Цели проекта

• Повышение прозрачности и достоверности финансовых данных;
• Снижение влияния человеческого фактора и рисков ошибок;
• Оптимизация и ускорение процессов учета;
• Своевременное получение отчетности для принятия управленческих решений;
• Улучшение контроля за движением денежных средств.

Ситуация до внедрения

Компания "Бизнес-Трейд" (торговая марка "Трейд-Такси") является одним из крупных таксопарков в Москве и обладает парком импортных автомобилей комфорт-класса, а также выступает официальным партнером "Яндекс Такси".

В связи с увеличением количества поездок, водителей и контрагентов в компании возникло усложнение финансовых потоков и повышение риска появления ошибок при ручном учете, что влекло за собой сложности в формировании оперативной и достоверной отчетности: ручной сбор данных и подготовка отчетов занимали значительное время и приводили к задержкам в предоставлении информации для руководства.

Также в компании была высокая нагрузка на бухгалтерскую службу на фоне большого объема бумажной работы и необходимости двойного ввода одних и тех же данных в разные системы.

Возникали сложности с контролем поступлений и платежей, что увеличивало вероятность просрочек, путаницы и финансовых потерь.

Таким образом, основными предпосылками проекта стали:

• Рост объема операций и сложности учета;
• Высокая нагрузка на бухгалтерскую службу;
• Сложности в формировании оперативной и достоверной отчетности;
• Проблемы с контролем расчетов и движением денежных средств.

Уникальность и инновационность проекта

В качестве партнера автоматизации выступил интегратор 1С "WiseAdvice-IT", который предложил покрыть требуемые процессы типовым функционалом решения собственной разработки для финансового анализа и учета.

• Заведено 2 организации, для которых была проведена базовая настройка основных учетных параметров в системе "WА:Финансист". Эти параметры определяют порядок ведения учета, направления анализа информации и валюту расчетов. Благодаря установленным настройкам система самостоятельно подставляет необходимые значения в документы, что снижает вероятность ошибок и ускоряет работу. Унифицированные учетные параметры обеспечивают согласованность данных между подразделениями и позволяют получать точную управленческую отчетность.
• Для обеспечения более эффективного и гибкого утверждения документов были настроены индивидуальные маршруты согласования. На основе характеристик документа (таких как сумма, соответствующий ЦФО, тип и другие параметры) система автоматически выбирает нужный путь согласования. Это гарантирует, что документ поступает только тем сотрудникам, которые действительно ответственны за его утверждение в конкретной ситуации.
• Каждому типу документов назначены свои маршруты согласования с уникальными условиями и определёнными списками согласующих, что позволяет учитывать особенности различных бизнес-процессов и требования по контролю.

  В такие маршруты встроены механизмы на случай несоблюдения сроков — автоматическое согласование, оповещение ответственных и прочие действия, которые снижают вероятность задержек и способствуют прозрачности процесса.

  Списки согласующих формируются исходя из ролей пользователей, их должностей и других факторов, благодаря чему процесс согласования можно быстро перестроить при изменениях в структуре компании или регламентах.

• В связи со спецификой бизнеса у Заказчика большое количество поступлений с небольшими суммами.
  Командой была адаптирована обработка "свертки" платежей по назначению, что позволило объединить поступающие мелкие платежи в единую запись при обработке, снизить трудозатраты на разнесение и повысить точность учёта платежей.

Публикации о проекте

• "Трейд-Такси" автоматизировал финансовый и управленческий учет в "WA:Финансист" и "1С:Бухгалтерия ПРОФ"

Результаты проекта

По итогам проекта автоматизации финансового учета в ООО "Бизнес-Трейд", одного из ключевых партнёра в экосистеме "Яндекс Такси", обеспечивающего надёжную операционную основу для функционирования сервиса:

• Снижен ручной труд по финансовым операциям. Время, затрачиваемое на сбор, сведение и согласование финансовых данных, сократилось примерно на 20%. Отсюда выросла производительность труда и эффективность работы финансовой службы;
• Улучшен контроль за движением денежных средств. Повышен контроль за поступлениями и выплатами, автоматизация сверок расчетов с водителями, подрядчиками и контрагентами;
• Автоматизация позволила оперативно формировать различные виды финансовой отчетности (БДДС и т.д.) для анализа текущего положения и выработки решений по развитию компании. Срок формирования отчетности ускорился в 2 раза.
• За счет автоматизации бизнес-процессов повышена прозрачность и достоверность финансовых данных.
• Ускорилась обработка заявок на оплату. Срок согласования платежных поручений сократился с 8 до 4 рабочих часов.

WA:Финансист :
• Казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализован на базе программного модуля "WA:Финансист", совместимого с платформой "1С:Предприятие 8". Также под метаданные "WA:Финансист" была адаптирована обработка из базы "1С:Бухгалтерия", автоматически группирующая поступающие платежи по одинаковому признаку назначения, что позволило оптимизировать работу бухгалтерии.

• Была выбрана историческая база, содержащая наиболее полную и корректную нормативно-справочную информацию. Из нее выполнена первичная загрузка НСИ, что позволило быстро и без ошибок заполнить справочники, избежав ручного ввода большого объема информации.
• Настроен односторонний обмен с 2 базами в направлении из "WA:Финансист" в "1С:Бухгалтерия ПРОФ" в части НСИ и платежных документов для автоматического ввода и без дублирования данных.
• Проработаны и заведены единые для всех организаций статьи оборотов по бюджету, что позволило обеспечить единую структуру данных для формирования отчетности по движению денежных средств (БДДС, платежный календарь и др.) и контроля исполнения бюджета, а также возможность автоматического распределения платежей по нужным статьям оборотов, что важно для контроля лимитов, анализа исполнения бюджета и формирования заявок на расход денежных средств.
• Была организована настройка пользовательских прав для ограничения доступа к информации и функциям системы в соответствии с должностными обязанностями сотрудников. Каждый пользователь получил только необходимые для своей работы возможности, что повысило безопасность, предотвратило несанкционированные операции и позволило адаптировать интерфейс — сотрудники имеют доступ лишь к тем разделам и инструментам, которые требуются им в работе.
• Настроен меппинг бухгалтерских и управленческих статей оборотов, который необходим для корректного сопоставления и автоматизация отражения платежей и движений денежных средств по статьям управленческого и бухгалтерского учета.
• Автоматизировано 25 рабочих мест. Проведено обучение сотрудников по работе с новой учетной системой "WA:Финансист", которое включало в себя блоки по планированию денежных средств, оперативному планированию денежных средств, платежным документам, отчетности и администрированию. Также была предоставлена учебная база для выполнения практических заданий.
• Организована консультационная поддержка пользователей на этапе ввода в эксплуатации.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Программное обеспечение для отслеживания статуса, сроков и трудоемкости задач и контроля их исполнения, отслеживание и контроль устранения ошибок по проекту.

Вики-система для ведения проектной документации в соответствии с проектной технологией, система удобна для командной работы с персонифицированным доступом к проектным материалам.

Сервис видео-телефонии для проведения встреч и конференций.

Облачное хранилище для хранения и обмена данными с Заказчиком.