Цели проекта

• Переход от разрозненного учета к единому, масштабируемому контуру регламентированного учета и учета операций АЗС на поддерживаемых продуктах "1С", с максимальным сокращением ручного труда и усилением контроля отраслевых процессов по ГСМ.

• Обеспечение регламентированного учета ГСМ со 100% соответствием актуальным требованиям законодательства.

• Формирование единого регистра топливных карт, связанного с контрагентами и организациями, для повышения прозрачности и управляемости расчетов.

• Снижение доли ручных операций за счет отказа от ручного переноса данных из ПТК АЗС и Excel, автоматизации формирования документов реализации и перемещения, сменных и розничных отчетов.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Элара" специализируется на производстве и продаже горюче‑смазочных материалов (ГСМ). В структуру группы входит около десяти взаимосвязанных юридических лиц с разноплановой деятельностью: розничная и оптовая продажа топлива и сопутствующих товаров, производство нефтепродуктов, сервисные направления. Сеть охватывает несколько АЗС и торговых точек, учет ведут до 100 одновременно работающих пользователей. До обращения в иркутский офис компании "1С:Первый Бит" учет велся следующим образом:

• Регламентированный и частично управленческий учет – в устаревающей конфигурации "1С:Управление производственным предприятием" ("1С:УПП").
• Розничные продажи топлива и сопутствующих товаров на АЗС – в отраслевом комплексе ПТК АЗС, а также других системах ("Петрол", "1С:Торговля и склад 7.7", "Альфа‑Авто", "Фронтол – управление кафе").
• Интеграция между системами была реализована выборочно, часть обменов не документирована, по ряду систем обмен отсутствовал.
• Существенная часть аналитики и сверок выполнялась в Excel.

Ключевые проблемные моменты:

1. Устаревший регламентированный контур.

Основной бухучет велся в "1С:УПП", которая снимается с поддержки с 2026 года. Это создавало риски:

• несвоевременного учета изменений законодательства;
• затруднений в сопровождении и развитии системы;
• невозможности масштабной автоматизации на базе текущей конфигурации.

2. Разрыв между ПТК АЗС и бухгалтерским учетом.

• В ПТК АЗС продажи топлива учитывались пономенклатурно, с детализацией по сменам, видам оплат и топливным картам.
• В "1С:УПП" эти данные попадали в агрегированном виде без требуемой детализации по номенклатуре и операциям, иногда с частичной потерей аналитики.
• Для формирования регламентированной отчетности и отчетности по маржинальности приходилось вручную сверять и сопоставлять реестры ПТК и данные бухгалтерии.

3. Отсутствие сквозного учета по топливным картам.

• Топливные карты "Петрол" являлись ключевым инструментом работы с корпоративными клиентами.
• Реестр карт, их привязка к контрагентам и организациям велись вне единого учетного контура, через файлы Excel.
• Отсутствовал централизованный регистр, который позволял бы однозначно идентифицировать контрагента и организацию по номеру карты и формировать реализацию и отчеты в разрезе карт и договоров.

4. Неполный учет розничных продаж и видов оплаты.

• Розничные продажи за наличный расчет и по разным видам безналичных оплат (эквайринг, платежные системы, покупатель Tanker и др.) учитывались разрозненно.
• Отражение этих операций в регламентированном учете требовало ручной обработки файлов ПТК АЗС и их переноса в "1С".
• По безналичным операциям отсутствовала системная привязка к договорам эквайринга и платежным системам.

5. Высокая доля ручных операций и риск ошибок.

• Повторный ввод данных из Excel в "1С".
• Сложные и длительные сверки между ПТК АЗС, "1С:УПП" и бухгалтерским учетом.
• Высокая нагрузка на бухгалтерию и ИТ‑службу, зависимость от "ключевых людей", знающих все особенности обменов.

Уникальность и инновационность проекта

• проанализированы сценарии автоматизации бухгалтерии, розницы, оптовой торговли, склада и производства;
• рассмотрены варианты с использованием "1С:Розница", "1С:Розница 8. АЗС. Фронт офис", "1С:Управление торговлей", "1С:Комплексная автоматизация", отраслевого модуля "1С:АЗС. Модуль для 1С:ERP, 1С:КА и 1С:УТ. Бэк офис" и "1С:Бухгалтерии КОРП";
• для каждого юридического лица предложен оптимальный набор ПП с учетом профиля деятельности (есть ли производство, насколько выражен опт/розница), нагрузки на сервер и количества пользователей, сроков вывода "1С:УПП" из поддержки.

• использование формул для взаимозависимых цен;
• специализированные документы "Продажа на АЗС", "Аренда на АЗС", доработанный "Отчет о розничных продажах";
• загрузка данных по топливным картам и продажам из ПТК АЗС;
• формирование сменных отчетов и отраслевых печатных форм (в т.ч. счета фактуры по литрам/тоннам за месяц, счета фактуры по нескольким реализациям);
• отчеты по картам, контрагентам, сменам;
• дополнительные реквизиты контрагентов.

• документы "Продажа на АЗС" и "Аренда на АЗС" обеспечивают автоматическое формирование реализаций и перемещений;
• документ "Отчет о розничных продажах" получает данные из ПТК АЗС с учетом разных видов оплат;
• реализован единый регистр "Список Петрол карт" с привязкой карт к контрагентам и организациям;
• все преобразования (литры → тонны) и расчет плотности автоматизированы.

• обработка "Загрузить Петрол" автоматически преобразует Excel/txt в табличные части документов;
• обработка заполняет "Отчет о розничных продажах" с учетом видов оплат;
• реализованы механизмы защиты от повторной загрузки данных по ключам (Дата/время + Номер карты), что снижает риск дублирования;
• архитектура допускает дальнейшую замену ПТК АЗС на "1С:Розница" без переработки всего контура.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Бухгалтерия КОРП" в ООО "Элара"
• Пример описания одиночного внедрения "1С:Розница ПРОФ" в ООО "Элара"

Результаты проекта

• Обеспечен регламентированный учет ГСМ в тоннах на базе "1С:Бухгалтерия КОРП".
• Создан единый регистр топливных карт с привязкой к контрагентам и организациям.
• Существенно снижена доля ручного труда.
• Повышена прозрачность и управляемость учета АЗС.

1С:Бухгалтерия КОРП

1С:Розница

Архитектура решения и масштаб проекта

• • - "Продажа на АЗС";
  • - "Аренда на АЗС";
  • - "Отчет о розничных продажах";
  • - обработка загрузки данных по топливным картам;
  • - обработка загрузки продаж из ПТК АЗС (Excel/txt).

• • ПТК АЗС, «Петрол» — источники данных о продажах и сменных отчетах;
  • внешние системы ЭДО и платежных систем (эквайринг, Tanker и др.) — через данные ПТК и настройки видов оплат.

• • регистр сведений "Список Петрол карт" — реестр карт;
  • регистр сведений "УФРД" — условия формирования реализаций по договорам;
  • регистры для учета розничных продаж и расчетов.

• номер карты;
• вид карты ("Аренда личн", "Аренда орг" и др.);
• владелец карты (контрагент);
• фирма карты (организация);
• состояние карты и дата ввода в работу.

• запрашивает период и файл;
• загружает строки продаж с заполнением:
• даты отгрузки, смены;
• даты фактической отгрузки;
• номера карты;
• вида отпуска;
• контрагента (через регистр "Список Петрол карт");
• договора (через регистр "УФРД" — условия формирования реализаций по договорам);
• номенклатуры, количества (л), цены (л);
• суммы в рублях;
• исключает повторную загрузку по сочетанию "Дата/время + Номер карты".

• - подставляет плотность в строки документа;
• - пересчитывает количество в кг и тонны.

Это обеспечивает соответствие учетной политике по учету ГСМ в тоннах.

• подтягивается % скидки;
• рассчитывается цена со скидкой и сумма с учетом скидки;
• в документе реализации отражается скидочная цена, разница с ценой продажи по АЗС учитывается как величина скидки.

• - контрагенту;
• - договору по картам;
• - виду отпуска;
• - номенклатуре;
• - цене по договору;
• - счету учета.

Учитываются условия:

• реализация на полную сумму;
• на сумму до лимита по договору;
• с разбивкой по номенклатурам;
• с ограничением по списку номенклатур.

• дата отгрузки, смена;
• дата фактической отгрузки;
• номер карты;
• контрагент;
• номенклатура, количество, цена;
• сумма.

• - группировка по дате фактической отгрузки и номенклатуре;
• - в шапке указываются организация, вид операции "Передача между складами", склады отправитель и получатель;
• - в табличной части указывается номенклатура, количество в тоннах, единица измерения "тонны", счет отправителя (из документа "Аренда на АЗС") и счет получателя (например, 10.03.2 "Топливо в баке");
• - в комментарий переносится ссылка на исходный документ "Аренда на АЗС".