Цели проекта

Внедрение системы управления производительностью (Performance Management), которая обеспечит прозрачность и управляемость эффективностью персонала, а также интеграцию с текущими бизнес-процессами компании для поддержки агрессивного роста и улучшения внутренней коммуникации.

Ключевые задачи:

• внедрение единой системы целеполагания (от компании до сотрудника);
• обеспечение прозрачной оценки результатов и контроля KPI;
• отказ от Excel и автоматизация процессов оценки и согласования;
• интеграция с "1С" для расчета премий и работы с кадровыми данными;
• упрощение HR-процессов и обучение руководителей;
• снижение ошибок и рисков при расчете премий.

Ситуация до внедрения

Компания "Чинт Электрик" — российское подразделение китайской компании CHINT, мирового лидера в производстве электроэнергетического оборудования. За последние три года численность сотрудников компании увеличилась в четыре раза, а обороты — в восемь.

Ситуация до проекта:

До начала проекта компания использовала множество разрозненных Excel-файлов для учета и оценки персонала. Руководители тратили более 6 часов в квартал на работу с производительностью сотрудников, что снижало эффективность работы.

Не было единой системы контроля за результатами, что мешало топ-менеджменту оперативно оценивать ситуацию и принимать решения.

Проблемы:

• разрозненные данные и ручной ввод;
• высокие затраты времени на операционные задачи;
• отсутствие прозрачности в оценке и контроле;
• несоответствие текущих процессов масштабам растущей компании.

Условия проекта:

• быстрый рост численности и оборотов компании;
• нехватка внутренних ресурсов для внедрения;
• необходимость преодолеть культурные барьеры и обучить сотрудников новым процессам.

Проект был направлен на автоматизацию оценки и управления производительностью с целью повышения прозрачности и эффективности, а также интеграции с текущими системами компании.

Уникальность и инновационность проекта

Проект реализован в условиях быстрого роста компании: численность увеличилась в 4 раза, оборот — в 8 раз. Требовалось быстро выстроить управляемую систему работы с целями и результатами без потери контроля.

До внедрения процессы велись в Excel, согласования — вручную. При росте это перестало работать: возникали ошибки, терялась связка между целями и результатами, увеличивалась нагрузка на руководителей.

Решение построено вокруг единой системы управления производительностью с применением методологии целеполагания OKR. Цели декомпозируются от уровня компании до конкретного сотрудника, результаты фиксируются в системе и используются для оценки и премирования.

Реализовано:

• единая цифровая среда вместо разрозненных Excel-файлов;
• прозрачная связь целей, KPI и вознаграждения;
• отчеты для контроля выполнения целей в разрезе сотрудников и подразделений;
• единый процесс постановки, согласования и оценки целей.

Система учитывает структуру компании с разными бизнес-юнитами — при сохранении единых правил позволяет настраивать цели и показатели под подразделения.

Публикации о проекте

• OKR и автоматизация KPI в компании "Чинт Электрик"

Результаты проекта

Внедрение системы управления производительностью решило ключевую проблему — отсутствие прозрачного и управляемого процесса целеполагания при быстром росте компании.

Цели и KPI переведены в единую систему. Сотрудники и руководители видят цели, прогресс и результаты. Появилась прямая связка между целями компании и задачами сотрудников.

Изменилось управление эффективностью:

• цели декомпозируются от уровня компании до сотрудника;
• результаты фиксируются в системе и используются для оценки;
• премирование привязано к выполнению целей;
• контроль KPI стал регулярным и прозрачным.

Операционные процессы упростились:

• согласование целей — 2 часа вместо 6 (–4 часа на одного руководителя за цикл с учетом управленческой коммуникации и обратной связи);
• постановка и оценка целей автоматизированы;
• исключена работа в Excel и ручная консолидация данных;
• снижено количество ошибок при расчете KPI и премий.

Экономический эффект и сокращение трудозатрат

• общее сокращение трудозатрат всех сотрудников— 50% за счет автоматизации процессов постановки, согласования и оценки целей;
• в процесс вовлечены все 150 сотрудников;
• суммарно — около 1500 человеко-часов в год по компании (эквивалент ~15 млн руб.);
• расчет премий: сокращение с 1 недели до 2 часов в рамках работы одного специалиста;
• исключена необходимость найма отдельного сотрудника для ручного сбора данных (экономия 2–2,5 млн руб. в год);
• ускорение получения управленческой отчетности — 50% экономия времени HR за счет автоматического формирования данных в системе;
• снижение зависимости от иностранного ПО — 100%.

Дополнительно получен управленческий эффект: руководители в режиме факта видят выполнение целей по сотрудникам и подразделениям и быстрее принимают решения.

1С:Управление по целям и KPI

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта была реализована интеграция различных решений для автоматизации процессов и повышения эффективности. Система была построена с учетом текущих бизнес-процессов и направлена на снижение операционных нагрузок, увеличение прозрачности и повышения контроля за выполнением целей.

Архитектура решения

1. Система управления производительностью (Performance Management System):

Основная система для управления целями сотрудников и оценки их эффективности - система OKR (Objectives & Key Results) – цели и ключевые результаты, основоположником которой стал основатель компании Intel Энди Гроув.

2. Автоматизированный расчет премий на основе KPI и оценки

Расчет премии производится в системе управления производительности на базе утвержденных оценок и интегрированной матрицы премирования. В системе производится утверждение расчетов вышестоящими лицами, принимающими решения.

3. HR-система для учета данных сотрудников

Базовая HR-система, используемая для хранения данных о сотрудниках, их ролях, должностных обязанностях и исторической информации по оценкам производительности.

Масштаб внедрения

• 160 АРМ (вся компания);
• одновременная работа — более 150 пользователей;
• система охватывает все уровни: от топ-менеджмента до рядовых сотрудников;
• процесс включает регулярную постановку и оценку целей (квартальный цикл).

Инфраструктура системы

1. База данных: центральная база данных, в которой хранятся все данные о сотрудниках, их целях, показателях и оценках.

2. Интерфейс пользователя: платформа имеет интуитивно понятный интерфейс, который позволяет пользователям быстро вносить данные, отслеживать выполнение целей и получать оценку производительности.

3. Система отчетности: отчеты, которые доступны руководству для оперативного мониторинга состояния компании и анализа производительности.

4. Интеграция с другими системами: бесшовная интеграция с текущими внутренними системами (например, "1С") и возможность интеграции с другими HR или ERP-системами в будущем.