополнительных трудозатрат административной службы отключить пользователей от систем. Данное условие необходимо было перенести в "1С:Документооборот КОРП" и интегрировать в процессы согласования: система должна была в online-режиме отслеживать движение пользователей-согласующих лиц и автоматически заменять их при необходимости.
Уникальность и инновационность проекта
- Разработана и настроена система автосоздания, автозамещения и автоудаления пользователей в "1С:Документооборот КОРП" посредством интеграции со СКУД – системой контроля и управления доступом с одновременной выдачей и откатом прав.
- Выстроена динамическая маршрутизация данных в "1С:Документооборот КОРП": автоматическая подмена согласующих лиц с учетом изменений в штатном расписании "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" и СКУД – системой контроля и управления доступом.
- Настроено автоматическое изменение в "1С:Документооборот КОРП" условий основного договора в соответствии с условиями его дополнительных соглашений, в том числе изменение срока, суммы, кредитного лимита с целью online актуализации данных во всех учетных системах. Данное условие позволило уйти от создания множества "лишних" договоров при выгрузке, избежать дополнительной нагрузки на учетные системы и сократить трудозатраты пользователей.
- Реализована функция "СТОП-отгрузка" – правила единого автоконтроля условий договоров по отгрузкам и поставкам во всех учетных системах одновременно, интегрированные в действующие процессы бюджетирования. Это было важным условием заказчика для регулирования договорных отношений с контрагентами не в рамках одной организации, а масштабно в рамках всего холдинга.
- Разработана в учетных базах система реквизитов для платежных документов cо ссылкой на объекты претензионно-исковой работы в "1С:Документооборот КОРП", и аналогично для документов по движению товарно-материальных ценностей со ссылкой на заявки на ТМЦ в "1С:Документооборот КОРП". Что послужило дополнительным инструментом контроля и управления.
- Успешно интегрирована система "1С:Документооборот КОРП" в брокер сообщений "RabbitMQ" и подсистему обмена данными для "1С" – "БИТ.Адаптер", что позволило не только разработать нетиповые правила обмена с учетом требований Заказчика, но и выстроить единое информационное пространство на предприятии.
- Проект выполнен в сильно ограниченные сроки – 3,5 месяца.
- Проект реализован полностью удаленно без дополнительных выездов на территорию заказчика ввиду его удаленности.
Публикации о проекте
Результаты проекта
1. Внедрена система, отвечающая всем заявленным требованиям Заказчика.
2. Заказчик получил эталонную, консолидированную MDM-систему для учета договоров, в которой любой пользователь может в режиме реального времени отслеживать все движения и изменения, что обеспечивает прозрачность и оптимизацию процессов.
3. "1С:Документооборот КОРП" интегрирована со всеми учетными системами, входящими в IT-архитектуру без ее нарушений в части следующих объектов:
3.1 Действующие сотрудники, пользователи, движение по кадрам;
3.2 Организации и подразделения;
3.3 Договоры.
4. Система позволяет контролировать взаимоотношения с контрагентами на всех этапах по холдингу в целом и во всех информационных системах одновременно: СТОП-отгрузка, контроль дебиторской, кредиторской задолженностей, сроков действия, суммы, и кредитного лимита.
5. Настроен процесс подписания электронной цифровой подписью с использованием машиночитаемой доверенности.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Делопроизводство
- Учёт и хранение документов
- Учёт и контроль исполнения поручений
- Учёт рабочего времени сотрудников
- Управление бизнес-процессами
Архитектура решения и масштаб проекта
Информационная система компании построена на базе решения "1С:Документооборот КОРП". Настроен обмен данными с помощью "БИТ.Адаптер"+"RabbitMQ" со следующими информационными системами:
- "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП"
- "1С:Управление торговлей"
- "1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ"
- "1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ"
- "1С:Бухгалтерия 8 КОРП"
- "1С:Аренда и управление недвижимостью"
- СКУД – система контроля и управления доступом
*Схема архитектуры отдельно представлена в дополнительных файлах
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
- "RabbitMQ"
- "БИТ.Адаптер"
- "Prometheus"
- "Grafana"
- "Vanessa-Automation"















































































































































