Цели проекта

1. Создать единую систему управленческого учета на базе "1С:Управление нашей фирмой", охватывающую продажи, снабжение, склад, производство, финансовый контур и аналитику.
2. Уйти от разрозненных Excel‑таблиц и частичного учета в "1С:Бухгалтерия", обеспечив сквозной учет от ЛИДа и заказа до производства, отгрузки и денег.
3. Сократить ручные операции и связанные с ними ошибки, упростить документооборот и ускорить инвентаризации.
4. Обеспечить оперативную управленческую аналитику для руководства и ключевых сотрудников: по заказам, ассортименту, клиентам, подразделениям, а также по деньгам и рентабельности.
5. Максимально использовать типовой функционал 1С:УНФ и только точечно дорабатывать систему, чтобы снизить стоимость владения и упростить сопровождение.

Ситуация до внедрения

ООО "Модмаш-Софт" - российский производитель систем числового программного управления (ЧПУ) и комплектующих для станков. Компания выпускает:

• системы ЧПУ и электроприводы (включая продукцию ЛИР СКБ ИС);
• асинхронные и синхронные серводвигатели;
• корпуса и подвесы для операторских панелей;
• комплектные устройства управления для станкостроителей;
• выполняет модернизацию промышленного оборудования и обучение пользователей.

До начала проекта учет в компании был разрознен между "1С:Бухгалтерия" и множеством Excel‑файлов: менеджеры по продажам вели заказы и воронку в собственных таблицах, производственные участки фиксировали планы и фактический выпуск вне единой системы, склад работал без полной интеграции с планами производства и продаж.

Не было единой CRM и прозрачного процесса ведения заказов от коммерческого предложения и спецификаций до производства и отгрузки. Из‑за разрозненности данных и позднего отражения операций отчеты формировались с большими задержками, было сложно контролировать загрузку производства и планировать закупки, возникали отрицательные остатки и дубли номенклатуры. При этом "1С:Управление нашей фирмой" уже была приобретена, но фактически не использовалась - сотрудники не были обучены, отсутствовали методика и настроенное решение.

В этих условиях заказчик искал подрядчика с опытом сложных производственных внедрений и возможностью очных встреч; выбор был сделан в пользу нижегородского филиала "1С:Первый Бит" благодаря подтвержденному опыту аналогичных проектов, территориальной близости и компетенциям в построении типового, но адаптированного под отрасль решения.

Уникальность и инновационность проекта

На основе интервью и анализа текущей работы был сформирован реестр бизнес‑процессов и функциональных разрывов, ставший опорным документом для автоматизации. Стратегия проекта строилась на максимальном использовании типового функционала "1С:Управление нашей фирмой" и только точечных доработках там, где они давали заметный бизнес‑эффект (дополнительные реквизиты, удобные печатные формы, отдельные отчеты и настройки представлений), без масштабной переработки конфигурации.

Внедрение велось поэтапно: сначала обследование, интервью с ключевыми пользователями и моделирование, затем базовое внедрение с опорой на типовой функционал, далее доработки по реестру разрывов, тестовый перенос данных из "1С:Бухгалтерия" и обучение пользователей на тестовом контуре с подготовкой инструкций. Такой подход снизил риски, позволил пользователям отработать сценарии на безопасной базе и плавно перейти к промышленной эксплуатации.

Существенную роль сыграла вовлечённость заказчика: два внутренних лидера проекта участвовали в обследовании, согласовании целевой модели, тестировании и обучении коллег, что обеспечило устойчивое принятие изменений внутри компании.

Этап 1. Обследование, анализ бизнес‑процессов и моделирование решения

Проанализированы требования к отчетности и аналитике и согласована целевая модель бизнес‑процессов в 1С:УНФ с учетом оптимизации текущих практик.

По итогам обследования сформирован подробный реестр бизнес‑процессов и "функциональных разрывов": для каждого процесса описано текущее состояние, целевой вариант в 1С:УНФ и комментарий исполнителя о том, возможно ли решение типовыми средствами, пользовательскими настройками (отчеты, формы, состояния, фильтры) либо требуется доработка (дополнительные реквизиты, печатные формы, специальные отчеты).

Отдельно выделены зоны внимания по номенклатуре (дубли, отрицательные остатки, реквизит "Размещение"), заявкам и заказам поставщикам (инициаторы, статусы, дополнительные реквизиты), сложным коммерческим предложениям по ЧПУ и электрошкафам, спецификациям и заказам на производство (группировка комплектующих и материалов, аналоги, плановые сроки), а также отчетам по закупкам, складу, производству и продажам.

Затем ключевые процессы были промоделированы в демо‑базе 1С:УНФ, что позволило подтвердить, что продукт покрывает задачи заказчика без глубокой переработки, уточнить и согласовать перечень доработок и подготовить основу для планирования следующих этапов.

Этап 2. Базовое внедрение и настройка системы

На втором этапе выполнялось базовое внедрение и настройка "1С:Управление нашей фирмой" как единой управленческой системы.

Были установлены программные продукты и подключены пользователи, выполнены первоначальные настройки типового решения для ведения управленческого учета с учетом особенностей ООО "Модмаш-Софт".

Настроены роли, права доступа и интерфейсы для различных категорий сотрудников (продажи, снабжение, склад, производство, бухгалтерия, руководство), чтобы каждый пользователь видел только нужный ему функционал и отчеты.

Параллельно была настроена синхронизация между 1С:УНФ и "1С:Бухгалтерия": нормализованы справочники, минимизировано дублирование данных и обеспечен корректный обмен между управленческим и регламентированным контуром учета.

Этот этап сформировал "скелет" системы, на который затем легли доработки по реестру разрывов, тестовый перенос данных и обучение.

Этап 3. Доработка программы по реестру разрывов

Третий этап был посвящен точечным улучшениям типового решения 1С:УНФ в соответствии с утвержденным реестром функциональных разрывов.

В справочник "Номенклатура" были добавлены дополнительные реквизиты "Размещение" (для отражения местоположения на складе без сложного ячеистого склада) и "Обозначение" (для связи с конструкторской документацией и удобного поиска), что позволило навести порядок в справочнике, сократить число дублей и упростить работу склада и снабжения.

В документ "Заказ поставщику" добавлен реквизит "Инициатор" (подразделение или сотрудник), благодаря чему стало прозрачно, кто и для каких целей инициировал закупку. Печатная форма "Заказ поставщику" была доработана через внешнюю печатную форму: из нее убраны лишние колонки и адаптирована структура под требования компании, что уменьшило количество ручных правок.

Отчет "Поступление и оплата по заказам" настроен в пользовательском режиме для отображения инициатора закупки, сумм и статусов оплат, обеспечив полный контроль цикла закупок без разработки кастомного отчета. Реализована печатная форма коммерческого предложения с простой структурой, формируемая из табличной части документа "Заказ покупателя", а также проработан вариант вынесения функционала КП во внешний документ, чтобы сохранить поддержку типовой конфигурации.

В справочнике "Спецификации" добавлены колонки "Группа" и/или "Категория" (настраиваются индивидуально), что позволило конструкторам, производству и снабжению по‑разному группировать состав изделий (оборудование, материалы, расходники). В документе "Заказ на производство" создан дополнительный реквизит для внутреннего названия заказа и настроены представления списка (отборы, сортировки, группы/категории), что облегчило поиск и планирование.

В документе "Производство" реализовано отображение материалов и комплектующих по группам/категориям, что упростило анализ состава и учет фактического расхода. Для анализа использования материалов в спецификациях применен типовой отбор по материалу и настроен универсальный отчет по справочнику "Спецификации" с отбором по номенклатуре; при необходимости многоуровневого анализа (иерархия вхождений) предусмотрена возможность дальнейшей доработки.

В результате заказчик получил адаптированное под свои процессы типовое решение с минимальным, но очень прицельным объемом доработок.

Этап 4. Тестовый перенос данных из "1С:Бухгалтерия"

Четвертый этап был направлен на снижение рисков при переходе в промышленную эксплуатацию за счет отдельного тестового переноса данных.

На этом этапе была выполнена первоначальная настройка программы и функциональности 1С:УНФ, затем перенесены основные справочники (контрагенты, номенклатура, склады, договоры, счета и др.) с проверкой структуры и устранением типовых проблем.

Далее произведен перенос остатков товаров с выявлением и анализом отрицательных остатков и иных аномалий, перенос остатков по денежным средствам (банк и касса) и остатков по взаиморасчетам с контрагентами (дебиторская и кредиторская задолженность).

Завершающим шагом стала проверка перенесенных данных с подготовкой отчета "Анализ тестового переноса", в котором были подробно описаны не перенесенные или перенесенные некорректно данные, причины и рекомендации по исправлению.

В результате пользователи получили реалистичный тестовый контур с реальными справочниками и остатками, на котором можно было обучаться и отрабатывать процессы, а ключевые проблемы с данными были выявлены и устранены заблаговременно, что сделало финальный запуск быстрее и безопаснее.

Этап 5. Обучение пользователей и подготовка пользовательских инструкций

Пятый этап был посвящен обучению и методической поддержке. Обучение проводилось на тестовом контуре, максимально приближенном к будущей рабочей базе, что позволило сразу отрабатывать реальные сценарии работы и собирать обратную связь для корректировки представлений и отчетов.

Программа обучения включала:

• блок "Закупки" и "Складской учет" (заказы поставщикам, приходные накладные, учет дополнительных расходов, расчеты с поставщиками, планирование закупок и расчет потребностей, перемещение, складские ордера, инвентаризация, оприходование и списание, резервирование;
• блок "Продажи" (заказы покупателей, расходные накладные, акты, розничные продажи, расчеты с покупателями, планирование продаж);
• блок "Ценообразование" и "Деньги" (установка цен, скидки, прайс‑листы, банковские и кассовые документы, операции по картам, планирование поступления и расхода денежных средств);
• блок CRM (контакты, события, контакт‑центр);
• блок "Работы" (заказ‑наряды, задания, учет времени);
• блок "Производство" (спецификации номенклатуры, заказы на производство, документ "Производство", распределение затрат, сдельные наряды);
• обзор возможностей "Зарплаты и кадрового учета"
• блок "Работа с отчетами" (типовые и настраиваемые отчеты, ABC/XYZ‑анализ, аналитика по продажам, закупкам, складу, производству и деньгам).

По итогам обучения пользователи получили структурированные инструкции, адаптированные под процессы ООО "Модмаш-Софт", что ускорило их адаптацию к новой системе и снизило нагрузку на ИТ‑службу и консультантов в период выхода на промышленную эксплуатацию.

Публикации о проекте

• 1С:УНФ помогла производственной компании «МОДМАШ-СОФТ» перейти от интуитивного управления к полному контролю работы и рентабельности по всем направлениям

• Внедрение "1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ" в компании по производству систем ЧПУ и комплектующих для станков.

Результаты проекта

1. Переход на единый управленческий контур в "1С:Управление нашей фирмой".

Компания полностью перешла на использование УНФ для управленческого учета: все ключевые операции по продажам, закупкам, складу, производству и финансам теперь фиксируются в одной системе. Ранее приобретённый, но фактически неиспользуемый продукт стал рабочим инструментом для всех подразделений, а "1С:Бухгалтерия" осталась в роли регламентированного учета с налаженной синхронизацией.

2. Отказ от "котлового" метода учета затрат и улучшение аналитики по направлениям и заказам.

Внедрение управленческого контура в УНФ позволило структурировать затраты по видам деятельности, изделиям и заказам. Компания ушла от "котлового" смешения расходов, когда было сложно понять, сколько стоит конкретный проект или направление. Теперь можно детально анализировать себестоимость и рентабельность по отдельным заказам, типам продукции и направлениям деятельности, что создает основу для более точного ценообразования и управленческих решений.

3. Объединение ключевых процессов в единой системе и снижение ручного труда.

Продажи, закупки, склад, производство и финансовые операции стали частями единого сквозного процесса в УНФ. Это дало несколько практических эффектов:

• значительное сокращение ручных операций и дублирования данных между Excel, почтой и разрозненными системами;
• снижение количества ошибок ввода, потерь информации и несогласованностей между подразделениями;
• ускорение поиска и оформления документов: счета, заказы, накладные и спецификации доступны в единой базе и связаны между собой.

4. Ускорение и повышение качества инвентаризаций, контроль отрицательных остатков.

Внедрение централизованного складского учета и отчетов по остаткам позволило проводить инвентаризации быстрее и с меньшим числом расхождений. Контроль отрицательных остатков был реализован как на уровне проведения документов (система не позволяет "уйти в минус" без явного контроля), так и через специализированные отчеты, что помогает оперативно выявлять и устранять проблемы с данными по складу.

5. Оперативная аналитика для руководства и ключевых сотрудников.

Руководство и ответственные сотрудники получили доступ к актуальным аналитическим отчетам в УНФ:

• по продажам, валовой прибыли и маржинальности по номенклатуре, клиентам и менеджерам;
• по закупкам, остаткам и оборачиваемости запасов;
• по загрузке производства, незавершенному производству и выполнению заказов на производство;
• по деньгам: движение денежных средств, платежный календарь, остатки на счетах, расчеты с контрагентами и финансовые результаты.
• Это позволило перейти от реактивного управления "по итогам месяца" к более оперативному контролю показателей.

6. Плавный запуск благодаря тестовому переносу и обучению на тестовом контуре.

Отдельный этап тестового переноса данных из "1С:Бухгалтерия" и настройка синхронизации, а также полноценное обучение на тестовой базе позволили провести запуск без серьезных сбоев. Пользователи входили в промышленную эксплуатацию уже знакомыми с интерфейсами, ключевыми документами и отчетами, а основная масса проблем с данными была выявлена и решена заранее.

7. Первые измеримые эффекты и качественные улучшения в операционной деятельности.

Уже в первые месяцы эксплуатации зафиксированы положительные тенденции:

• ускорение документооборота между отделами и сокращение времени на подготовку документов;
• заметное уменьшение количества ручных и дублирующих операций (особенно за счет отказа от Excel‑таблиц в продажах и производстве);
• рост прозрачности процессов - от заявки клиента до отгрузки и оплаты, от плана производства до факта и затрат;
• повышение скорости и качества управленческих решений за счет доступности актуальной аналитики "из системы", а не из разрозненных файлов и запросов к отдельным сотрудникам.

1С:Управление нашей фирмой :
• Закупки и работа с поставщиками
• Склад и логистика
• Продажи, CRM, коммерческие предложения и договоры
• Производство (спецификации, заказы на производство, учет выпуска, переработка)
• Финансы, ДДС, управленческий учет
• Сервисные и ремонтные работы (заказ‑наряды)
• Руководящая отчетность (анализ бизнеса, Пульс бизнеса)

Архитектура решения и масштаб проекта

Основное решение:

"1С:Управление нашей фирмой" (платформа "1С:Предприятие"), с поэтапной донастройкой и интеграцией с "1С:Бухгалтерия".

Интеграция:

Односторонний обмен с "1С:Бухгалтерия" (данные из 1С:УНФ переносятся в "1С:Бухгалтерия"):

• Единые справочники;
• Синхронизация документов и остатков;
• Разделение контуров управленческого и регламентированного учета.