Цели проекта

Создание единой автоматизированной системы управленческого учета и бюджетирования для распределенной логистической компании с целью обеспечения руководства оперативной и точной финансовой информацией, сокращения сроков подготовки отчетности и повышения прозрачности финансовых процессов.

1. Получение оперативной и точной финансовой информации для принятия управленческих решений в условиях динамичного рынка логистических услуг.

2. Сокращение сроков подготовки и консолидации бюджета с 14–30 дней до 1–2 дней за счет автоматизации сбора данных и исключения ручных операций.

3. Передача ответственности за ввод плановых данных сотрудникам профильных подразделений для повышения точности и вовлеченности персонала.

4. Автоматизация план-факторного анализа для оперативного выявления отклонений и понимания причин их возникновения.

5. Централизованная консолидация бюджетов всех филиалов (Москва, Новороссийск, Санкт-Петербург, Владивосток, Находка) в единый информационный контур.

6. Повышение прозрачности и управляемости финансовыми процессами для принятия обоснованных управленческих решений и планирования развития бизнеса.

7. Подготовка основы для дальнейшего развития финансовой функции: внедрение казначейства, автоматизация отраслевых форм отчетности.

Ситуация до внедрения

ООО "Логин НМП" — многопрофильная транспортно-экспедиционная компания. Является генеральным агентом международных морских контейнерных перевозчиков CSTAR LINE FZE и STF SHIPPING LIMITED на территории РФ. Организует регулярные судозаходы в порты Новороссийска, Санкт-Петербурга и Находки. Обеспечивает логистическое сопровождение внешнеторговых операций с Турцией, Египтом, Саудовской Аравией, ОАЭ, Пакистаном, Индией, Вьетнамом, Южной Кореей, Китаем и другими странами.

География: головной офис расположен в Москве, филиалы и обособленные подразделения работают в Новороссийске, Санкт-Петербурге, Владивостоке и Находке.

Оказывает полный цикл логистических услуг: морские, автомобильные и железнодорожные перевозки, в том числе сложная логистика, доставка "дверь-в-дверь", работа с рефрижераторными, опасными и негабаритными грузами, линейное агентирование.

До начала проекта процесс бюджетирования управленческого учета осуществлялся вручную, без использования специализированного программного обеспечения. Все бюджетные формы хранились и заполнялись в табличном редакторе Excel, что создавало существенные неудобства и ограничения:

1. Ручной сбор данных. Финансовый директор самостоятельно занимался разработкой плановых показателей, собирая данные из разных источников по каждому филиалу. Это требовало значительных временных затрат, повышало риск ошибок и создавало чрезмерную нагрузку на ключевого сотрудника компании.

2. План-фактный анализ вручную. Сравнение фактических показателей с плановыми выполнялось вручную, что занимало много времени и не позволяло оперативно выявлять отклонения. Сбор фактических данных сопровождался неточностями из-за отсутствия единых правил и форматов.

3. Отсутствие единой системы сбора информации. Не было регламентированных правил сбора фактической информации, что приводило к несогласованности данных между подразделениями и снижению точности финансового анализа.

4. Согласование по электронной почте. Процесс согласования бюджетов проходил через электронную почту без установленных регламентов. Такая организация взаимодействия замедляла принятие решений и усложняла контроль сроков предоставления данных.

5. Консолидация бюджетов до 2 недель. Поскольку данные формировались в множестве отдельных Excel-файлов, их объединение в единый бюджет компании занимало до двух недель. Отчетность теряла актуальность к моменту формирования.

6. Высокие трудозатраты и риск ошибок. Ручная обработка данных, отсутствие автоматизации и централизованного подхода приводили к высокому уровню трудозатрат, увеличению вероятности ошибок и снижению прозрачности финансовой информации.

7. Руководству компании стало очевидно, что для повышения эффективности управления финансовыми процессами необходима системная автоматизация.

Уникальность и инновационность проекта

В "БИТ.ФИНАНС" была реализована сквозная автоматизация бюджетирования для распределенной логистической компании с географически удаленными филиалами в 5 городах РФ. Создан единый информационный контур для централизованного управления финансовыми процессами на базе отечественной платформы "1С:Предприятие".

Публикации о проекте

• Внедрение "БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет" на базе "1С:Бухгалтерия" в ООО "Логин НМП"

Результаты проекта

1. Разработано и внедрено 13 бюджетных форм, охватывающих все ключевые направления финансового планирования компании (БДР, БДДС, план по закупкам, ФОТ, инвестиционный бюджет и др.), что позволило полностью перейти к системному подходу в бюджетировании.

2. Плановые данные бюджетов теперь вносятся ответственными сотрудниками подразделений через типовые формы системы — повышена точность данных за счет вовлечения экспертов предметных областей и снижена нагрузка на финансовый департамент.

3. Настроен автоматический сбор фактических данных из регламентированного учета ("1С:Бухгалтерия" / "1С:ERP") через штатные планы обмена платформы "1С:Предприятие" — исключен ручной ввод информации, минимизирован риск ошибок, обеспечена актуальность данных.

4. Сотрудники компании обучены работе с новой системой и теперь могут самостоятельно анализировать бюджетные показатели, сравнивать план и факт, выявлять отклонения и формировать отчеты без привлечения ИТ-специалистов.

5. Процесс бюджетирования и согласования полностью переведен в цифровую среду: настроена система уведомлений для пользователей, контролируются сроки внесения данных и согласования бюджетов, реализованы маршруты визации — повышена оперативность и прозрачность процесса.

6. Бюджеты подразделений автоматически консолидируются в общие бюджеты предприятия с поддержкой валютных пересчетов и элиминации внутригрупповых оборотов — полностью исключена необходимость ручной работы с множеством Excel-файлов.

7. Отчетность для руководства формируется всего за 1–2 дня после ввода плановых и фактических данных, что сделало ее актуальной и полезной для принятия управленческих решений (ранее — до 14–30 дней).

8. Ускорение подготовки бюджета в 7 раз (с 14–30 дней до 1–2 дней) при одновременном повышении точности и детализации аналитики.

9. Создана основа для дальнейшего развития: система готова к интеграции с модулем казначейства и автоматизации отраслевых форм отчетности.

1С:Бухгалтерия КОРП

БИТ.ФИНАНС :
• Бюджетирование
• Казначейство
• Маршруты согласований

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве программного продукта выбрано решение "БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет" на базе "1С:Бухгалтерия", предлагающее готовые механизмы бюджетирования, аналитики и отчетности, соответствующие отраслевой специфике логистики.