Цели проекта

Основной целью проекта является повышение управляемости кадровой функции путем унификации и автоматизации бизнес-процессов управления расчетом заработной платы и кадрового администрирования, выполнение единых корпоративных требований и повышение уровня контрольной среды в области кадрового учета, возможности вывода функции кадрового учета и расчета заработной платы на аутсорсинг.

Задачи проекта:

• Проведение интервьюирования ключевых пользователей, проработка функциональных требований и требований по информационной безопасности;
• Разработка "Концептуального дизайна системы", "Соглашения об интеграции";
• Разработка "Технического задания", «Технического проекта»;
• Разработка АСУП в соответствии с ТЗ;
• Разработка "Функциональных инструкций пользователей системы";
• Реализация требований к информационной безопасности;
• Разработка "Концепции миграции данных";
• Разработка инструментария для переноса данных из исторических систем;
• Выполнение первоначальных настроек в системе;
• Перенос данных, проверка перенесенных данных;
• Настройка шаблонов проводок;
• Интеграция со смежными системами;
• Подготовка и проведение интеграционного тестирования;
• Создание "Руководства администратора системы";
• Подготовка и проведение инструктажа пользователей, включая разработку методических материалов;
• Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации (ОПЭ) и тестирования в пилотных компаниях;
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации и тестирования в пилотных компаниях с первого месяца квартала с длительностью не менее 2 месяцев;
• Передача Системы, готовой к вводу в ПЭ, группе сопровождения от Заказчика.

Ситуация до внедрения

Уникальность и инновационность проекта

1. Входное требование Заказчика: выполнение работ строго в соответствии с корпоративной проектной технологией и с использованием шаблонов проектных документов Заказчика. Решение: на подготовительном этапе проекта были проработаны состав, шаблоны и содержания проектных документов, график приема-передачи документов.
2. Формирование рабочей группы Заказчика (территориальная распределенность рабочих групп, в общей сложности в команде проекта около 150 человек в разных городах). Решение: единая группа руководства в центре и включенные в рабочие группы "подчиненные" руководители на каждом объекте внедрения; проведение ежедневных статус-встреч по каждой бизнес единице, еженедельного оперативного совета, доклад статуса проекта каждые две недели вице-президенту; детальный график проекта (>2000 задач) на еженедельном контроле у куратора и спонсора проекта.
3. Сбор и унификация требований, правил учета и методологии (бизнес-единицы в рамках проекта имеют разное направление деятельности (логистика и оказание транспортных услуг, обеспечение электроэнергией, строительство инфраструктурных объектов, добыча и обогащение и т. д.). Большой объем противоречивых требований и их изменения, специфика филиалов. Решение: выполнение проекта в две фазы: фаза 1 – комплексное обследование и сбор всех требований, проектирование и внедрение системы в пилотных бизнес-единицах; фаза 2 - уточнение требований и адаптация системы в рамках поэтапного тиражирования на остальные бизнес-единицы.
4. Одна из ключевых целей проекта – подготовка к переводу кадровых процессов и процессов расчета заработной платы на аутсорсинг. Решение: синхронизация общих вех передачи кадрового учета и расчета заработной платы на аутсорсинг по каждой бизнес-единице и тиражирования АСУП.
5. Высокие требования к быстродействию системы и доступности системы (разница в часовых поясах от 4 до 8 часов, требование к сроку расчета заработной платы - не более 2-х дней). Решение: проведен стандартный нагрузочный тест, выполнены замеры длительности ключевых операций, проведено сценарное нагрузочное тестирование и оптимизация системы на основании проведенных нагрузочных тестов. Внедрено порядка 50 дополнительных контролей при вводе первичных документов, что позволило существенно сократить количество ошибок, устраняемых на этапе расчета ЗП.
6. Совместная поддержка и развитие АСУП со специалистами Департамента Информационных Технологий Заказчика. Решение: разработаны регламенты взаимодействия специалистов Подрядчика и Заказчика, руководством проекта созданы условия для формирования атмосферы доверия и взаимопомощи.
7. Синхронизация со смежными проектами (организация МФЦ, внедрение АСУ ЭДО, внедрение АСУПиРП, внедрение внешней ERP-системы). Решение: проведение совместных статус-встреч смежных проектов, синхронизация и строгий контроль выполнения детальных планов графиков смежных проектов.
8. Необходимость выверки большого объема исторических данных в сжатые сроки в условиях нехватки ресурсов бизнес-пользователей. Решение: миграция исторических данных бизнес-единиц с большим количеством сотрудников выполнялось в два этапа: 1. миграция и выверка кадровых данных, ведение кадрового учета в исторической системе и АСУП (1 месяц); 2. миграция и выверка расчетных данных, расчет зарплаты в АСУП и отказ от ведения учета в исторической системе.
9. Требование полного закрытия месяца в течение 11 дней, включая формирование отчетности по МСФО, подготовку сводной и консолидированной финансовой, управленческой, регламентированной и налоговой отчетностей. Решение: разработка и утверждение плана-графика быстрого закрытия.

Публикации о проекте

• Разработка и внедрение автоматизированной системы управления персоналом в группе компаний "Полюс Золото"

Дополнительная информация к описанию проекта

В ходе проекта была спроектирована и настроена отказоустойчивая архитектура, включающая кластер SQL Always ON, кластер 1С уровня отказоустойчивости 1, работающие в свою очередь в отказоустойчивом кластере WSFC.В рамках развития системы планируется:

• Разработка регламента быстрого закрытия месяца и переход на расчет заработной платы по всей группе компаний в течение 2 дней;
• Автоматизация процессов планирования количества персонала и фонда оплаты труда в АСУП.

Результаты проекта

• Проведена унификация, оптимизация и автоматизация бизнес-процессов кадрового администрирования и расчета заработной платы;
• Внедрена единая система для всех бизнес единиц группы компаний, подключено порядка 1 200 пользователей;
• Автоматизированные централизованные процессы кадрового администрирования и расчет заработной платы подготовлены к передаче на аутсорсинг;
• Управление шаблонами видов оплат и удержаний выполняется централизовано;
• Расчет зарплаты по всей группе компаний выполняется централизовано в течение 4 дней (6 дней до внедрения системы);
• Руководство имеет возможность оперативно получать сводную отчетность по всей группе компаний.

Ключевые параметры:

• Общая численность персонала компании - 18 000.
• Количество подразделений в справочнике - 5 359.
• Количество позиций штатного расписания в справочнике - 14 107.
• Количество пользователей - 1 200.
• Количество одновременно работающих пользователей - 230.
• Количество документов в день - 1254.
• Количество интерфейсов интеграций - 13.

1С:Зарплата и управление персоналом :
• Кадровый учет
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Учет рабочего времени

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая Автоматизированная Система Управления Персоналом (АСУП) внедрена в 32 юридических лицах, расположенных в:

• п. Алдан (Якутия);
• п. Бодайбо (Иркутская область);
• п. Еруда (Красноярский край);
• г. Красноярск;
• г. Магадан;
• г. Москва;
• п. Нижний Куранах (Якутия).

Все пользователи работают в единой информационной базе. Автоматизированы процессы:

• Кадровое администрирование:
• Организационный менеджмент;
• Кадровый учет;
• Управление рабочим временем;
• Учет наград и выслуги лет;
• Учет работы в выходные и праздничные дни, отгулы, неявки;
• Воинский учет;
• Учет иностранных работников, патентов;
• Учет работы вахтовым методом;
• Расчет северной надбавки;
• Учет сотрудников пенсионного возраста;
• Учет и планирование отпусков сотрудников согласно методике группы компаний "Полюс";
• Рассылка расчетных листов и уведомлений о запланированном отпуске;
• Расчет заработной платы:
• Формирование начислений в разрезе подразделений и ответственных за расчет;
• Перерасчеты в разрезе периодов начислений, сотрудников и подразделений;
• Распределение затрат по объектам строительства;
• Учет исполнительных листов;
• Учет полученного сотрудниками питания, приобретения товаров в магазинах и аптеках партнеров Группы компании "Полюс";
• Формирование оценочных обязательств и резервов по заработной плате:
• Резерв на оплату отпуска;
• Резерв на выплату вознаграждения по итогам года;
• Резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет;
• Резервы с актуарными оценками;
• Резервы на проезд в отпуск;
• Резервы на выплату квартальной премии;
• Резервы на выплату премии за участие в проекте;
• Настройки отражения заработной платы в соответствии с целевой методологической моделью ведения учета и формирования отчетности по РСБУ, НУ и МСФО;
• Интеграция со смежными системами;
• Информационная безопасность;
• Администрирование.

Настроена интеграция с внешними системами:

1. Загрузка из Excel: загрузка информации о суммах питания.
2. MS Outlook: загрузка данных об услугах питания и отпущенных сотрудникам товарах по прокси-картам.
3. "1С:Отель": данные о статусе прокси-карт, выданных сотрудникам.
4. "1С:Управление производственным предприятием" ред.1.3: выгрузка данных по сотрудникам, загрузка данных о сдельной оплате труда.
5. "1С:Управление автотранспортом" - загрузка данных для расчета сдельной оплаты труда.
6. АСБНУ ("1С:Бухгалтерия"): выгрузка проводок, загрузка аналитики, выгрузка данных по сотрудникам.
7. СЭД ("1С:Документооборот"): выгрузка данных по сотрудникам в части структуры организации.
8. КСУ НСИ (собственная разработка на платформе "1С:Предприятие 8"): загрузка централизованных справочников.
9. ИС Казначейство ("1С:Управление холдингом"): выгрузка данных об удержаниях по исполнительным документам, выплатам социального характера.
10. АСУ ЭДО: выгрузка печатных форм кадровых документов, загрузка статусов электронного согласования кадровых документов.
11. АСУПиРП: выгрузка данных об орг. структуре, сотрудниках и кадровых изменениях.
12. ERP: загрузка данных для расчета сдельной оплаты труда; выгрузка данных о сотрудниках, орг. структуре, выгрузка проводок по начислениям и резервам.
13. LIMS: выгрузка данных о сотрудниках, плановых и фактических отсутствиях сотрудников.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

В ходе проекта для проведения нагрузочного тестирования использовался 1С: Корпоративный инструментальный пакет, в качестве сервисной шины данных для интеграции использовался продукт «DATAREON ESB», для подключения к АСУП считывателей прокси-карт использовались драйвера для торгового оборудования «Атол»