Цели проекта

Основные цели централизации финансово-хозяйственного учёта:

• обеспечение оперативности и качества предоставления информации для принятия управленческих решений;
• снижение затрат на взаимную сверку данных.

Задачи проекта:

• обеспечение сопоставимости отчётных итогов управленческого, бухгалтерского и налогового учёта за счёт единых классификаторов и аналитических признаков;
• повышение эффективности и глубины планирования и учёта до первичной закупки;
• обеспечение однократной регистрации хозяйственных операций и их последующего отражения в управленческом и регламентированном учёте;
• уменьшение количества ошибок ввода данных;
• автоматизации и унификация процессов финансово-хозяйственной деятельности в филиалах и компаниях Холдинга;
• исключение двойного ввода данных, однократная регистрация хозяйственных операций и их отражение во всех видах учета;
• изменение аналитик учета в соответствии с требованиями бизнеса;
• автоматическое формирование отчетности Холдинга в разрезах функциональных колодцев, бизнес-процессов верхнего уровня и проектов;
• формирование бизнес-аналитик: бенчмаркинга, рейтинговых оценок;
• реализация максимального разреза аналитических данных;
• обеспечение автоматизированного обмена с системами "1С:Торговля и склад", "1С:Зарплата и управление персоналом", "Энергобиллинг" и сторонними системами Холдинга.

Ситуация до внедрения

Группа "Т Плюс" — крупнейшая рос­сий­ская част­ная ком­па­ния, ра­бо­та­ю­щая в сфе­ре эле­ктро­э­нер­ге­ти­ки и те­пло­сна­бже­ния. Груп­пе "Т Плюс" при­на­дле­жит бо­лее 6% уста­но­влен­ной мощ­но­сти эле­ктро­стан­ций России и око­ло 8% на рын­ке те­пло­сна­бже­ния стра­ны. Сбы­то­вой се­гмент "Т Плюс" — "ЭнергосбыТ Плюс" — ди­на­ми­чно ра­зви­ва­ю­ща­я­ся груп­па ком­па­ний на рын­ке жи­ли­щно-ком­му­наль­ных и энер­го­сер­ви­сных услуг, вклю­ча­ю­щая 6 юри­ди­чес­ких лиц. Она об­слу­жи­ва­ет бо­лее 120 ты­сяч ор­га­ни­за­ций и бо­лее 3,4 мил­ли­о­на до­мо­хо­зяйств.
Ранее в группе компаний управленческий учёт вёлся в различных программных продуктах, в том числе не на платформе "1С:Предприятие 8", с использованием таблиц MS Excel сложной структуры, содержащих макросы. Информацию необходимо было дублировать в разные базы и программные продукты. Всё это приводило к завышенным трудозатратам со стороны сотрудников компании, несогласованности в учётных данных, невозможности сопоставления плановых, фактических и прогнозных данных. Подготовка отчётности зачастую проводилась в сверхурочное время. При проведении анализа расшифровка агрегированных показателей занимала много времени. Отсутствовала необходимая менеджменту аналитика по стоимости продуктов, процессов, реализации утвержденных проектов и др.

Уникальность и инновационность проекта

Важной особенностью проекта является значительная территориальная распределённость юридических лиц и филиалов по территории России с охватом нескольких часовых поясов, а также необходимость учёта показателей управленческого учёта (консолидации данных) по регионам, когда к одному и тому же региону относятся филиалы разных юридических лиц.
В каждом юридическом лице и филиалах использовались различные подходы к планированию доходов и расходов, детализации бюджетных статей, отражению фактических операций учёта доходов и расходов, операций учёта денежных средств в управленческом учёте, а также отсутствовали унифицированные шаблоны бюджетных заявок. В рамках проекта была выполнена унификация принципов планирования и отражения операций в управленческом учёте, что обеспечило возможность получения достоверных, сопоставимых данных управленческого учёта.

Наибольшую производственную ценность для компании составляют бюджетирование, управление финансами, управление инвестициями и аналитическая отчетность, которые не были автоматизированы. Ниже мы перечислим ключевые элементы созданной системы управления финансами.
ПЛАНИРОВАНИЕ И ОТЧЕТНОСТЬ

1. Реализована модель формирования бюджета доходов и расходов (БДР), бюджета движения денежных средств (БДДС), инвестиционной программы (ИП), управленческого баланса по сценариям План, Факт, Прогноз. Процесс формирования бюджетной отчетности автоматизирован: все статьи собираются из первичной заявки единой для бухгалтерского и управленческого учета, а также банковских выписок, которые разносятся самостоятельно согласно Кодировкам бюджетной классификации. Особенность формата БДДС в том, что он включает бюджет движения денежных средств и бюджет дебиторской и кредиторской задолженности.
2. На этапе планирования используется подход "снизу-вверх" к составлению бюджетов. Бюджет составляется исходя из бюджетных заявок ЦФО и проектов, которые передаются наверх для определения по ним агрегированных результирующих показателей для филиалов, юридических лиц и бизнес-единиц.
3. Реализована матрица финансовых полномочий, обеспечивающая ограничение выбора статей бюджета и объектов аналитики по ЦФО.
4. Реализован инструмент формирования бюджетных заявок ЦФО по статьям БДР и БДДС, с контролем корректности выбора аналитики и корректности вносимых данных. Данные бюджетных заявок могут вноситься пользователями, либо загружаться из файлов Excel определённой структуры.
5. Реализована возможность планирования показателей статей БДДС на основании данных статей БДР автоматизированным способом, используя реализованный мэппинг статей двух бюджетов, условий оплаты.
6. При планировании на уровне ЦФО одна и та же статья может быть использована несколькими ЦФО, при этом согласование плановых показателей на уровне ЦФО выполняется независимо.
7. Количество аналитик статей бюджетного классификатора — более 15 (для каждой статьи бюджетного классификатора используется более 15 аналитических признаков). Реализован инструмент подбора аналитик при планировании данных по статьям бюджетов.
8. Реализовано планирование данных по статьям доходов и расходов и статьям движения денежных средств для централизованных договоров (расходы остаются в филиалах, а финансирование — в исполнительном аппарате или расходы передаются в исполнительный аппарат и финансирование — в исполнительном аппарате).
9. Реализована консолидация данных: на уровне филиалов, юридических лиц, регионов, колодцев (сквозная агрегация ЦФО по определённым признакам), сбытовой группы. Консолидация осуществляется постатейным суммированием статей бюджетов и исключаются внутренние обороты.
10. Реализована элиминация ВГО (в т. ч. по ряду аналитических признаков, как для контура сбытовых компаний, так и для компаний, входящих в группу "Т Плюс"). Реализована сверка ВГО внутри контура сбытовых компаний.
11. Автоматизированы процесс согласования бюджетов в системе.
12. Реализована витрина контроля этапов подготовки бюджетов (полнота внесения и проверки данных, соблюдение сроков регламента) и согласования бюджетов по этапам регламента (сложное многоуровневое матричное согласование).
13. Реализовано отражение фактических данных в управленческом учёте с применением двух схем: с применением заявки на расход и автоматическое отражение операций в управленческом учёте на основании настроенных правил трансляции данных регламентированного учёта. Реализованы инструменты контроля полноты и корректности трансляции данных в управленческий учёт, сопоставления и контроля показателей бухгалтерской отчётности и управленческого баланса.
14. Реализована возможность получения прогноза ликвидности на основе плана поступлений и расхода денежных средств. Также реализовано распределение фактических данных по сложным правилам и дополнительным аналитикам (например, распределение статьи по клиентским группам пропорционально выручке). Реализовано формирование корпоративной отчётности (в т. ч. прогнозного управленческого баланса, платёжного календаря, сравнения разных сценариев и пр.) и отраслевой отчётности.

ИНВЕСТИЦИОННАЯ ПРОГРАММА

• планирование ресурсов, статей освоения и финансирования в разрезе проектов;
• автоматизированный расчёт плановой и прогнозной амортизации объектов ОС, ВНА, НМА, как числящихся на балансе организаций, так и планируемых к вводу в эксплуатацию в течение бюджетного периода с учётом планируемых операций движения объектов (модернизация, выбытие);
• витрина контроля планирования и согласования инвестиционных проектов по этапам регламента (многоуровневое матричное согласование), исключение проектов из инвестиционной программы;
• отчётность по инвестпрограмме;
• контроль реализации проектов на всех жизненных стадиях на горизонте нескольких лет.

В рамках разработки системы АСУ ФХД реализован следующий функционал:

• Внедрен бухгалтерский и налоговый учет
• Формирование БДР, БДДС; ЛБ (прогнозный баланс), ИП, план ликвидности, платежного календаря
• Ввод заявок на операцию для бухгалтерского и управленческого учетов
• Реализованы основные отчеты:
  • расчет по глубине ДЗ/КЗ по договорам системы;
  • отчет по основным сбытовым показателям;
  • расчет форматов для Бюджетных комитетов;
  • расчет показателей Гарантирующего поставщика;
  • расчет показателей доп видов продаж по продуктам;
  • бэнчмаркинг;
  • рейтинговые оценки;
  • проверка выполнения ковенантов банков и др.

• Настроена сверка регламентированной отчетности: "Бухгалтерского баланса" и "Отчета о финансовых результатах" с управленческими форматами БДР, ЛБ (прогнозный баланс).
• Формируется формат по МСФО отчетности конспак на 30 листах.
• Проведена унификация методологии бухгалтерского учета в части плана счетов, отражения идентичных операций.
• Разработана новая единая методология формирования отчетности в системе АСУ ФХД для всех филиалов и компаний контура.
• Выстроены цепочки согласования бюджетов в системе.

Настроены доп аналитики:

• Продукты;
• Клиентские группы;
• Функциональные колодцы.

Интеграция АСУ ФХД с Другими системами
В рамках реализации проекта настроена интеграция со следующими системами: внешние системы Холдинга ("Бюджет", "Консолидация", "Управление", PPM, биллинговый комплекс), "1С:Торговля и управление складом", "1C:Зарплата и управление персоналом". До внедрения проекта данные из систем выгружались в ручном режиме, обрабатывались ручным способом и транслировались в отчетность, что приводило к высокому уровню погрешности данных.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Управление Холдингом" в ОАО "ЭнергосбыТ Плюс"

Дополнительная информация к описанию проекта

Проект выполнялся под авторским надзором компании "1С" (был заключён соответствующий договор). Размер проектной команды варьировался от 6 до 17 человек (в зависимости от стадии проекта). По каждому блоку нарастающим итогом выполнялось нагрузочное тестирование с последующей оптимизацией и выдачей рекомендаций (моделирование нагрузки осуществлялось с использованием инструмента "1С:Корпоративный инструментальный пакет 8"). Обучение пользователей проводилось дистанционно с записью видеоматериала.

Результаты проекта

Ключевые результаты проекта:

• процесс сбора отчётности сократился с нескольких дней до нескольких минут;
• снижены затраты на взаимную сверку данных;
• одни и те же данные представлены в разрезах, необходимых для бухгалтерского, налогового и управленческого учёта;
• хозяйственные операции однократно регистрируются и одновременно отражаются сразу в управленческом и регламентированном учёте;
• разработана и внедрена единая методология формирования отчетности в системе для всех филиалов и компаний контура
• расширены используемые аналитические разрезы (в рамках проекта введено 4 новых драйвера со сложной алгоритмикой распределения по каждой статье управленческого учёта)
• Изменение глубины управленческой отчетности со статьи бюджета до первичного документа
• Интеграция с внедренными в Холдинге ПО на базе 1С и прочими внешними системами Холдинга в целях исключения ручной перекладки данных. 100% эффект автоматизации.
• Внедрены ключевые аналитики:

1. 1. Аналитика по сквозной стоимости функциональных колодцев подразделений по всем компаниям;
   2. Стоимость клиентских групп;
   3. Расчет полной стоимости продуктовой линейки около 50 наименований;
   4. Реализован бенчмаркинг стоимости услуг на 1 лицевой счет;
   5. Внедрен учет по стратегическим проектам.

Расчет каждой из аналитик до внедрения системы занимал несколько месяцев. В результате внедрения системы АСУ ФХД на базе "1С:Управление холдингом" процесс сократился до нескольких часов.

1С:Управление холдингом :
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Консолидация отчетности и бизнес-анализ
• Бонусные карты сотрудников
• Централизованное управление закупками и активами
• Бюджетирование

Архитектура решения и масштаб проекта

Для решения поставленных задач по регламентированному учёту, бюджетированию и финансовому контролю построена централизованная система на базе продукта "1С:Управление холдингом". В ней реализованы следующие подсистемы:

• подсистема планирования доходов, затрат (в т. ч. инвестиционное планирование, планирование и прогнозирование налогов), движения денежных средств центрами финансовой ответственности — охватывает функции, связанные с обеспечением расчёта по разработанной методике и отражением плановых и прогнозных сумм по доходам, расходам (в т. ч. налогам, инвестиционной деятельности, прогнозной амортизации), движению денежных средств, используемых в последующем для формирования отчётных форм в необходимых аналитических разрезах;
• подсистема трансляции фактических данных регламентированного учёта в управленческие данные по разработанным методикам;
• подсистема распределения фактических данных по дополнительным управленческим драйверам, используемым в дальнейшем для формирования отчётности;
• подсистема отчётности и консолидации (в т. ч. ВГО внутри сбытового сегмента, внутри холдинга "Т Плюс"), формирования бюджетных/отчётных форм с возможностью детализации до первичного документа — охватывает функции, связанные с обеспечением автоматического заполнения плановых, фактических и прогнозных данных в отчётных формах по разработанной методике (включая формирование регламентированной отчётности для консолидационного пакета по МСФО, формирование и балансировку платёжного календаря и пр.).

Рис. 1. Подсистема планирования и бюджетирования.

Для автоматического обогащения системы управления финансами, необходимыми для учёта данными, а также для обеспечения передачи данных в головную организацию (группу компаний "Т Плюс") реализована интеграция с внешними информационными системами (12 точек интеграции) (рис. 2.).

Рис. 2. Схема функциональных потоков системы финансово-хозяйственного учёта

Для обеспечения однократного ввода информации в систему управления финансами в компаниях сбытового сегмента изменены бизнес-процессы, связанные с взаимодействием финансовой и бухгалтерской служб (пример такого процесса на Рис. 3. Описание бизнес-процессов подсистемы "Бюджетирование", размещенном в разделе "дополнительные файлы").

Показатели масштаба проекта:

• в периметр проекта было включено 36 единиц отчетности в составе 6 компаний (две из которых имеют филиальную сеть из 16 филиалов);
• автоматизировано 2000 рабочих мест;
• разработано 48 видов отчётов;
• настроено 25 бланков отчётов;
• разработаны 62 формы консолидационного пакета отчётности по МСФО в формате группы;
• настроено больше 16 дополнительных аналитических разрезов управленческого учёта (в т. ч. со сложной методикой формирования показателей).

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Серверное обеспечение оборудование вендора HP:

• Разрядность – 64 бита;
• Число ядер процессора – 4 (минимум 2.67 GHz);
• Объем оперативной памяти: не менее 42 ГБ;
• Жесткий диск: не менее 3,5 ТБ.