Цели проекта

• Построить связанную модель бюджетного и планирования доходов-расходов, движения денежных средств.

• Построить связанную модель товарного планирования от планируемых договоров на продажу продукции до вероятностного планирования закупки сырья.

• Предоставить возможность оперативного перепланирования по сезонам и в зависимости от складывающейся рыночной ситуации (цены на сырье, курсы валют, погоды, нашествие долгоносика).

Ситуация до внедрения

Белорусская компания «Франдеса» занимается разработкой и производством химических средств защиты растений с 2006 года. Развернута дилерская сеть продаж в нескольких странах. Особенностью деятельности является ярко выраженная сезонность продаж. Оперативный учет в системе "1С:ERP Управление предприятием для Беларуси" ведется с 2015 года, регламентированный - с 2018 года. На предприятии планирование и бюджетирование закупок сырья вели при помощи Excel.

Методики бюджетирования не были унифицированы. Данные хранились в отдельных Excel таблицах у руководителей подразделений. Управленческий учет и бюджетное планирование велись полностью в электронных таблицах, валюта управленческого учета - доллар США. Итоговая отчетность для собственников готовилась в Excel вручную. Формы итоговой управленческой отчетности: БДР и БДДС, баланс не заполнялся.

Ответственные лица испытывали трудности при принятии управленческих решений из-за низкой скорости подготовки/корректировки бюджетов, подготовки отчетности. Большой проблемой являлась несинхронность подготовки данных различными ЦФО и отсутствие контроля за подготовкой. Отсутствовала возможность прослеживания данных до источника. Качество итоговых отчетов и прогноза зависело от конкретных сотрудников с уникальным набором знаний.

Уникальность и инновационность проекта

Один из важных результатов проекта - выработка единой согласованной методики планирования и учета. В ходе проекта стало очевидно, что Excel таблицы, используемые разными сотрудниками в рамках общего процесса, настроены по-разному. Согласование единой методики заняло продолжительное время, так как пришлось формализовывать правила, которые ранее каждый трактовал как удобнее, проще, что стало ключевым фактором успеха проекта.

Внедрение проходило двумя параллельными потоками работ: Бюджетирование и Управленческий Учет. По каждому подпроекту был составлен план-график работ и бюджет. Дальнейшая работа строилась на основе гибких методологий. На основании достигнутых результатов планировался следующий спринт. Методика отражения в управленческом учете всех хозяйственных операций была описана и согласована до начала разработки в виде отдельного документа. В проекте максимально полно был использован типовой функционал подсистемы Бюджетирование системы 1С:ERP.

Публикации о проекте

• Внедрение блока бюджетирования на базе "1С:ERP для Беларуси" в компанию ООО "Франдеса"

Дополнительная информация к описанию проекта

• Изменение стратегии продаж позволило в пять раз увеличить продажи по одному из каналов продаж и на 20% увеличить общий объем продаж.

• В два раза увеличились авансовые поступления, кредитный портфель сокращен на 10%.

Результаты проекта

• Функционал сценарного перепланирования успешно апробирован в фактических условиях резко повысившейся волатильности курсов валют и изменения товарных планов

• Автоматизирован функционал перемены лиц в обязательствах (Договоры перевода долга, договоры уступки права требования, договоры возложения обязательств на третье лицо, векселя и финансовые расписки). Это позволяет осуществлять отгрузки при ограничениях на банковские расчеты.

• Автоматизировано Управление денежными потоками группы с раскруткой цепочек взаимозачетов неограниченной длины.

• Разработаны универсальные механизмы:

  • элиминации внутренних расчетов на плане счетов управленческого учета;
  • реклассификации аналитики управленческого учета на плане счетов управленческого учета;
  • анализа себестоимости в трансфертных ценах;
  • сверок между учетными контурами для поиска и устранения ошибок. Каждую ночь выполняется более 20 сверок ОУ-УУ-РУ. Сверяются остатки ТМЦ по складам и аналитике, взаиморасчеты по договорам, затраты по статьям.

Ключевые достижения проекта:

• Внедрена связанная система от планов продаж до БДДС, прогнозы в зависимости от сценариев, оперирование общей системой показателей по описанной методологии;
• Для обеспечения актуальности планирования разработан процесс итерационного поэтапного планирования и актуализации планов и бюджетов в течение года (5 этапов в зависимости от точности плановых и наличия фактических данных: Июнь, Август, Ноябрь, Декабрь, Март);
• Показатели бюджетов сбалансированы на каждом этапе при бюджетировании в нескольких валютах, внутригрупповых оборотах, денежно-товарных взаимозачетах в цепочках с несколькими контрагентами;
• Унифицированы и согласованы методики планирования и бюджетирования, отражения хозяйственных операций для целей управленческого учета (запасы, себестоимость, взаиморасчеты, финансовый результат, инвестиционная деятельность группы) в рамках каждого подразделения и предприятия целиком;
• Настроены формы для план-фактного анализа по данным регламентированного и управленческого учета;
• Деэкселизированы процессы планирования и бюджетирования, подготовки управленческой отчетности;
• По каждому этапу планирования в соответствии с общей документированной методологической моделью настроен регламентированный бизнес-процесс бюджетирования, в процесс системного планирования вовлечены сотрудники от менеджера до CEO;
• Для каждой итерации планирования реализован расчет плановых цен и плановой себестоимости в зависимости от точности плановых и наличия фактических данных;
• Пересчет бюджетов при изменении планов занимает 5 дней. Это позволяет вносить оперативные корректировки в закупки сырья и график производства при изменении внешних факторов;
• На каждой итерации планирования обновляются все показатели планирования и бюджетирования для всех аналитик (ранее - только часть показателей);
• На 40% уменьшилось время проверки данных перед расчетом себестоимости и закрытием месяца;
• Повысилось доверие специалистов к результатам расчетов, данные легко проверяются стандартными бухгалтерскими отчетами;
• Внедрение бюджетных процессов системы 1С:ERP позволило на регулярной основе вовлечь весь топ-менеджмент компании в процессы планирования, что повысило качество принятия управленческих решений;
• Регламентирован сбор прогноза дебиторской задолженности по клиентам и каналам продаж с пошаговым контролем исполнения;
• Управленческий учет полностью переведен в контур 1С, что позволяет расшифровать показатели любого отчета до уровня первичных документов;
• Методология учета подробно описана в Confluence, что позволяет в короткие сроки вводить в курс дела новых специалистов, обладающих базовыми знаниями финансового и управленческого учета;
• Разработаны специальные автоматизированные рабочие места (АРМ) для:
  • работы с большими объемами специализированной информации (АРМ:Централизация, АРМ:Встречные поставки, АРМ:ДПД, АРМ:Суды);
  • расчета параметризируемых плановых цен;
  • установки нормативов постатейных затрат на основании бюджетов ЦФО;
  • распределения фактических затрат, собранных на одном ЦФО, на планируемые затраты других ЦФО;
  • параметризируемого копирования экземпляров бюджетов на новый сценарий с поддержанием разных курсов для разных статей при копировании;

• Разработан и внедрен универсальный механизм формирования управленческих корректировок, который позволил реализовать методические требования без изменения типовых модулей 1С:ERP. Добавление и модификация управленческих корректировок производится в пользовательском режиме, без привлечения программиста;
• В рамках методологической поддержки проведены работы:
  • по унификации и согласованию методик планирования и бюджетирования в рамках каждого подразделения и предприятия целиком;
  • по разработке методики отражения хозяйственных операций для целей управленческого учета (запасы, себестоимость, взаиморасчеты, финансовый результат, инвестиционная деятельность группы);

• Сквозное планирование помогло производственной компании "Франдеса" сократить переходящие складские остатки сырья на 30%. За первый год опытной эксплуатации стоимость сокращенных затрат превысила в несколько раз стоимость проекта по внедрению.

1С:ERP Управление предприятием для Беларуси :
• Бюджетирование и планирование
• Финансовый учет и контроллинг

Архитектура решения и масштаб проекта

Система реализована в рамках Подсистем "Бюджетирование и планирование" и "Финансовый учет и контроллинг" решения "1C:ERP для Беларуси", которые использованы на 120%. Методология планирования и бюджетирования оформлена в Confluence. Разработаны маршруты взаимосвязей годовых планов компании с отправной точкой от планов продаж (около 400 экземпляров), сформированных на основе данных маркетинга и дилеров. Расходная часть БДР формируется из 160 экземпляров бюджетов и при помощи механизмов расчета плановой себестоимости. БДДС формируется по актуализированным данным менеджеров независимо от договорных графиков оплат.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

В ходе проекта на предприятии развернута и внедрена вики-система Confluenсe как основное хранилище методической информации и инструмент для ежедневной работы всего офисного персонала.